Asianhallintajärjestelmä ja sähköinen arkisto

Hämeenlinnan kaupunki (jatkossa myös hankintayksikkö / tilaaja) pyytää tarjoustanne asianhallintajärjestelmästä ja sähköisestä arkistosta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Sähköinen arkisto voi jäädä tilaajan käyttöön sopimuskauden päätyttyä. Sopimuskumppaniksi valitaan yksi tarjoaja. Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta. Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo on noin 250 000 - 500 000 euroa, josta kertakustannus on noin 50 000 - 100 000 euroa ja vuosittainen kustannus on noin 50 000 - 100 000 euroa. Kyseessä ovat arviot, jotka eivät sido hankintayksikköä. HUOM! Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1-2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).

HANKINNAN TAVOITTEET Hankinnan tavoitteena on Hämeenlinnan kaupunkia erinomaisesti palveleva, kokonaistaloudellisesti edullinen asianhallintajärjestelmä ja sähköinen arkisto. Asianhallintajärjestelmän ja sähköisen arkiston tulee toimia luotettavasti ja niiden tulee olla helppokäyttöiset. Hankinnan tavoitteena on lisäksi järjestelmä ja arkisto, joita kehitetään aktiivisesti kaikkia järjestelmän ja arkiston käyttäjiä ajatellen siten, että yleisestä kehitystyöstä ei veloiteta erikseen. Asianhallintajärjestelmä ja sähköinen arkisto hankitaan palveluna.

Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska asianhallintajärjestelmä ja sähköinen arkisto muodostavat yhden loogisen kokonaisuuden.

Arvo on noin hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo korkeimmillaan. Arvo ei sido hankintayksikköä. Hankinnan todellinen arvo jää pienemmäksi. Tämä on jälki-ilmoitus eli kilpailutus on jo tehty ja hankintasopimus on jo tehty.