Itseilmoittautumis- ja opastusjärjestelmä kokonaispalveluna

Rovaniemen kaupungin terveydenhuollon palvelualueen avovastaanotto ja suun terveydenhuolto kehittävät toimintaansa ja palveluprosessejaan. Tavoitteena on lisätä asiakkaiden osallistumista omaan palveluprosessiinsa. Edellä mainitun toteuttamiseksi Rovaniemen kaupunki hankkii itseilmoittautumiseen ja opastuspalveluun soveltuvan, potilaskertomusjärjestelmä Lifecaren kanssa yhteentoimivan kokonaispalvelun (Itseilmoittautumis- ja opastusjärjestelmä).

Tavoitteena on, että hankitttavalla Itseilmoittautumis- ja opastusjärjestelmällä hoidetaan kaikki ajanvarauspotilaiden ilmoittautumiset. Ilmoittautumiset tapahtuvat automaatilla viivakoodin avulla (ajokortti tai Kela-kortti) tai syöttämällä henkilötunnus automaatin kosketusnäytöllä kun asiakas saapuu varatulle vastaanottoajalle. Saapumisaulan automaatilla asiakas saa ohjeet yhteystietonsa tarkistamiseen ja tiedon mihin odotustilaan hän siirtyy odottamaan sekä paperille tulostuneet kulkuohjeet kyseiseen tilaan. Ilmoittautumisautomaatilla asiakas tekee varsinaisen ilmoittautumisen vastaanotolle. Samalla kun asiakas ilmoittautuu, tulee saapumismerkintä Lifecare-potilastietojärjestelmään. Automaatti vahvistaa asiakkaalle oikeaan paikkaan saapumisen tai huomauttaa ettei hänellä ole aikaa kyseiseen pisteeseen ja ilmoittaa oikean paikan, missä hänen tulisi ilmoittautua. Mikäli ilmoittautuvalla henkilöllä ei ole varattua aikaa kyseiselle päivälle, antaa järjestelmä hänelle tiedon myös siitä ja opastaa kääntymään henkilökunnan puoleen. Tavoitteena on ilmoittautumisprosessien yhtenäistäminen ja selkiyttäminen. Asiakkaita opastetaan opastekyltein, automaatilla ja mahdollisesti myöhemmin käyttöön otettavilla infonäytöillä. Opastuksen avulla pyritään täsmentämään asiakkaiden kulkureittejä ja välttämään turhaa läpikulkua "vääristä paikoista". Järjestelmän avulla lyhennetään asiakkaiden jonotusaikoja sekä turhaa jonottamista. Itseilmoittautumisjärjestelmä on integroitu potilastietojärjestelmään, josta haetaan potilaan yhteystiedot sekä ajanvaraustiedot. Ilmoittautumisautomaatteja tulee olemaan käytössä arviolta 7 kpl sopimuskauden edetessä. Avovastaanoton ja suun terveydenhuollon yksiköt, joihin ilmoittautumislaitteet sijoitetaan, sijaitsevat eri osoitteissa. Ilmoitettu määrä on arvio tulevasta kehityksestä, eikä se sido tilaajaa. Sopimuskauden arvioitu alkoitusajankohta on kesän-syksyn 2020 aikana.