Museon kokoelmanhallintajärjestelmän hankinta

Raahen kaupunki pyytää tarjouksia Raahen museon kokoelmanhallintajärjestelmästä. Hankinnan sisältö on kuvattu tarkemmin kohdassa II.2.4) Kuvaus hankinnasta.

Raahen kaupunki pyytää tarjouksia Raahen museoiden yhteisestä kokoelmanhallintajärjestelmästä, joka sisältää tukipalvelun ja kehitystyön, integraation, koulutukset ja ylläpidon. Toimittajan on annettava pilvipalvelun kuukausihinta, joka sisältää kaikki tuotantokäytön aikaiset kustannukset. Raahen museotoimeen kuuluu 7 museokohdetta, 5-henkinen henkilökunta ja vuosittain n. 20 000 kävijää. Raahen museon käytössä on ollut vuodesta 2005 lähtien WebMusketti– kokoelmanhallintajärjestelmä, joka korvataan yhdellä järjestelmällä. Uudistuksen tavoitteena on saada looginen, sujuvasti hallittava ja käytettävä, selainpohjainen järjestelmä, jonka avulla voidaan luetteloida kulttuurihistorialliset esineet, valokuvat, taideteokset ja arkistomateriaali (sekä luonnontieteelliset ja arkeologiset löydöt). Hankittavan kokoelmanhallintajärjestelmän tulee mahdollistaa kaikkien museon kokoelmiin kuuluvien aineistotyyppien hallinta ja käyttö sekä digitaalisten aineistojen/tiedostojen hallinta ja pitkäaikaissäilytys. Raahen museo soveltaa Museoiden Luettelointiohjetta, mikä pohjaa kansainväliseen SPECTRUM -standardiin. Standardissa on yhdeksän keskeistä ydinprosessia, jotta kulttuuriperintöä koskeva data pysyisi yhtenäisenä, vertailukelpoisena ja siten tutkittavana. Nämä kokoelmatoiminnan ydinprosessit ovat: objektin sisääntulo museoon, kokoelmiin liittäminen, sijainnin tarkkailu, luettelointi, kokoelmapoistot, lainat sisään ja ulos, inventointi ja dokumentoinnin suunnittelu. Nämä ovat kokoelmatoiminnan ydin, johon kokoelmien kehittäminen ja hallinta tulisi ensisijassa kohdistaa. Uuden kokoelmanhallintajärjestelmän tulee voida vastata näihin tarpeisiin. KÄYTTÖÖNOTON AIKATAULU Järjestelmän on oltava kokonaisuudessaan tilaajan käytössä viimeistään 1.12.2021. Toimittajan on esitettävä tarjouksen liitteenä vaiheistettu projektisuunnitelma. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset on lähetettävä 17.3.2021 klo 12.00 mennessä. Kysymykset tulee lähettää Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista. Samasta paikasta löytyvät myös kysymyksiin annetut vastaukset 24.3.2021 klo 12.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun turvaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Mikäli tarjoaja huomaa tarjouspyynnössä epäselvyyksiä tai ristiriitoja tai jokin tarjouspyynnössä esitetty asia on tulkinnanvarainen, tarjoajan velvollisuus on tuoda asia esille toimittamalla tarkentava kysymys. Tarjoajan tulee tutustua annettuihin vastauksiin sekä käyttää hyväkseen mahdollisia täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Tarjoukset on toimitettava 7.4.2021 klo 12.00 mennessä. Kilpailutusjärjestelmä sulkeutuu automaattisesti 12:00:00. Automattisen sulkeutumisen jälkeen järjestelmä ei ota vastaan myöhästyneitä tarjouksia (12:00:00). Tarjoukset on lähetettävä sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista osoitteesta https://tarjouspalvelu.fi/raahe. Muulla tavoin toimitettuja tarjouksia ei hyväksytä. Tarjoajan tulee ladata tarjouksen liitteeksi vain tarjouspyynnössä pyydetyt liitteet (mikäli tarjoaja on ladannut tarjouksen liitteeksi muita kuin pyydettyjä asiakirjoja ja selvityksiä, ne voivat johtaa tarjouksen hylkäämiseksi niissä esiintyvien ristiriitaisuuksien vuoksi).