Turun kaupungin IT-palveluiden työnhallintaratkaisun suunnittelu, toteutus ja tuki

Turun kaupunki pyytää tarjoustanne uuden työnhallintaratkaisun toteuttamisesta ja laajennettavan konseptin suunnittelusta. Ensimmäisessä vaiheessa työnhallintaratkaisu toteutetaan Turun kaupungin IT-palveluille. Turun kaupungin IT-palveluissa on tällä hetkellä käytössä työkokonaisuuksien sisällön, etenemisen ja ajankäytön raportointiin ja seurantaan Microsoftin Project Server työkalu. Project Server on kuitenkin liian järeä ja kankea työkalu tämän hetken tarpeisiin ja se ei enää sovellu uusiin suunniteltuihin prosesseihin. Project Server ei mahdollista paikka- ja laiteriippumatonta käyttöä ja täten ei tue nykyisiä joustavia työskentelykäytäntöjä. Turun kaupungilla on siirrytty käyttämään Microsoftin O365-palveluja ja Project Server ei myöskään ole yhdisteltävissä O365-työkalujen kanssa. Tavoitteena on korvata Project Server yksinkertaisemmalla työnhallintaratkaisulla, joka toteutetaan Teamsin, Project for Webin ja muiden Microsoftin O365-työkalujen avulla. Tavoiteltavan ratkaisun tulee rakentua Teamsin ympärille ja sen tulee toteuttaa seuraavat toiminnot: - Tuntikirjaaminen - Perus- ja statustietojen täyttäminen ja ylläpito - Aikataulusuunnittelu - Kerättyjen tietojen raportointi - Dokumenttipohjien automaattinen luonti projektien työtiloihin Valittavan toimittajan tehtävänä on tämän ratkaisun tarkempi suunnittelu yhdessä IT-palveluiden edustajien kanssa ja suunnitellun ratkaisun toteutus. Ratkaisun toimitussopimus alkaa 1.5.2021 (tavoite) ja päättyy Ratkaisun valmistumiseen. Ylläpidon, tuen ja jatkokehityksen osalta tehdään erillinen sopimus, joka on voimassa toistaiseksi.

Hankinnan kohteena on Turun kaupungin IT-palveluiden uuden O365-työkaluilla toteutettavan työnhallintaratkaisun tarkempi suunnittelu ja toteutus sekä tuki ja ylläpito toteutetulle ratkaisulle. Projektissa tuotetun ratkaisun tulee toteuttaa liitteessä 1 kuvatut toiminnot sekä alustava prosessi työkokonaisuuksien luomiselle (liite 1). Lisäksi ratkaisuun tulee kuulua jonkinlainen testiympäristö, jossa pystytään testaamaan ja kouluttamaan asioita ilman, että ne näkyvät raporteilla. Lisälisenssejä (muu kuin M365 E3) tarvitsevan ehdotuksen yhteydessä on kerrottava mitä lisenssejä tarvitaan, mille käyttäjäryhmille ja mitä lisähyötyjä tai asioita lisälisensseillä saavutetaan verrattuna olemassa olevilla lisensseillä toteutettavaan ratkaisuun. Käyttöönottoprojektin tulee sisältää seuraavat toimenpiteet: - suunnittelutyöpajat - projektisuunnitelman tarkentaminen - suunnitellun ratkaisun toteutus ja konfigurointi - ratkaisun koekäyttö - toteutuksen dokumentointi - toteutuksen käyttöönotto sisältäen koulutukset, ohjeistukset ja käyttöönoton tuen. Ensimmäisessä vaiheessa toteutettavan ratkaisun lisäksi tarkoituksena on myöhemmin jatkokehittää nyt luotavaa ratkaisua, eli kehittää IT-palveluille tuotettua ratkaisua sekä räätälöidä ja monistaa tuotettua ratkaisua kaupungin muiden yksiköiden käyttöön. Ratkaisun mahdollisen jatkokehityksen edellyttämät lisätilaukset toteutetaan tuntiveloituksen mukaan. Tälle pyydetään tarjous tuntihinnasta. Laskutus suoritetaan toteuman mukaan tai muuten yhteisesti erikseen sovittavalla tavalla. Tarjouspyynnössä pyydetään tuntihinta ylläpidolle ja tuelle koskien tuotettua ratkaisua. Ylläpito- ja tukipalvelujen osalta laaditaan erillinen sopimus. Tilaaja varaa oikeuden hankkia palveluita sopimusten ulkopuolelta.

Ratkaisu toteutetaan projektiluonteisena, eli toimitussopimus tehdään projektin ajalle. Ylläpito-, tuki- ja jatkokehityssopimus tehdään toistaiseksi voimassaolevana.