Määräaikainen taloushallinnon järjestelmän suorahankinta

Ilmoitus määräaikaisesta taloushallinon järjestelmän suorahankinnasta ajalle 1.6.2026 - 31.5.2028. Rauman kaupunki ilmoittaa hankintalain 40 §:n mukaisesta taloushallinnon järjestelmän määräaikaisesta suorahankinnasta ajalle 1.6.2026 - 31.5.2028. Perusteena suorahankinnalle on julkisen palvelun keskeyttämättömän hoitamisen turvaaminen tilanteessa, jossa muiden kaupungin käytössä olevien järjestelmien kanssa teknisesti yhteensopivan taloushallinnon järjestelmän (Unit4) ylläpitopalveluineen pystyy toimittamaan vain yksi palveluntuottaja. Suorahankinta ei rajoita taloushallinnon järjestelmän tulevaa kilpailuttamista. Rauman kaupunki suunnittelee taloushallinnon järjestelmäkilpailutusta viimeistään vuodelle 2027.

Rauman kaupunki on aiemmin päättänyt hankkia sidosyksiköltään Kuntien Hetapalvelut Oy:ltä Abilitan Unit4-toiminnanohjausjärjestelmän ("järjestelmä") kaupunginhallituksen päätöksellä (KH 28.6.2021 § 353). Hankintasopimus on solmittu 7.12.2021 toistaiseksi voimassa olevana. Hankinnan kohteena olivat Unit4 ERP taloushallinnon järjestelmä ylläpitopalveluineen, joka sisälsi seuraavat moduulit: taloushallinnon moduuli, hankinnat, raportointi, sekä työnkulut. Järjestelmän toimittaa kansainvälinen Unit4-konserni, jota Suomessa edustaa Oy Abilita Ab. Kuntien Hetapalvelut Oy on ilmoittanut järjestelmän ylläpitopalveluiden palveluntuotannon muutoksista siten, että palvelutuotanto (ja nykyinen hankintasopimus) Kuntien Hetapalvelut Oy:n tuottamana päättyy ja Hetapalvelut luopuu Rauman kaupungin käytössä olevan järjestelmän pilvialustaympäristön hallinnasta ja ylläpidosta. Jatkossa järjestelmän ja sen tarvitseman pilvialustapalvelun tuottaa vain Oy Abilita Ab. Palvelukokonaisuus pysyy samana, eli järjestelmän toiminnallisuus itsessään ei tämän suorahankinnan myötä muutu. Muutoksen taustalla on mahdollinen hankintalainsäädännön muutos, minkä vuoksi Kuntien Hetapalvelut Oy ei voi tarjota järjestelmää enää sidosyksikkönä Rauman kaupungille. Lisäksi (Kuntien Hetapalvelut Oy:stä riippumatta) tietojärjestelmätoimittaja Unit4-konsernin uusi globaali strategia on, että kaikki paikallisesti asennetut tai toisissa pilviympäristöissä olevat järjestelmäratkaisut on siirrettävä Unit4-pilveen, jotta niiden käyttäjät jatkossakin olisivat ylläpidon piirissä. Käytännössä tämä tarkoittaa, että Rauman kaupungin käytössä oleva järjestelmä on sen toimivuuden häiriöttömän jatkumisen varmistamiseksi siirrettävä Unit4:n ylläpitämään ja hallinnoimaan pilveen. Jotta nykyisen järjestelmän toiminta/yhteensopivuus ja taloushallintopalveluiden jatkuvuus voidaan siis varmistaa tulevan uuden kilpailutuksen ajaksi, tulee järjestelmän ja sen ylläpitopalveluiden hankinta keskittää siksi aikaa sen toimittamiseen Suomessa erikoistuneelle palveluntuottajalle (Oy Abilita Ab). Edellä todetuista syistä johtuen järjestelmän sekä siihen tarvittavien ylläpitopalveluiden hankinta on perusteltua käsitellä hankintalain 40§:n mukaisesti suorahankintana. Hankintayksikö katsoo määräaikaisen suorahankinnan, jolla varmistetaan käytössä olevan järjestelmän toimivuus ja tekninen yhteensopivuus, olevan välttämätön julkisen palvelun keskeytymättömän hoitamisen kannalta. Suorahankinnalla ei rajoiteta tulevaa taloushallinnon järjestelmän kilpailuttamista ja sen myötä tapahtuvaa toiminnallisten ja teknisten kriteerien uudelleenmäärittelytyötä. Rauman kaupunki suunnittelee taloushallinnon järjestelmäkilpailutusta viimeistään vuodelle 2027. Suorahankinnan arvo on noin 102.000 euroa vuodessa, joten arvo koko kahden vuoden sopimuskaudelta on noin 204.000 euroa ja nettovaikutus on arviolta 0 euroa vuodessa verrattuna siihen, mikäli toimintaa olisi voitu jatkaa Kuntien Hetapalvelut Oy:n kanssa. Muutos ei muuta sopimuksen yleistä luonnetta. Hankintaoikeudellinen arvio: Hankintalaki (1397/2016) sovellettava kohta 40 § 2 mom. teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Turvatakseen järjestelmänsä (Unit4) tuotantokäytön katkeamattomana ja ilman teknisiä (eri järjestelmien välisiä) yhteensopivuusongelmia siihen tarvittavine ylläpitopalveluineen, hankkii Rauman kaupunki järjestelmän ja sen ylläpitopalvelut määräaikaisesti kahdeksi (2) vuodeksi suorahankintana Oy Abilita Ab:lta Hankintalain 40§:n 2. kohdan nojalla, ja antaa siitä tämän suorahankintailmoituksen.