Sansian hankintojen johtamis- ja sopimushallintajärjestelmä

Sansia Oy on uudistamassa hankintojen johtamis- ja sopimushallintaratkaisuaan. Nykyisin käytössä oleva hankintojen johtamis- ja sopimushallintaratkaisu on Sansian tarpeiden pohjalta rakennettu, räätälöity ratkaisu. Uuden hankittavan sovelluksen tulee toimia SaaS –palveluna ja se voi olla luonteeltaan Sansian tarpeisiin mukautettava valmisohjelmisto tai ohjelmistomoduuleista koottava ratkaisu. Ohjelmistotoimittajalta odotetaan aiempaa kokemusta julkisia hankintoja tukevien sovellusten toimittamisesta. Sovelluksen toiminnan keskiössä on hankintaprojektin ohjaaminen ja hallinta hankinnan toimeksianto- ja suunnitteluvaiheesta sopimuksen päättymiseen saakka. Tarjottavassa sovelluksessa on oltava huomioituna hankintaprojektin johtamisen näkökulma: hankintaprosessin etenemistä on pystyttävä seuraamaan vaiheittain ja eri vaiheiden raportointitietojen on oltava helposti siirrettävissä Sansian raportointiratkaisuun. Sovelluksen käyttäjäryhmät ovat Sansian hankinta-asiantuntijat ja esimiehet, Sansian asiakkaiden edustajat sekä hankintojen sopimustoimittajat. Tarjottavan ratkaisun täytyy tukea hankintaprojektin eri vaiheisiin liittyvää hankinnan osapuolten välistä viestintää. Ratkaisuun tulee sisältyä myös asiakkuudenhallintaa (CRM) tukevat toiminnot. Tarjottavan ratkaisun käyttöliittymän on oltava saatavissa sekä suomen- että englanninkielisenä. Tarkemmat palvelun yleiset vaatimukset sekä ohjelmistotoimittajan kokemus- ja referenssivaatimukset on kuvattu osallistumispyynnön kohdassa Muut ehdot. Hankinnan suunniteltu sopimuskausi on 1.12.2020 - 30.11.2023, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana 12 kuukauden molemminpuolisella irtisanomisajalla. Sovelluksen käyttöönottoprojekti ajoittuu alustavasti 1.12.2020 - 28.2.2021. Käyttöönotto on suunniteltava siten, että se voidaan viedä läpi noin kolmessa kuukaudessa. Sovelluksen tuotantokäyttövaiheen kaavaillaan alkavan maaliskuussa 2021.

Hankittavan sovelluksen käyttäjäryhmät ovat Sansian hankinta-asiantuntijat ja esimiehet, Sansian asiakkaiden edustajat (esim. hankintoja valmistelevat asiantuntijat, asiakasorganisaation hankintatoimi, hankintasopimusten tilaajat) sekä hankintojen sopimustoimittajat. Sovelluksen toiminnan keskiössä on hankintaprojektin ohjaaminen ja hallinta hankinnan toimeksianto- ja suunnitteluvaiheesta sopimuksen päättymiseen saakka. Sovelluksessa on oltava huomioituna hankintaprojektin johtamisen näkökulma: hankintaprosessin etenemistä on pystyttävä seuraamaan vaiheittain ja eri vaiheiden raportointitietojen on oltava helposti siirrettävissä Sansian raportointiratkaisuun. Sansia käyttää toiminnan ja talouden raportoinnissa Microsoftin Power BI-työkaluja. Lisäksi sovelluksen on sisällettävä asiakkuudenhallintaa (CRM) tukevat toiminnot sekä hankintaprosessin, uusasiakashankinnan että asiakkuuksien hoitamisen osalta. Sovellus on toteutustavaltaan käyttäjää ohjaava ja sillä varmistetaan hankintaprosessin tehokkuus ja tasainen laatu. Tältä osin ratkaisussa on runsaasti ERP-järjestelmälle tyypillisiä ominaisuuksia. Sovelluksen tavoitteena on tukea seuraavia toimintoja: Hankintaprojektien hallinnointi ja johtaminen • Hankinnan toimeksiantojen vastaanottaminen ja käsittely • Hankintojen osallistumiskyselyt • Hankinnan suunnittelu ja valmistelu yhteistyössä sidosryhmien kanssa • Sopimusluonnoksen laatiminen, mallipohjien ja –tekstien hyödyntämismahdollisuus, versiohistoria • Hankinnan kilpailutuksen etenemisen seuranta • Hankintaprosessin eri vaiheisiin liittyvä, hankinnan osapuolten välinen viestintä • Hankintaprojektien johtaminen ja seuranta (kokonaisuutena, yksiköittäin, asiantuntijoittain, hankinnoittain, vaiheittain, asiakkaittain, toimittajittain jne.) • Eri vaiheisiin liittyvät hankintakohtaiset muistutukset (automaattiset ja itse asetettavat) Sopimushallinta • Hankintasopimuksen laatiminen sopimusluonnoksen pohjalta • Sopimushallinta, sopimustietojen muutokset • Hankintatiedotteen laatiminen ja siihen liittyvä tiedottaminen • Toimittajatietojen hallinta • Sopimustoimittajien tilaajavastuuasioiden hallinta • Sopimustoimittajien rikosrekisteriotteiden tarkastustietojen ylläpito • Sopimustoimittajien myyntiraportointi, raporttien käsittely ja tietojen siirtäminen integraation kautta laskutusjärjestelmään palvelumaksulaskutusta varten • Sopimustoimittajien hinnanmuutosesitysten vastaanottaminen, käsittely ja hinnanmuutospäätösten laatiminen • Reklamaatioiden vastaanottaminen ja käsittely • Hankintojen liittymisilmoitusten vastaanottaminen ja käsittely • Sopimusten päättämistoimenpiteet Asiakkuuksien hallinta (CRM) • Uusasiakashankinnan toiminnot • Asiakkuuksien hoitamisen toiminnot • Asiakkaiden toiminnallisuudet hankintaprosessissa Raportointi ja integraatiot • Sovelluksen tuottaman datan siirtäminen ulkopuoliseen raportointijärjestelmään integraation kautta • Integraatiovalmius ulkopuolisiin järjestelmiin (esim. asiakirjanhallinta, taloushallinto, kilpailutusjärjestelmä) Hankittavaan sovellukseen ei sisälly hankintojen kilpailutusmoduulia, vaan kilpailutus tehdään erillisellä, tarkoitukseen rakennetulla järjestelmällä. Sovelluksessa on oltava valmius integrointiin tarpeellisilta osin kilpailutusjärjestelmään siten, että yhteentoimivuus hankintaprosessin kanssa saadaan varmistettua. Hankintasopimuksiin liittyvät tilaukset, toimitukset ja niihin liittyvä rahaliikenne tapahtuu suoraan hankintasopimuksen tilaajien ja toimittajien välillä eikä niihin vaadita järjestelmätukea hankittavalta sovellukselta. Hankintojen johtamis- ja sopimushallintaratkaisun toimitukseen sisältyy sovelluksen teknisen räätälöinnin lisäksi käyttöönottoprojektin suunnittelu ja toteuttaminen, tietojen migraatio nykyisestä järjestelmästä, testaus, koulutus järjestelmän käyttöön, sovelluksen tuotantokäyttö SaaS –palveluna sekä tuki ja ylläpitopalvelut.