Hautakarttapalvelun suorahankinta

Helsingin seurakuntayhtymällä on kuusi hautausmaata (Malmi, Maunulan uurnalehto, Hietaniemi, Kulosaari, Honkanummi ja Östersundom), joiden yhteenlaskettu pinta-ala on n. 182 hehtaaria. Nykyisessä hautarekisterissä olevia hautoja on 140.000 kpl. Kiinteistöpihoja on yhteensä n. 60 kpl, ja kiinteistöpihat sijaitsevat pääosin Helsingin kaupungin alueella. Hankinnan kohteena on hautausmaiden ja kiinteistöpihojen digitaalisen (dwg) aineiston siirtäminen uuteen käyttöönotettavaan karttapalveluun ja palvelun vuosittainen ylläpito. Sähköinen hautakarttaohjelma toteutetaan pilvipohjaisena ohjelmistopalveluna (SaaS-palveluna). Karttapalvelun avulla toteutetaan alla kuvatut asiat: • Julkaistaan ja ylläpidetään hautausmaiden pohjakarttoja (erilaisia karttatasoja hyödyntäen) • Julkaistaan ja ylläpidetään kiinteistöjen piha-alueiden karttoja (erilaisia karttatasoja voidaan hyödyntää) • Näytetään hautarivit ja korttelit, muistolehdot ja sirottelualueet • Hallitaan hautojen sijaintitiedot, asiakastiedot, vainajatiedot, hoitotiedot, haltijatieto ja hallinta-aikatiedot • Esitetään uusien tai vapautuvien hautapaikkojen sijaintitiedot = hautapaikan näyttäminen esim. karttaa hyödyntäen ja hautapaikkojen varaaminen (myös useiden hautojen ”alustava varaus”) • Ylläpidetään kaikkien rakenteiden, rakennusten, alueiden, käytävien, johtojen (maan alaiset ja maanpäälliset tiedot) sijainti, aluetiedot (kuntotieto (esimerkiksi 1–5 asteikolla, optiona) • Ylläpidetään kasvillisuustiedot (nurmikot, niityt, metsät, puut, perennat, pensaat, luonnonmukaiset alueet), ha, m2, kpl riippuen esitettävästä aiheesta • Esitetään käytävien (I, II, III, Ib ei talvikunnossapitoa) ja alueiden kunnossapitoluokkatiedot (RAMS) m2 tai ha • Ylläpidetään puurekisteriä ja kasvillisuuden kunto- ja omaisuustieto • Omaisuusrekisterit ilmoitetaan eri yksiköittäin m2, kpl, m (sovitaan yksiköt tilaajan kanssa) • Erilaisten kirjattujen toimienpiteiden (esimerkiksi kevätkatselmus) listaus, aikataulutus, raportointi • Kohteille kuten haudoille, rakenteille (esimerkiksi muureille) pystytään viemään tehtäviä ja tekemään niistä raportteja • Hautausmaille pystytään esittämään erilaisia tarkastuksia (kunto, toimivuus, turvallisuus) ja niiden dokumentointi • Kesä ja talvihoitotehtävät ja niiden dokumentointi (10 v.) ja raportointi toimenpide karttaan • Havaintojen tekeminen esim. yksittäisestä haudasta tai rakenteesta ja niiden muokkaaminen tehtäväksi • Työmaapäiväkirja Hankinta on arvoltaan kansallisen kynnysarvon ylittävä. Hankinnan kokonaisarvo on enintään 193.000 euroa neljän vuoden aikana. Varsinainen sopimusaika on kaksi vuotta ja hankintaan sisältyy kaksi optiovuotta, joiden käyttöönotto ratkaistaan erikseen.

Hankinta tehdään suorahankintana, määräaikaisesti kahdeksi vuodeksi ja hankintaan sisältyy kaksi optiovuotta, joiden käyttöönotto ratkaistaan erikseen. Sopimuskauden jälkeen on mahdollista tarkastella, onko markkinoille tullut muita vastaavia ratkaisuja. Hautakarttapalvelun ja kiinteistöpihojen karttapalvelun hankinnan suorahankintana tekeminen perustuu Hankintalain (1397/2016) 40§ 2 mom. 2. kohdassa mainituista teknisistä syistä johtuvaan kilpailun puuttumiseen: tavoitteen mukaista palvelua tarjoaa Suomessa tällä hetkellä ainoastaan yksi toimija. Vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei hankintayksikön käsityksen mukaan ole saatavilla. Hankintaa on valmisteltu tekemällä avoin tietopyyntö ja markkinavuoropuhelu, jossa kartoitettiin yhteensä 18 kysymyksellä olemassa olevien karttapalveluiden ja niiden toiminnallisuuksien tilannetta ja saatavuutta. Tietopyyntöön saatiin kymmeneltä eri yritykseltä vastine. Hankinnan valmistelussa on konsultoitu myös muita seurakuntatalouksia, joissa tarpeet palvelulle ovat olleet samansuuntaisia. Muilla toimijoilla ei tietopyynnön ja selvitystyön perustella ole tällä hetkellä tavoitellun mukaista, kaikki vaatimukset täyttävää valmista palvelua tarjolla. Geometrix Oy:n karttapalvelu on laajalti käytössä myös muissa seurakuntatalouksissa ja sen toiminnallisuus ja käytettävyys hautausmaaympäristössä on hyväksi havaittu. Helsingin seurakuntayhtymällä ei ole tällä hetkellä voimassa olevaa sopimusta mistään hautakarttapalvelusta ja toimivan palvelun saaminen mahdollisimman nopeasti käyttöön on tärkeää sujuvan hautaustoiminnan varmistamiseksi. Hautaustoimella ei ole riittäviä resursseja olla mukana kokonaan uuden palvelun kehittämisessä, vaan toiminnan sujuvuuden takaamiseksi hankitaan heti käyttövalmis palvelu. Toimiva hautakarttapalvelu on myös olennainen osa hautaustoimen varautumista ja huoltovarmuutta yhteiskunnallisesti kriittisenä toimijana.