Lappeenrannan pääkirjaston ja Sammonlahden kirjaston muuttopalvelut

Lappeenrannan kaupunki (Tilaaja) pyytää tarjousta Lappeenrannan Sammonlahden kirjaston sekä pääkirjaston muuttopalveluista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan kohteena on Lappeenrannan Sammonlahden kirjaston aineistokokoelman ja kaluston siirto sekä pääkirjaston aineistokokoelman ja kaluston siirto uusiin vastavalmistuneisiin tiloihin (Sammonlahti) sekä peruskorjattuun kirjastoon (pääkirjasto).

Sammonlahden kirjaston aktiivikokoelmat ja kalusteet siirretään Sammontorilla sijaitsevasta kirjastosta (Sammontori 2) uuteen Sammontalon kirjastoon (Ruskolahdenkatu 5-7) hyllystä hyllyyn muuttona. Tämän jälkeen Sammonlahden vanhasta kirjastosta siirretään ja kasataan hyllyjä pääkirjastoon. Pääkirjaston muutossa aktiivikokoelmat ja kalusteet siirretään väistökirjastosta IsoKristiinasta (Brahenkatu 5) pääkirjastoon (Valtakatu 47), minkä lisäksi varastokokoelma ja osa kalusteista siirretään kirjastoon Parkkarilan varastotilasta (Parkkarilankatu 32). Muuttopalvelut sisältävät: - Sammonlahden aineistojen siirron Sammontalon uuteen kirjastoon sekä laitteiden yms. kalusteiden siirron - Sammonlahden hyllyjen siirron pääkirjaston kellarikerrokseen - Pääkirjaston aineiston ja laitteiden yms. siirron Valtakadulle: siirto koskee myös erilaisia laitteita, kalusteita sekä muun irtaimiston siirron ml. asiakastilojen sekä työhuoneiden kalusteet ja irtaimen tavaran - Pääkirjaston varastoaineistojen siirron Parkkarilan varastosta remontoituun pääkirjastoon Lisäksi tarjouksessa pyydetään kahta optiota Carelican siirtohyllyjen muuttopalvelua koskien: ⦁ ensimmäinen optio sisältää siirtohyllyjen siirron Parkkarilan varastosta pääkirjaston kellarikerrokseen tilaan 011 ⦁ toinen optio sisältää siirtohyllyjen muokkaamisen ja kokoamisen pääkirjaston kellarikerrokseen tilaan 011 Toimittaja hoitaa kirjastoaineiston muuton kummassakin kirjastossa hyllystä hyllyyn -periaatteella: Toimittaja pakkaa ja purkaa aineistot hyllyihin tilaajan ohjeistuksen mukaisesti. Muuttoa tehtäessä tilaajan työntekijät ovat paikalla sekä lähettävässä että vastaanottavassa tilassa. Poikkeuksen tähän muodostavat Parkkarilan varastosta tuotavat Carelica-kokoelman aineistot, jotka ainoastaan siirretään varastoista pääkirjastoon niille osoitettuun paikkaan palveluntuottajan toimesta. Kirjasto vastaa tämän aineiston purkamisesta hyllyihin. Valittu palveluntuottaja laatii tarkemman muuttosuunnitelman yhdessä tilaajan kanssa. AIKATAULU: Sammonlahden kirjasto valmistuu elokuussa ja varsinainen muutto (ja aineiston pakkaus) toteutetaan syyskuun ensimmäisillä viikoilla 36–37 (1.9.–14.9.). Kirjasto on tarkoitus avata uusissa tiloissa 15.9.2025, minkä jälkeen Sammontalon kirjastosta voidaan siirtää hyllyt pääkirjastoon. Mikäli muutto viivästyisi kirjaston rakennustöiden tai kalustehankintojen takia, neuvotellaan uusi muuttoaika erikseen palveluntoimittajan kanssa. Pääkirjaston sisustaminen valmistuu lokakuussa 2025. Kirjaston kaikki palvelut avataan itsenäisyyspäivän jälkeen, joten muutto toteutetaan marraskuussa. Mikäli osa kirjahyllyistä saadaan tiloihin jo ennen lokakuun loppua, voidaan muutto aloittaa jo lokakuussa. Varsinainen aktiivikokoelman muutto tapahtuu kuitenkin marraskuussa, pakkaamisen aloittamisen ajankohdasta sovitaan Tilaajan kanssa erikseen. Mikäli muutto viivästyisi kirjaston rakennustöiden tai kalustehankintojen takia, neuvotellaan uusi muuttoaika erikseen palveluntoimittajan kanssa. Lopullinen muuttoaikataulu sovitaan ja vahvistetaan hankinnan toteuttajaksi valitun toimittajan kanssa siten, että asiakaspalvelut pystytään toteuttamaan vähintään oheisen liitteenä olevan kuvauksen mukaisena. Muuttopalveluiden tarkempi kuvaus ja Tilaajan hahmottelema aikataulu tarjouspyynnön liitteenä 1.

MUUTTOSUUNNITTELMA Tilaaja on suunnitellut alustavan muuttoaikataulun, mutta muuttopalveluhankkeen kokonaishintaan tulee kuulua muuttosuunnittelijan tarkempi suunnitelma muuton toteutuksesta, jossa tarkennetaan muuton aikataulu, tarvittava henkilöstö sekä muuttolaatikko- ja muu pakkaustarve.

Hankinnan kohteen kriteereissä, kohdassa Työnjohtajan referenssejä ja kokemusta pisteytetään toteutuneiden kohteiden mukaisesti. Tarjouspyyntöä on korjattu siten, että pisteytyksen vaatimusten täyttyminen muutetaan viideksi vuodeksi kuhunkin pisteytyksen kohtaan.