Jamk - Reportronic pilvipalveluun siirtyminen

Hankintayksikkö on siirtymässä käyttämään Reportronicin SaaS-palvelua. Reportronicia käytetään hankintayksikön kaikissa TKI-toiminnan projekteissa aina ideasta projektin päättymiseen asti. Lisäksi järjestelmää käytetään esimerkiksi palkkojen tositemuodostukseen, työaikailmoitusten tarkastamiseen ja hyväksymiseen. Järjestelmällä haetaan luokitustietoja palkkakohdistuksiin ja tilastoihin sekä työaikoja TKI-tuottojen laskemiseen. Järjestelmällä mm. hallinnoidaan ja johdetaan lisäksi hankintayksikön moniprojektiympäristöä huomioiden riskienhallinnan ja toiminnan ajantasaisen seurannan. Hankintayksikkö käyttää Reportronicia tällä hetkellä paikallisasennuksena ja siihen on tehty useita integraatioita ja räätälöityjä tiedonsiirtoratkaisuja. Hankintayksiköllä on tällä hetkellä Reportronicissa käytössä esimerkiksi seuraavia räätälöityjä siirtoliittymiä: * palkkojen jakoajo, * poissaolosiirto työaikakirjauksien pohjaksi, * työaikaleimausten siirto työaikakirjausten pohjaksi, * käyttäjätietojen siirto, * projektitietojen siirto web-palvelimille verkkosivuilla julkaisua varten. Pilvipalveluun siirtymisen jälkeen hankintayksikön ei tarvitse enää esimerkiksi ylläpitää omaa palvelinympäristöä tai huolehtia palvelinkapasiteetista, tietoturvasta, varmuuskopioinnista tai käyttökatkoista johtuvista riskeistä. Tämä vähentää merkittävästi IT-hallinnan kuormaa ja kustannuksia. Ohjelmistopäivitykset, tietoturvaparannukset ja järjestelmän päivitetyt toiminnallisuudet toimitetaan SaaS-palvelun kautta automaattisesti ilman erillistä asennustyötä tai erillisiä lisäkustannuksia.

Hankintayksikkö on selvittänyt laajasti tarjolla olevia vaihtoehtoisia työkaluja työajanraportointiin ja projektienhallintaan (mm. suunnittelu, budjetointi, työaikojen raportointi ja hyväksyntä, talouden seuranta, toteutuksen ohjaus sekä raportointi) korkeakouluympäristössä. Reportronic täyttää tehdyn selvityksen perusteella ainoana hankintayksikön kaikki tarpeet ja on otettavissa käyttöön SaaS -ympäristössä ilman suuria muutoskustannuksia. Muut kartoitetut vaihtoehdot eivät täytä toiminnallisuuksiltaan hankintayksikön asettamia vaatimuksia. Lisäksi jo toteutettujen räätälöityjen siirtoliittymien uudelleen rakentaminen (toimittajavaihdoksen vuoksi) sekä uuden järjestelmän käyttöönotto kokonaisuutena aiheuttaisi hankintayksikölle huomattavia lisäkustannuksia. Hankintalain § 40 2 momentin 2-kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Hankinnan ennakoituun arvoon on otettu huomioon SaaS-palveluun siirtymisen kustannusten lisäksi kyseisen järjestelmän vuosittaiset ylläpidon, käyttöpalvelun ja mahdollisten pienkehitystöiden kustannukset.