HR- ja palkanlaskentajärjestelmän siirto SaaS-palveluun

Eläketurvakeskus on päättänyt siirtää nykyisen Mepco HR- ja palkanlaskentajärjestelmänsä SaaS-palveluun ja toteuttaa siirron suorahankintana Accountor HR Solutions Oy:ltä. Hankinnan tavoitteena on siirtää nykyinen Mepco HR- ja palkanlaskentajärjestelmä Eläketurvakeskuksen omasta palvelinympäristöstä Accountor HR Solutions Oy:n tuottamaan SaaS-palveluun siten, että järjestelmän toiminnot, tietosisällöt ja käyttöliittymä säilyvät ennallaan. Hankinta on ajankohtainen, koska nykyisen on-premise-version tuki on päättymässä. Tavoitteena ei ole muuttaa järjestelmää, vaan siirtää se uuteen ympäristöön niin, että kaikki nykyiset toiminnallisuudet ja integraatiot muihin järjestelmiin säilyvät. Siirron jälkeen HR- ja palkanlaskentaprosessien tulee toimia samalla tavalla kuin ennen siirtoa.

Suorahankinta perustuu hankintalain (1397/2016) 40 §:n 2 momentin 2 kohtaan, jonka mukaan hankintasopimus voidaan tehdä suoraan, jos vain yksi toimittaja voi teknisistä tai yksinoikeudellisista syistä toteuttaa hankinnan, eikä järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ole, eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta rajaamisesta. Eläketurvakeskuksella on käytössään Accountor HR Solutions Oy:n kehittämä ja omistama Mepco HR- ja palkkajärjestelmä, jota on käytetty on-premise-muodossa Eläketurvakeskuksen palvelinympäristössä. Accountor on ilmoittanut tämän version tuen päättyvän ja ehdottanut järjestelmän siirtoa Mepco HRM SaaS -palveluun. Koska Accountor HR Solutions Oy:llä on järjestelmään yksinoikeus, vain he voivat teknisesti ja oikeudellisesti toteuttaa siirron ja taata järjestelmän käytön jatkossa. Tulevan muutoksen vuoksi Eläketurvakeskus toteutti vuonna 2024 markkinakartoituksen, jossa selvitettiin markkinoilla olevia HR- ja palkkajärjestelmiä ja niiden soveltuvuutta ETK:n tarpeisiin. Markkinakartoituksessa ei löytynyt järkevää vaihtoehtoista tai korvaavaa järjestelmää tai toimittajaa, joka olisi pystynyt vastaamaan ETK:n tarpeisiin ilman mittavaa räätälöintiä, prosessimuutoksia ja resurssien lisäystä. ETK:n nykyinen järjestelmä, Mepco, on vuosien varrella räätälöity tiiviisti organisaation omien käytäntöjen ja työehtosopimuksen mukaiseksi. Mepcoon on rakennettu kriittisiä toimintoja, kuten monimutkaisia laskentoja, lomakepohjaisia prosesseja ja käyttäjärooleihin perustuvia näkymiä, joita muut järjestelmät eivät tarjoa valmiina. Markkinakartoituksessa ilmeni, että vaihtoehtoiset toimittajat eivät kykene toteuttamaan vastaavaa ratkaisua ilman laajamittaista räätälöintiä, eivätkä he pystyneet takaamaan, että kaikki ETK:n tarpeet olisivat toteutettavissa. Lisäksi ETK:lla on vahva sisäinen osaaminen juuri Mepco-järjestelmästä, mikä vähentää koulutus- ja käyttöönottohaasteita. Mepcon siirtyminen SaaS-ympäristöön säilyttää käyttöliittymän ja toiminnallisuudet ennallaan, mikä mahdollistaa sujuvan ja riskittömän siirtymän ilman tarpeettomia kustannuksia tai toimintakatkoksia. ETK katsoo, että sen tekemä markkinakartoitus on riittävä osoitus siitä, ettei Accountor HR Solutions Oy:n Mepco HRM SaaS -palvelulle ole olemassa järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja. Suorahankinta ei johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta rajaamisesta, vaan siitä, että ETK:n käytössä oleva Mepco-järjestelmä on pitkälle sovitettu ETK:n tarpeisiin ja se on sidottu toimittajan yksinoikeudella hallitsemaan teknologiaan. Edellä esitetyin perustein suorahankinnan edellytykset täyttyvät hankintalain 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaisesti.