Tiedonohjaus- ja arkistojärjestelmä Sarastia Oy:lle

Tiedonohjaus- ja arkistointijärjestelmä Sarastia Oy:n (konserni) omaan käyttöön (mm. talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmistä tuotettaville sähköisille asiakirjoille ja fyysisten asiakirjojen skannaukselle). Sarastia Oy toimii palvelukeskuksena sen omistajille ja asiakkaille. Palvelukeskuksen tehtävänä on mm. asiakkaiden asiakirjojen sähköinen arkistointi. Kilpailutuksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, vertailuperusteena paras hintalaatusuhde. Hankintasopimus on toistaiseksi voimassa oleva. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta hankintayksikön ja valitun toimittajan välille, vaan sopimuskausi astuu voimaan aikaisintaan sitten, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman, tai kun markkinaoikeus on antanut sopimukselle täytäntöönpanoluvan, ja kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Mikäli sopimuksen synty viivästyy valitusta tarjoajasta johtuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on hankintayksiköllä oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Sopimuksen irtisanomisaika on molempien sopijapuolten ja hankintaan sitoutuneiden Sarastian asiakasyhteisöjen (myöhemmin tilaaja) osalta kuusi (6) kuukautta. Tarjottujen tuotteiden ja palveluiden on täytettävä tämän tarjouspyynnön ehdot ja vaatimukset. Kaikki hinnat on annettava ilman arvonlisäveroa (ALV 0%).

Hankinnan kohteen kriteerit ovat kerrottu tarjouspyyntöasiakirjoissa. Tämän hankinnan kohteena ovat tiedonohjaus- ja arkistointijärjestelmä SaaS-palveluna Sarastia Oy:n (konserni) käyttöön. Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmistä tuotettavien dokumenttien hallinnan ja sähköisen arkistoinnin kokonaisratkaisu, sisältäen mm. dokumenttien tiedonohjauksen, arkistoinnin sekä rajapintaratkaisut. Järjestelmä tulee sekä Sarastia konsernin omaan että Sarastian asiakasorganisaatioiden käyttöön heidän omistamiensa aineistojen osalta. Sarastia konsernin yhtiöillä on oikeus käyttää arkistokokonaisratkaisua myös muiden aineistojen arkistointiin. Sarastia Oy toimii palveluntuottajana sen omistajille ja asiakkaille. Palvelukeskus termillä tarkoitetaan palveluntuottajaa (Sarastia Oy). Palvelukeskuksen tehtävänä on mm. asiakkaiden asiakirjojen sähköinen arkistointi.

Hankintaa ei ole jaettu osiin, eikä hankintayksikkö hyväksy osatarjouksia. Hankinnan osiin jakamatta jättäminen perustuu hankinnan luonteeseen: Tuotteet mudostavat järkevän kokonaisuuden yhdelle toimittajalle, eikä tuotteistoa ole loogista jakaa eri osakokonaisuuksiin. Sopimuskauden aikainen palvelutuotanto taas merkitsee pitkälti tavanomaista tavaran ja/tai palvelun toimitusta, järjestelmätoimitusta, sovellusten käyttämistä palveluna sekä asiakaspalvelua. Hankintayksikön arvion mukaan myös PK-yrityksillä on tosiasiallinen mahdollisuus tarjota siitä huolimatta, että hankintaa ei ole jaettu osiin. Tarjoajan on tarjottava kaikkia tarjouspyynnössä kuvattuja tuotteita ja palveluita. Tarjoaja sitoutuu tarjouksellaan kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Tarjoaja ei saa asettaa tarjoukseensa omia ehtojaan. Hankintayksiköllä on oikeus tarkastaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous hylätään. Sopimus ei sisällä määräostovelvollisuutta, ja kaikki tarjouspyynnössä esitetyt volyymitiedot ovat vain arvioita, jotka eivät sido hankintayksikköä, eikä sopimusta käyttäviä tilaajia miltään osin.

Lisätietoja tarjouspyynnöstä annetaan Tarjouspalvelu.fi -portaalissa mahdollisten kysymyksien vastauksissa tarjouspyynnössä ilmoitettuun määräpäivään mennessä.