Talous- ja henkilöstöraportointijärjestelmän laajennuksen hankinta

Vaasan kaupungin konserniohjauksen strategiassa ja kaupungin henkilöstöohjelmassa (2022-2025) on yhtenä tavoitteena tiedolla johtamisen ja johdon dashboad-toiminallisuuden kehittäminen. Lisäksi Vaasan kaupungin raportointitarpeet ovat lisääntyneet viranomaisraportoinnin tiukentuneiden vaatimusten seurauksena. Talous- ja henkilöstötiedon visualisointi sekä helposti käytettävät raportointinäkymät ovat keskeisiä esihenkilöstön ja johdon päätöksenteon tukena. Jotta tiedolla johtamisen ja raportoinnin kehittämistä voidaan jatkaa suunnitelmallisesti ja tietotarpeisiin vastaten, on nykyistä järjestelmäkokonaisuutta tarpeen laajentaa. Vaasan kaupungilla on käytössään Neotide Oy:n toimittama Exreport raportointijärjestelmä. Exreport raportointijärjestelmää hyödynnetään laajasti organisaatiossa sekä henkilöstö- että talousraportoinnissa. Exreport pitää sisällään Vaasan kaupungin tarpeisiin räätälöityjä raportointikokonaisuuksia ja muita toiminnallisuuksia. Henkilöstöpalvelualue sekä talous- ja strategiapalvelualue ovat neuvotelleet suoraan nykyisen järjestelmätoimittajan Neotide Oy:n kanssa Exreportin henkilöstö- ja talousraportointijärjestelmän laajennuksesta. Laajennus käsittää henkilöstön, talouden ja muita strategisesti tärkeitä toimintaa ja toimintaympäristöä kuvaavia mittareita graafisessa muodossa mukaan lukien esihenkilöstölle suunnatut raportointinäkymät. Hankinnan kokonaisarvo muodostuu laajennuksen käyttöönottokustannuksista sekä vuosittaisista ylläpidollisista kustannuksista.

Konserniohjauksen strategiassa, kaupungin henkilöstöohjelmassa (2022-2025) ja vuoden 2025 talousarviossa on yhtenä tavoitteena tiedolla johtamisen ja johdon työpöydäntoiminallisuuden kehittäminen. Lisäksi Vaasan kaupungin raportointitarpeet ovat lisääntyneet viranomaisraportoinnin tiukentuneiden vaatimusten seurauksena. Talous- ja henkilöstötiedon visualisointi sekä helposti käytettävät raportointinäkymät ovat keskeisiä esihenkilöstön ja johdon päätöksenteon tukena. Jotta tiedolla johtamisen ja raportoinnin kehittämistä voidaan jatkaa suunnitelmallisesti ja tietotarpeisiin vastaten ja täyttäen, on nykyistä järjestelmäkokonaisuutta tarpeen laajentaa. Vaasan kaupungilla on käytössään Neotide Oy:n toimittama Exreport raportointijärjestelmä. Järjestelmä on hankittu vuonna 2011. Exreport raportointijärjestelmää hy ödynnetään laajasti organisaatiossa sekä henkilöstö- että talousraportoinnissa. Exreport pitää sisällään Vaasan kaupungin tarpeisiin räätälöityjä ja kehitettyjä raportointikokonaisuuksia ja muita toiminnallisuuksia. Henkilöstöpalvelualue sekä talous- ja strategiapalvelualue ovat neuvotelleet suoraan nykyisen järjestelmätoimittajan Neotide Oy:n kanssa Exreportin henkilöstö- ja talousraportointijärjestelmän laajennuksesta. Laajennus käsittää henkilöstön, talouden ja muita strategisesti tärkeitä toimintaa ja toimintaympäristöä kuvaavia mittareita graafisessa muodossa mukaan lukien esihenkilöstölle suunnatut raportointinäkymät. Hankinnan kokonaisarvo muodostuu laajennuksen käyttöönottokustannuksista sekä vuosittaisista ylläpidollisista kustannuksista. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on siten noin 96 000 €. Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (hankintalaki 1397 / 2016) 40 §:n 1 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole, eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan keinotekoisesta kaventamisesta. Ennen suorahankintaa koskevan päätöksen valmistelua on Vaasan kaupunki tehnyt perusteellisen arvion mahdollista toteutusvaihtoehdoista. Arvioinnissa tarkasteltiin ratkaisua, jossa tarvittava raportointilaajennus toteutettaisiin erillisenä ja nykyisestä järjestelmästä irrallisena järjestelmähankintana kilpailutuksen kautta. Tällöin nykyinen Exreport-järjestelmä jäisi käyttöön ja tarpeen vaatiessa järjestelmien välinen yhteensopivuus rakennettaisiin uusien rajapintojen avulla. Mahdollinen kahden eri järjestelmän käyttäminen lisäisi kustannuksia merkittävästi ja kasvattaisi järjestelmäarkkitehtuurin monimutkaisuutta. Toisena ratkaisuna olisi raportointijärjestelmän laajempi kilpailuttaminen ja uuden järjestelmäkokonaisuuden käyttöönotto. Tämä vaihtoehto merkitsisi hyvin laajamittaista käyttöönottoprojektia ja johtaisi nykyiseen järjestelmään tehtyjen kehitysinvestointien menettämiseen. Osa nykyisestä järjestelmästä jäisi kuitenkin vielä käyttöön, kuten henkilöstösuunnittelu-raportti/työkalu, joka ei olisi osa kilpailutettavaa kokonaisuutta. Arvioinnin perusteella voidaan todeta, että suorahankinnalla on olemassa selkeät ja perustellut edellytykset. Ainoastaan nykyinen järjestelmätoimittaja Neotide Oy kykenee teknisesti toteuttamaan tarvittavan laajennuksen käytössä olevaan Exreport-järjestelmään. Vaihtoehtoiset toteutusmallit johtaisivat merkittäviin lisäkustannuksiin ja järjestelmäarkkitehtuurin hajautumiseen. Lisäksi perusteena hankinnan toteuttamiseksi valitulta toimittajalta on vaara usean järjestelmän yhteensopimattomuudesta ja laajennusten kautta tavoiteltavan tiedon graafisen raportoinnin ja esitysmuodon saatavuuden toteutumattomuus asianmukaisesti ja tehokkaasti. Kyseessä ei ole hankinnan keinotekoinen kaventaminen, vaan teknisestä yhteensopivuudesta johtuva tilanne, jossa järkeviä vaihtoehtoisia ratkaisuja ei ole. Näin ollen suorahankinta on tässä tapauksessa perusteltu ja kokonaistaloudellisesti tarkoituksenmukaisin menettely. Vaasan kaupunginhallituksen päätös asiasta (Vaasan kaupunginhallitus §193 / 11.8.2025) on osoitteessa https://tweb.vaasa.fi/ktwebscr/pk_asil_tweb.htm?bid=20687