Jakelupalvelun suorahankinta

Seurakuntavaaleissa valitaan seurakuntien ja seurakuntayhtymän päättäjät. Vaalit järjestetään neljän vuoden välein. Vaalikirjeen ja ilmoituskortin postitus jokaiselle äänioikeutetulle seurakunnan jäsenelle on pakollista äänestysalueisiin jakautuneissa seurakunnissa. Muillekin seurakunnille vaalikirjeen postitus on suositeltavaa, sillä henkilökohtainen kirje muistuttaa vaaleista ja lisää äänestysaktiivisuutta. Vaalikirjeen lähettäminen sisältää kirjeen tulostamisen ja sen kuorittamisen sekä sen jakelun. Hankinta kohdistuu vaalikirjeen jakeluun. Kirkkohallitus on kilpailuttanut vaalikirjeen tulostuspalvelun toimittajan ja tarjoaa seurakunnille mahdollisuutta liittyä siihen. Kilpailutus on tehty hankintalain (L1397/2016) 3. luvun 21 §:n tarkoittamana yhteishankintana. Kilpailutuksen on voittanut Posti Messaging Oy. Helsingin seurakuntayhtymä on päättänyt liittyä Kirkkohallituksen tarjoamaan vaalikirjeen tulostuspalveluun ja hankkia vaalikirjeen tulostuspalvelun Posti Messaging Oy:ltä (YKN 17.6.2026 § 214). Vaalikirjeiden tulostuksen rinnalle Posti Jakelu Oy tarjoaa seurakuntavaalikirjeiden jakeluun jakelupalvelua, jota seurakuntataloudet voivat halutessaan hyödyntää. Postin tarjoamaan jakeluhintaan sisältyy mahdollisten muuttuneiden osoitteiden selvitys ja kirjeiden ohjaaminen uuteen osoitteeseen. Lähetys sisältää paperiversion lisäksi myös digitaalisen kopion vaalikirjeestä niille vastaanottajille, jotka ovat ottaneet käyttöön digitaalisen OmaPosti-postilaatikon. Helsingin seurakuntayhtymä on päättänyt hankkia vaalikirjeiden lähettämisen suorahankintana Postin Jakelu Oy:ltä. Hankinta on arvoltaan kansallisen kynnysarvon ylittävä. Hankinnan kokonaisarvo on enintään 120 000 euroa syksyn 2026 aikana. Hankinta toteutetaan kertaluonteisena erillishankintana.

Hankinta tehdään suorahankintana valitulta toimittajalta. Hankinta ei sisällä optioita ja koskee ainoastaan seurakuntavaalien jakelupalveluita. Sopimuskauden jälkeen on mahdollista tarkastella, onko markkinoille tullut muita vastaavia ratkaisuja. Jakelupalvelun hankinnan suorahankintana tekeminen perustuu Hankintalain (1397/2016) 40§ 2 mom. 2. kohdassa mainituista teknisistä syistä johtuvaan kilpailun puuttumiseen: tavoitteen mukaista palvelua tarjoaa Suomessa tällä hetkellä ainoastaan yksi toimija. Postin jakeluhintaan sisältyy digitaalinen kopio vaalikirjeestä niille vastaanottajille, jotka ovat ottaneet käyttöön digitaalisen OmaPosti-palvelun. Digitaalinen kopio on Helsingin seurakuntayhtymän näkökulmasta kriittinen vaalikirjeiden toimittamiseen liittyvä palvelu, joka parantaa merkittävästi kirjeiden tavoittavuutta. Tilanteessa, jossa viranomaisviestintä on pitkälti sähköistä, olisi ongelmallista, jos Helsingin seurakuntayhtymä ei käyttäisi mahdollisuutta lähettää vaalikirjettä myös digitaalisessa muodossa. Vaalikirjeen osalta digitaalisen kopion toimittaminen muuten kuin Postin OmaPosti-palvelun kautta olisi erittäin hankalaa tiedon arkaluonteisuuden vuoksi. Vaalikirjeen digitaalisen kopion tuottaminen OmaPosti-palveluun on mahdollista, koska Posti saa Kirkkohallitukselta vaalikirjeen ja ilmoituskortin materiaalin kirjeiden tulostamista ja kuorittamista varten. Muu palveluntuottaja ei voi tuottaa digitaalista kopiota vaalikirjeestä ja ilmoituskortista, koska jakeluvaiheessa kirjeet ovat valmiiksi kuoritettuja, eikä toimittajalla ole olemassa kirjeiden materiaalia. Vaalikirjeet ja ilmoituskortit sisältävät GDPR:n mukaan erityisiä henkilötietoja, joiden käsittelyä tulee rajoittaa. Ei ole perusteltua, että tietoja jaetaan useille eri toimijoille. Osa materiaalista toimitetaan Postille suoraan Kirkkohallituksesta. Hankintayksikön käsityksen mukaisesti Posti Jakelu Oy on ainoa toimija, joka tällä hetkellä pystyy toimittamaan yllä kuvatun kaltaisen yhden palvelukokonaisuuden.