Tietopyyntö: Asianhallintajärjestelmä

Tämä on kutsu markkinavuoropuheluun liittyen Hengitysliitto ry/Ammattiopisto Luovin (myöhemmin Hankintayksikkö) asianhallintajärjestelmään. Markkinavuoropuhelu koostuu kirjallisesta vastaamisesta tässä tietopyynnössä kuvattuihin kysymyksiin ja mahdollisesti myöhemmin toteutettavasta alustavan tarjouspyyntömateriaalin kommentoinnista. Kyseessä ei ole tarjouspyyntö, hankintailmoitus tai ennakkoilmoitus. Tämä ilmoitus ei käynnistä hankintaa. Tämän markkinavuoropuhelun tarkoitus on kartoittaa kiinnostuneita toimittajia, tunnistaa erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja ja saada tietoa suunnitteilla olevaan hankintaan liittyen. Hankintayksikkö pyytää kiinnostuneita toimittajia vastaamaan tämän ilmoituksen "Hankinnan kuvaus"-kohdassa oleviin kysymyksiin. Kysymysten vastaukset ja mahdollinen muu lisätietomateriaali kuten vapaamuotoiset kuvaukset järjestelmästä ja siihen liittyvistä palveluista on toimitettava viimeistään 19.2.2021 sähköpostitse osoitteeseen tarjoukset.tietohallinto@luovi.fi otsikolla ”Asianhallinta, Yrityksen nimi”. Tietopyyntöön vastanneilla toimittajilla on mahdollisesti myöhemmässä vaiheessa mahdollisuus kommentoida alustavaa tarjouspyyntömateriaalia. Tietopyyntöön vastaaminen ei sido toimittajaa mahdollisesti toteutettavaan alustavan tarjouspyyntömateriaalin kommentointiin. Mikäli alustavan tarjouspyyntömateriaalin kommentointi toteutetaan, siitä ilmoitetaan myöhemmin erikseen tähän tietopyyntöön vastanneille toimittajille suoraan. Markkinavuoropuhelukutsuun vastaaminen tai vastaamattomuus ei vaikuta tarjoajan mahdollisuuksiin tarjota ratkaisuja ja palveluita Hankintayksikölle missä tahansa hankinnassa. Hankintayksikkö ei suorita korvauksia tarjoajille markkinavuoropuheluun osallistumisesta. Markkinavuoropuhelu ei sido ketään osapuolta. Markkinavuoropuhelu ei velvoita Hankintayksikköä suorittamaan hankintaa. Hankintayksikkö pidättää oikeuden itsellään päättää kaikista jatkotoimenpiteistä esimerkiksi koskien hankintaa, hankintatapaa, aikatauluja ja hankinnan sisältöä. Tehdessään päätöksiä jatkotoimenpiteistä Hankintayksikkö voi hyödyntää markkinavuoropuhelun aikana saamiaan tietoja.

Suunnitteilla olevan asianhallintajärjestelmän kilpailutuksen tavoitteena on hankkia SaaS-palveluna järjestelmä, joka kattaa asioiden sekä niihin liittyvien dokumenttien ja asiakirjojen sähköisen käsittelyn ja hallinnan. Asianhallintajärjestelmän käyttöalue tämän hetkisen tulkinnan pohjalta koskee Hankintayksikköä sen hoitaman julkisen viranomaistehtävän osalta käsittäen opiskelijaksi ottamisen, kurinpitoon liittyvät asiat sekä todistusten antamisen. Ratkaisun tulee käsittää asianhallintaan liittyvät perustoiminnallisuudet: - asian vastaanottamisen tai tallennuksen - asian ja siihen liittyvien asiakirjojen sähköisen käsittelyn ja näihin liittyvät työnkulut/prosessit - päätöksenteko ja sen julkaisu - haku-, seuranta- ja raportointitoiminnot. Käyttäjiä tulee arviolta olemaan 60-70. Ratkaisun tulee olla integroitavissa tiedonohjauksen, sähköisen säilytyksen sekä arkistoinnin ja sähköisen allekirjoituksen ratkaisuihin. Pyydämme kiinnostuneita toimittajia vastaamaan seuraaviin kysymyksiin: 1. Ratkaisun sisältö, laajuus, toiminnot? 2. Ratkaisun toteutustapa ja vaatimukset toimintaympäristölle? a. Pilvipalvelun (SaaS) toteutustapa b. Tuettu toimintaympäristö, laitteet, käyttöjärjestelmät, selaimet, jne.? c. Käyttäjähallinta, SSO, MFA? d. Miten tietosuoja on huomioitu (mm. datan sijainti)? 3. Ratkaisun hinnoitteluperiaatteet a. Miten ratkaisu hinnoitellaan: lisenssi- tai palvelumaksut, mahdollinen alusta, tukipalvelut, ylläpito, kehitys, jne.? 4. Onko ratkaisu Sähke2-sertifioitu? 5. Ratkaisun integroitavuus tiedonohjauksen, sähköisen säilytyksen sekä arkistoinnin ja sähköisen allekirjoituksen ratkaisuihin a. Toteutusmahdollisuudet, tuetut rajapinnat? b. Tyypillisimmin toteutettuja integraatiota? 6. Tyypillinen käyttöönottoprojekti? Laajuus, kesto, toteutustapa? 7. Oletteko halukkaita kommentoimaan Hankintayksikön ratkaisulle asettamia vaatimuksia tai muuta alustavaa tarjouspyyntömateriaalia?