TIETOPYYNTÖ: Opintohallintajärjestelmä

Tämä asiakirja ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö vaan markkinakartoitus ja tietopyyntö. Tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa opintohallintajärjestelmän hankintaan liittyviä kysymyksiä potentiaalisilta toimittajilta ja palveluntarjoajilta. Tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista. Tietopyyntö ei velvoita Poliisiammattikorkeakoulua toteuttamaan varsinaista tarjouskilpailua. Tietopyyntöön odotetaan vastauksia kohdassa II.2.4) tarkemmin määritellyllä tavalla. Tietopyyntöön annetut vastaukset tulevat julkisiksi, kun asiaa koskevassa mahdollisesti suoritettavassa hankinnassa tehdään päätös ja sopimus (JulkL 6§). Mikäli kartoituksen perusteella päätetään, että sopimusta ei tehdä lainkaan, tulevat asiakirjat julkisiksi ao. päätöksen allekirjoituksesta. Mikäli vastaajan vastaukset sisältävät liikesalaisuuksia tai muuta salassa pidettävää tietoa, kyseiset osat vastauksesta tulee yksilöidä ja toimittaa ne erillisessä liitteessä SALASSA PIDETTÄVÄKSI merkittynä. Tietopyyntö ei sido kumpaakaan osapuolta. Päätökset etenemistavasta ja mahdollisen tarjouskilpailun järjestämisestä ja toteuttamisesta tehdään julkisia hankintoja koskevien menettelyjen ja määräysten mukaisesti tietopyyntömenettelyn jälkeen. Poliisihallinnossa käytössä olevan opintohallintajärjestelmän uusintaa suunnitellaan. Uuden opintohallintajärjestelmän hankintaan liittyen Poliisiammattikorkeakoulu kartoittaa markkinoilla olevien opintohallintajärjestelmien ominaisuuksia sekä niiden toimittajia ja palveluntarjoajia. Hankkeen suunniteltu kesto: 2021-2023. Opintohallintajärjestelmää käytetään kahdessa verkossa, joista toisesta ei ole suoraa yhteyttä internetiin. Tämä saattaa edellyttää kahta erillistä instanssia/asennusta. Järjestelmän käyttöönoton tavoitteena on Poliisiammattikorkeakoulun tutkinto- ja täydennyskoulutuksen hallinnan lisäksi tarjota poliisiyksiköille tietojohtoinen osaamisen kehittämisen väline henkilöstökoulutuksen hallintaan. Kaikki tiedot nykyisistä tutkinto- ja täydennyskoulutuksen Primus-opintohallintajärjestelmistä siirretään uuteen järjestelmään (migraatio). Mikäli järjestelmä ei tue kaikkia tietopyynnössä kuvattuja toiminnallisuuksia, vastaajaa pyydetään kuvailemaan mahdollista toteutusta tai integraatiokyvykkyyttä toiminnallisuuden mahdollistaviin muihin järjestelmiin. Tietopyynnön tavoitteena on kartoittaa: - potentiaalisia palveluntarjoajia, - markkinoilla olevia tuotteita ja niiden ominaisuuksia, - ratkaisuvaihtoehtoja tai palvelun toteutustapoja sekä - ratkaisuvaihtoehtojen hinnoittelumalleja ja kustannustasoa. Saatujen vastausten perusteella kartoitetaan nykytilannetta. Lisäksi Poliisiammattikorkeakoulu voi pyytää tarkempia tietoja vastauksissa esitetyistä palveluista. Vastausten tietoja voidaan hyödyntää lopullisen tarjouspyynnön laatimisessa. Mahdollisen tulevan kilpailutuksen tarkoituksena on valita toimittaja, jonka kanssa Poliisiammattikorkeakoulu tekee sopimuksen opintohallintajärjestelmän kokonaistoimituksesta. Järjestelmän ylläpidosta sopimuksen tekee Poliisihallitus.

1. Tietopyynnön kohde Opintohallintajärjestelmän käyttötarkoitus on Poliisiammattikorkeakoulun tutkinto- ja täydennyskoulutukseen sekä poliisiyksiköiden henkilöstökoulutukseen liittyvien tietojen hallinnointi ja opiskeluun liittyvien toimintojen tarjoaminen opiskelijalle. Tulevalla järjestelmällä tulee voida suorittaa mahdollisimman laajasti opiskeluun, opetuksen toteuttamiseen ja opintohallintoon liittyviä toimintoja. Järjestelmässä tulee olla vähintään suomen- ja ruotsinkieliset käyttöliittymät. Valtaosa Poliisiammattikorkeakoulun tutkinto-opiskelijoista on poliisi (AMK) -opiskelijoita. Poliisi (AMK) -tutkintokoulutus alkaa neljästi vuodessa ja myös koulutukseen hakeutuminen ja valinnat toistuvat neljä kertaa vuodessa. Tämän lisäksi on yksi - kaksi kertaa vuodessa alkavia muita tutkintokoulutuksia. Täydennyskoulutus perustuu vuosittain laadittavaan suunnitelmaan ja se toteutetaan rullaavasti ilmoittautumismenettelyn avulla. Ilmoittautuminen koulutuksiin alkaa noin 3 kuukautta ennen koulutustapahtuman alkua. Poliisiyksiköiden sisällä ilmoittautuneet laitetaan etusijajärjestykseen ja valinta tehdään Poliisiammattikorkeakoulussa. Poliisiyksiköt suunnittelevat ja toteuttavat henkilöstökoulutusta omille työntekijöilleen. Merkittävä osa tästä koulutuksesta on määräaikaisten lisenssien ylläpitoa. Osa koulutuksista toteutetaan ilmoittautumismenettelyn avulla ja osa koulutuksista ajoitetaan suoraan koulutuksen kohderyhmään kuuluvien henkilöiden työvuoroihin. Poliisiammattikorkeakoulu järjestää lisäksi liiketaloudellisin perustein yksityisen turva-alan koulutusta järjestyksenvalvojakouluttajille sekä voimankäyttökouluttajille ja asekouluttajille. Näitä koulutuksia koskevat tiedot ovat Poliisiammattikorkeakoulun internet-sivuilla ja koulutuksiin hakeudutaan tutkintokoulutuksen opintohallintajärjestelmän selainliittymän kautta. 2. Opintohallintajärjestelmän keskeiset toiminnallisuudet • mahdollisuudet tiedonsiirtoihin ja järjestelmäintegraatioihin eri tietojärjestelmien kesken (esim. Virta-tietovaranto, sähköinen hakujärjestelmä, EXAM-tenttijärjestelmä, Moodle, AD, Exchange-kalenterit, keskitetty käyttäjätietorekisteri) • opiskeluoikeuksien hallinta ja läsnä-/poissaoloilmoittautumiset (kerran lukuvuodessa oman aloitusajankohdan mukaan, pakollinen opiskelijalle) • aikaisemmin hankitun osaamisen tunnistaminen (AHOT, hyväksiluku) • opetussuunnitelman laatiminen ja hyväksytyn opetussuunnitelman julkaisu • lukujärjestyssuunnittelu • vuosisuunnittelu (opettajien työajan suunnittelu ja seuranta) • tilavaraukset ja tilojen hallinta • opintojaksoille ja pienryhmiin ilmoittautuminen ja ilmoittautumisten hallinta • opetuksen tuki ja arviointi • tuki harjoitteluprosessille (harjoittelupaikat, opiskelijakohtaiset harjoittelutiedot, harjoittelun arviointi) • uusintatenttien hallinta ja ilmoittautumiset • valmistuminen (tutkintotodistuksen haku, tutkintotodistukset) 3. Lisätoiminnallisuudet Optiot, joista toivotaan lisätietoa tietopyyntöön vastaavalta. • koulutukseen hakeutuminen ja valinnat koulutukseen (järjestelmä korvaa nykyisen erillisen hakujärjestelmän) • tuki opinto-ohjaukselle (ohjauskeskustelujen dokumentointi, hakemukset, viestintä) • tuki korkeakoulujen väliselle opetusyhteistyölle, ristiin opiskelulle ja opiskelijavaihdoille • opetuksen ja oppimisen analytiikan hyödyntäminen ja raportointi (business intelligence, keskeiset tunnusluvut, ennusteet ym.) • opintojaksopalauteprosessi (opintojaksopalautelomakkeet, palautteen anto, vastauspalaute, palauteraportit, palautekoonnit) • opinnäytetyöohjauksen tuki • sähköinen opintotoimisto (viralliset opintorekisteriotteet, opiskelutodistukset ym.) • yksilöopetukseen ilmoittautumisen mahdollisuus (esim. ajo-opetus) • läsnäolopakollisten opintojen poissaolomerkintämahdollisuus • etenemisesteiden seurantamahdollisuus • poliisilaitosten harjoitteluyhdyshenkilöiden palautteenantomahdollisuus opiskelijan harjoittelusta 4. Yksityisen turva-alan ja liiketaloudellisen koulutuksen vaatimuksia • koulutuksiin hakeutuminen Polamkin verkkosivun kautta • osallistujien/hakijoiden tietojen hallinta • arviointi ja opiskelijoiden suoritustietojen hallinta 3. Optiot (joista toivotaan lisätietoa tietopyyntöön vastaavalta) • maksullisten koulutusten verkkomaksu • palauteprosessi • opetuksen ja oppimisen analytiikan hyödyntäminen ja raportointi (business intelligence, keskeiset tunnusluvut, ennusteet ym.) 4. Käyttöympäristö ja päätelaitteet Opintohallintajärjestelmää käytetään sekä Poliisiammattikorkeakoulussa että muissa poliisin yksiköissä. Käyttöympäristöt ovat erilliset turvallisuusluokan TL IV ja TL III verkkoympäristöt sekä loppukäyttäjän osalta myös oma päätelaite. Järjestelmä auditoidaan kokonaan tai ainakin osittain sen hetkisen turvallisuuskriteeristön mukaan. Tietoturva- ja tietosuojavaatimukset perustuvat pääosin kansalliseen auditointikriteeristöön. 5. Järjestelmän sijoitusympäristö Toteutettavassa ratkaisussa tarvitaan opintohallintajärjestelmästä kaksi eri turvaluokan instanssia (asennusta), joilla on yhteisiä jaettuja resursseja, esimerkiksi lukujärjestykset. Ensimmäinen opintohallintajärjestelmän instanssi (Asennus 1) sijoitetaan poliisin kumppanin konesaliin, josta ei ole suoraa yhteyttä internetiin. Se palvelee poliisin täydennys- ja henkilöstökoulutusta. Asennus 1:n tietosisällöt voivat sisältää salassa pidettäviä ja/tai turvallisuusluokiteltuja materiaaleja. Asennus 1:n tietoturvan tulee pääosin täyttää kansallisen tietoturvan arviointikriteeristön korotetun tason vaatimukset. Toinen instanssi (Asennus 2) sijoitetaan oppilaitoksen omaan, eri turvaluokkaa olevaan verkkoon. Se palvelee Poliisiammattikorkeakoulun tutkintokoulutusta. Asennus 2:n tietoturvan tulee soveltuvin osin täyttää kansallisen tietoturvan auditointikriteeristön perustason vaatimukset. Mikäli tarjotaan pilvipalveluratkaisua, Asennus 2:n sisältämän tiedon tulee sijaita fyysisesti Suomessa. Asennusten 1 ja 2 väliset jaetut resurssit ja mahdolliset muut yhteydet toteutetaan tietoturvamääräysten mukaista yhdyskäytäväratkaisua käyttäen. Vastaajalta pyydetään myös ehdotusta opiskelija- ja henkilöstörekistereiden toteuttamisesta. Tarpeettomia päällekkäisiä rekistereitä Asennusten 1 ja 2 välillä on syytä välttää, mutta esimerkiksi opiskelijatiedot ovat asennusten välillä toisistaan riippumattomia. Vastaaja voi niin halutessaan tarjota myös edellä kuvatusta poikkeavaa ratkaisuvaihtoehtoa. Vastauksessa on tällöin erityisesti huomioitava järjestelmän luokiteltujen ja luokittelemattomien sisältöjen erottaminen sekä käytettävyys eri käyttötapausten mukaisilla päätelaitteilla. 6. Käyttöympäristö Opintohallintajärjestelmän opiskelija- ja opettajakäyttäjät käyttävät järjestelmää eri turvaluokkiin kuuluvilla päätelaitteilla, mm. omilla laitteilla ja mobiilisovelluksella sekä vakiodulla Windows -työasemalla. Järjestelmän hallinnolliset- ja ylläpitokäyttäjät käyttävät järjestelmää pääasiassa vakioidun Windows -työaseman selaimella tai työpöytäsovelluksella. Vastaajaa pyydetään kuvaamaan tärkeimmät päätelaitteelta ja selaimelta vaadittavat ominaisuudet ja mahdolliset lisäosat. 7. Käyttäjät Poliisiammattikorkeakoulun tutkintokoulutuksissa opiskelee noin 1000 opiskelijaa. Tutkintokoulutuksia hallinnoidaan Poliisiammattikorkeakoulusta ja Pelastusopistolta. Poliisiammattikorkeakoulun hallinnoima valtakunnallinen täydennyskoulutus on tarkoitettu koko poliisiorganisaatiolle, yhteistyöviranomaisille ja eri asiakasryhmille. Täydennyskoulutuksen vuotuiset osallistujamäärät ovat noin 6000 - 9000 henkilöä, josta maksulliseen koulutukseen osallistuvia on noin 2000. Omia koulutuksiaan hallinnoivia poliisiyksiköitä on 15 kappaletta. Poliisihallinnossa työskentelee yhteensä noin 10 000 henkilöä. Nykyisessä opintohallintajärjestelmässä on tällä hetkellä noin 200 hallinnollista käyttäjää. Jatkossa järjestelmän käyttöä on tarkoitus laajentaa poliisiyksiköihin, mikä lisää mahdollisesti hallinnollisten käyttäjien määrää. Järjestelmän tulee tukea käyttäjäroolien erilaisia käyttäjäoikeuksia. Tyypilliset käyttäjäroolit: • Hakija (hakeutuminen täydennyskoulutuksiin) • Opiskelija (tutkinto- ja täydennyskoulutusopintojen suunnittelu, suorittaminen ja seuranta) • Opettaja / kurssinjohtaja (opetuksen suunnittelu, hallinnointi ja arviointi) • Koulutussuunnittelija (opintokokonaisuuksien suunnittelu ja hallinnointi) • Opinto- ja koulutussihteerit (koulutuksien ja opiskelijoiden tietojen hallinnointi) • Opinto-ohjaaja (opiskelijoiden ohjaus ja opintojen etenemisen seuranta) • Lukujärjestyssuunnittelija (lukujärjestyssuunnittelu) • Opettajien esimiehet (vuosisuunnittelu) • Järjestelmän pääkäyttäjät (nk. power user) • Poliisiyksiköiden hallinnolliset käyttäjät (täydennyskoulutuksista viestiminen poliisiyksikössä, poliisiyksikön täydennyskoulutushakemusten käsittely ja poliisiyksikön oman henkilöstökoulutuksen hallinnointi) • Poliisiyksikön esimies (puoltaa ja asettaa etusijajärjestykseen omien alaisten hakemuksia täydennyskoulutukseen) Optiot: • Hakija (tutkintokoulutukseen hakeutuminen) • Valintojen henkilöstö (pääsevät käsittelemään hakijoiden hakemusten tietoja) • Harjoittelun yhdyshenkilöt poliisiyksiköissä (poliisiyksikön palaute harjoittelusta)

Kysymykset tulee lähettää suomenkielellä. Kysymyksiin vastataan suomenkielellä. Toimittajan antamat tietopyynnön vastaukset tulee antaa suomenkielellä. Lisämateriaali voi olla englanniksi. 1. Lisämateriaali ja toimittajalle esitettävät kysymykset: Tietopyynnön kohteena olevan opintohallintajärjestelmän tarkempi kuvaus ja tietopyynnöstä toimittajalle esitettävät kysymykset ovat erillisessä asiakirjassa. Asiakirjaa pyydetään sähköpostilla osoitteesta polamk@poliisi.fi. Sähköposti on otsikoitava "Tietopyyntö; Opintohallintajärjestelmän materiaalipyyntö". 2. Lisäkysymysten esittäminen ja tietopyyntöön vastaaminen: Toimittajan on mahdollista esittää tietopyyntöön liittyviä kysymyksiä 27.1.2021 klo 16:00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen polamk@poliisi.fi tai käyttäen turvapostia https://securemail.poliisi.fi/ Sähköposti on otsikoitava "Tietopyyntö; Opintohallintajärjestelmän kysymykset". Sähköpostiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot. Kysymykset on esitettävä suomenkielellä. Vastaukset pyritään antamaan viimeistään 5.2.2021. Mikäli toimittaja ei esitä kysymyksiä mutta haluaa tiedoksi vastaukset, tulee toimittajan ilmoittaa sähköpostiosoite vastausten toimittamista varten yllä mainittuun osoitteeseen samassa määräajassa. 3. Vastaukset tietopyyntöön Vastaukset tietopyyntöön pyydetään toimittamaan sähköpostin liitetiedostona PDF- tai MS Office 2010-yhteensopivaan muotoon tallennettuna viimeistään 12.2.2021 klo 16:00 mennessä osoitteeseen polamk@poliisi.fi. Sähköposti on otsikoitava "Tietopyyntö; Opintohallintajärjestelmän vastaukset".