Rakennusomaisuuden hallintajärjestelmä

Osallistumispyynnöllä hankintayksikkö haki ehdokkaita vastaamaan määrittelyjen mukaisen rakennusomaisuuden hallintajärjestelmän hankintaan. Hankinnan kohteena oli rakennusomaisuuden hallintajärjestelmä, sen tukipalvelu ja kehitystyö, integraatiot, konversiot, koulutukset, ylläpito ja kehittäminen Lappeenrannan Toimitilat Oy:n käyttöön. Tavoitteena oli hankkia käyttäjille järjestelmäkokonaisuus, joka korvaa nykyiset kiinteistörekisteri-, huoltokirja- sekä dokumenttienhallintajärjestelmän ja hankkia uusia osajärjestelmiä seuraavasti järjestelmistä: • rakennusrekisteri ja kiinteistötalouden hallintajärjestelmä • kiinteistön ylläpitojärjestelmä • kulutusraportointijärjestelmä • dokumentinhallintajärjestelmä • hankejärjestelmä • vuokratietojärjestelmä Kilpailullisella neuvottelumenettelyllä haettiin yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa tai ryhmittymää toimittamaan kokonaisratkaisu pilvipalveluna (SaaS) osallistumispyynnössä ja myöhemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti, siten että ratkaisu on kokonaisuudessaan hyväksyttynä käytössä maaliskuussa 2021.

Hankinnan kohteena oli rakennusomaisuuden hallintajärjestelmä, sen tukipalvelu ja kehitystyö, integraatiot, konversiot, koulutukset, ylläpito ja kehittäminen Lappeenrannan kaupungin käyttöön. Tavoitteena oli hankkia käyttäjille järjestelmä, joka korvaa nykyiset kiinteistörekisteri, huoltokirja sekä dokumenttienhallintajärjestelmä ja hankkia uusia osajärjestelmiä seuraavasti järjestelmistä: • rakennusrekisteri ja kiinteistötalouden hallintajärjestelmä • kiinteistön ylläpitojärjestelmä • kulutusraportointijärjestelmä • dokumentinhallintajärjestelmä • hankejärjestelmä • vuokratietojärjestelmä Kilpailutettavan järjestelmäkokonaisuuden tuli sisältää kiinteistö- ja rakennustietojen sähköisen käsittelyn ja hallinnan niiden koko elinkaaren ajan. Hankintailmoituksen liitteenä 1 oli rakennusomaisuuden hallintajärjestelmän järjestelmävaatimukset. Osa järjestelmävaatimusmäärittelyssä vaadittavista toiminnallisuuksista tai käyttötapauksista tai niiden osakokonaisuuksista ja niitä seuraavista vaatimuksista toteutetaan Lappeenrannan Toimitilat Oy:n tällä hetkellä käytössä olevissa järjestelmissä. Toimialojen operatiiviset tietojärjestelmät tulevat säilymään edelleen ja toimimaan osana sähköisen hallinnan järjestelmäkokonaisuutta. Tarjoajan tulee esittää paras mahdollinen kokonaisratkaisu ja hinnoitella kaikki kokonaisratkaisuun sisältyvät järjestelmäkomponentit, vaikka jokin järjestelmäkomponenteista olisikin Tilaajan käytössä nykyisin. Kilpailutettavan järjestelmän tulee integroitua osaksi toiminnallista ja järjestelmäteknistä kokonaisuutta ja yhdistää kokonaisuus loppukäyttäjän kannalta eheäksi kokonaisuudeksi. Kilpailullisella neuvottelumenettelyllä haettiin yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa tai ryhmittymää toimittamaan kokonaisratkaisu pilvipalveluna (SaaS) osallistumispyynnössä ja myöhemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti, siten että ratkaisu on kokonaisuudessaan hyväksyttynä käytössä maaliskuussa 2021.