Koordinointi- ja projektipäällikköpalvelut tapahtumien ja messujen toteutuksessa

Tarjouspyynnössä kuvatun hankinnan kohteena ovat projektinjohdon asiantuntijapalvelut. Projektinhallinnan tulee sisältää tapahtuman suunnittelun, toteutuksen projektinhallinnan näkökulmasta ja yhteistyössä nimetyn messusuunnittelijan ja/tai -rakentajan kanssa, viestinnän asiakkaiden sekä muiden sidosryhmien kanssa sekä asiakaslaskutuksen, jos näin sovitaan. Tapahtumien valmistelutyö tehdään pääsääntöisesti englannin kielellä Suomessa ja tapahtumat sijaitsevat pääsääntöisesti Suomen rajojen ulkopuolella. Osa toimeksiannoista vaatii matkustelua toimeksiantojen mukaan kotimaassa ja/tai ulkomailla, nämä sovitaan erikseen jokaisen toimeksiannon yhteydessä. Tarjoajan tulee nimetä kahden (2) asiantuntijan palveluntuotantotiimi, joilla molemmilla on kokemusta projektinjohtotehtävistä. Työ tehdään joko englanniksi ja/tai suomeksi. Toimeksiannoissa noudatetaan Business Finlandin antamaa aikataulua ja ohjeistusta, työhön liittyvät dokumentit tallennetaan yhdessä sovitulle digitaaliselle alustalle ja raportoidaan Business Finlandin ohjeistuksen mukaisesti projektin aikana ja sen jälkeen. Tarjoajat voivat tarjota palvelujaan molempiin osa-alueisiin, jolloin tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksen ensisijainen osa-alue. Tarjoaja voi tulla valituksi toimittajaksi vain yhteen (1) osa-alueeseen. Osa-alueet: 1. Projektinjohto erikoistunut elintarvikealaan (1 kumppani) 2. Projektinjohto kaikilla toimialoilla (2 kumppania) Tämän osa-alueen tarjoajan tulee pystyä toimimaan elintarvikealan projekteissa. Tilaaja hankkii tarvitsemansa toimeksiannot suoraan tähän osa-alueeseen valitulta puitesopimustoimittajalta. Business Finland todennäköisesti ostaa ainoastaan tuntityönä yksittäisten tapahtumien järjestämistä, mutta Business Finlandilla on tämän sopimuksen puitteissa mahdollista ostaa palvelua valitulta palveluntarjoajalta pidempiaikaisissa (3-12 kk) jaksoissa, joko koordinaattori- tai projektipäällikkö –rooleissa kotimaisten tai ulkomaisten tapahtumien tai tilaisuuksien järjestelyresurssina sekä asiakasrajapinnassa tapahtuviin toimenpiteisiin. Työskentely tapahtuu tällöin pääsääntöisesti Business Finlandin tiloissa Helsingissä. Toimintasuunnitelma tehdään vuosittain ja sitä ohjaa määrärahatilanne ja Business Finlandin käytössä olevat resurssit. Näin ollen projektinjohtotarve voi vaihdella paljon vuosittain.

Tarjouspyynnössä kuvatun hankinnan kohteena ovat projektinjohdon asiantuntijapalvelut. Projektinhallinnan tulee sisältää tapahtuman suunnittelun, toteutuksen projektinhallinnan näkökulmasta ja yhteistyössä nimetyn messusuunnittelijan ja/tai -rakentajan kanssa, viestinnän asiakkaiden sekä muiden sidosryhmien kanssa sekä asiakaslaskutuksen, jos näin sovitaan. Tapahtumien valmistelutyö tehdään pääsääntöisesti englannin kielellä Suomessa ja tapahtumat sijaitsevat pääsääntöisesti Suomen rajojen ulkopuolella. Osa toimeksiannoista vaatii matkustelua toimeksiantojen mukaan kotimaassa ja/tai ulkomailla, nämä sovitaan erikseen jokaisen toimeksiannon yhteydessä. Tarjoajan tulee nimetä kahden (2) asiantuntijan palveluntuotantotiimi, joilla molemmilla on kokemusta projektinjohtotehtävistä. Työ tehdään joko englanniksi ja/tai suomeksi. Toimeksiannoissa noudatetaan Business Finlandin antamaa aikataulua ja ohjeistusta, työhön liittyvät dokumentit tallennetaan yhdessä sovitulle digitaaliselle alustalle ja raportoidaan Business Finlandin ohjeistuksen mukaisesti projektin aikana ja sen jälkeen. Tarjoajat voivat tarjota palvelujaan molempiin osa-alueisiin, jolloin tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksen ensisijainen osa-alue. Tarjoaja voi tulla valituksi toimittajaksi vain yhteen (1) osa-alueeseen. Osa-alueet: 1. Projektinjohto erikoistunut elintarvikealaan (1 kumppani) 2. Projektinjohto kaikilla toimialoilla (2 kumppania) Tarjoajan tulee pystyä toimimaan kaikilla Business Finlandin toimialoilla (tällä hetkellä ne ovat mm. Bio&Circular, Cleantech, Consumer, Health, ICT Digi, Talent Boost, matkailu). Tilaaja voi hankkia tarvitsemansa toimeksiannot suoraan tähän osa-alueeseen valituilta puitesopimustoimittajalta. Tarvittaessa tilaaja voi hankkia palvelun tekemällä kevennetyn kilpailutuksen osa-alueen kahden (2) puitesopimustoimittajan kesken. Menettely on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 5 Sopimusluonnos. Business Finland todennäköisesti ostaa ainoastaan tuntityönä yksittäisten tapahtumien järjestämistä, mutta Business Finlandilla on tämän sopimuksen puitteissa mahdollista ostaa palvelua valitulta palveluntarjoajalta pidempiaikaisissa (3-12 kk) jaksoissa, joko koordinaattori- tai projektipäällikkö –rooleissa kotimaisten tai ulkomaisten tapahtumien tai tilaisuuksien järjestelyresurssina sekä asiakasrajapinnassa tapahtuviin toimenpiteisiin. Työskentely tapahtuu tällöin pääsääntöisesti Business Finlandin tiloissa Helsingissä. Malli on uusi Business Finlandissa muiden toimialojen osalta (elintarvikealan projektinjohtopalvelua on hyödynnetty jo aikaisemmin), joten projektinjohtamisen hankinnan ennakoitu arvo perustuu parhaaseen mahdolliseen arvioon. Toimintasuunnitelma tehdään vuosittain ja sitä ohjaa määrärahatilanne ja Business Finlandin käytössä olevat resurssit. Näin ollen projektinjohtotarve voi vaihdella paljon vuosittain.