Tekoälyratkaisun hankinta ryhmäsähköpostiviestien käsittelyä varten

Hankinnan kohteena on tekoälypohjainen ratkaisu kirjaamoon saapuvien ja kirjaamosta edelleen lähetettävien sähköpostiviestien automaattiseen käsittelyyn. Ratkaisu tulee Etelä-Savon hyvinvointialue Eloisan kirjaamopalvelujen käyttöön (kirjaamossa työskentelee tällä hetkellä yhteensä 5 henkilöä). Ratkaisun tarkoituksena on helpottaa kirjaamon henkilökunnan ryhmäsähköpostiviestien käsittelyä siten, että heidän ei tarvitse avata jokaista sähköpostiviestiä, vaan tekoälyratkaisu pystyy tietyin opetetuin kriteerein avaamaan ja hoitamaan osan saapuneista sähköpostiviesteistä automaattisesti. Tilaajalla on oltava mahdollisuus käyttää ja kouluttaa tekoälyä tarpeen mukaan myös itse. Käyttöön tulevan ratkaisun odotetaan käsittelevän saapuvat sähköpostiviestit, ja viestin sisällön (poimimalla sieltä tiettyjä sanoja) tai otsikon perusteella tulkitsevan viestin sekä tekevän sille tarvittavat toimenpiteet. Tilaaja kouluttaa tekoälyä, jotta ratkaisu pystyy jatkossa selvittämään ja suorittamaan seuraavat toimenpiteet: - tuleeko viesti lähettää automaattisesti eteenpäin (johonkin Eloisan tiettyyn yksikköön), - tuleeko viestin lähettäjälle lähettää automaattinen vastausviesti (esimerkiksi pyyntö toimittaa alkuperäisestä viestistä puuttuneet liitteet tai muut pakolliset selvitykset), vai - tuleeko viesti siirtää kirjaamon henkilökunnan käsiteltäväksi (esimerkiksi asianhallintaohjelmaan tehtävät asian avaukset). Ratkaisun tulee pystyä käsittelemään myös turvasähköposteja siten, että turvasähköposti on käsittelyn jälkeen avattavissa myös toisella laitteella tai toisella henkilöllä.

Ratkaisun tulee olla käytettävissä suoraan Outlook -sähköpostiympäristössä ilman erillistä käyttöliittymää tai erillistä työpöytäratkaisua. Pääkäyttäjän hallinnointityökalua varten voi olla erillinen työpöytäratkaisu tai sovellus. Tarjotun tekoälyratkaisun tulee olla käyttövalmis, ja siinä tulee olla mahdollisuus liittää ratkaisu myös muihin Etelä-Savon hyvinvointialueen käytössä oleviin tietojärjestelmiin. Ratkaisulta toivotaan mutta ei vaadita mahdollisuutta hyödyntää tekoälyä myös jakeluluetteloiden tekemisessä ja sähköpostiviestien edelleen lähettämisessä jakeluluetteloiden mukaisiin sähköpostiosoitteisiin. Esimerkiksi siten, että ratkaisu etsii muiden organisaatioiden kirjaamojen sähköpostiosoitteet ja tekee massajakelut kyseisiin sähköpostiosoitteisiin niiden viestien osalta, joita sähköpostin lähettäjä pyytää välittämään edelleen. Tarjoajilla tulee olla kokemusta aiemmin toteutetuista automaatioista sekä kokemusta muihin järjestelmiin tehdyistä integraatioista rajapintojen avulla. Hankinnassa on optio ratkaisun laajentamisesta arkiston ryhmäsähköpostikansion käsittelyyn.