Säkylän kunnan varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän hankinta

Säkylän kunta pyytää tarjouksia varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmästä SaaS-palveluna. Sopimuskumppaniksi valitaan yksi toimittaja. Avoimella hankintamenettelyllä haetaan kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan kokonaisratkaisu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti siten, että ratkaisu on tuotantokäytössä joulukuuhun 2025 mennessä.

Hankinnan tavoitteena on saada Säkylän kunnalle käyttöön varhaiskasvatuspalveluita tehokkaasti ja monipuolisesti palveleva, kokonaistaloudellisesti edullinen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmä. Hankittavan järjestelmän tulee noudattaa varhaiskasvatusta ohjaavaa lainsäädäntöä ja asetusta sekä Opetushallituksen määräyksiä ja mahdollistaa varhaiskasvatuspalveluiden tuottaminen Opetushallituksen ja Säkylän kunnan varhaiskasvatussuunnitelmien mukaisesti. Seuraavia lukuja voidaan käyttää järjestelmän ylläpidon ja tuen kuukausihinnoittelun perusteena. Luvut ovat tammikuulta 2025. • Kunnan oman palvelutuotannon päiväkotiyksiköiden määrä 5 kpl • Kunnan oman palvelutuotannon henkilöstön määrä 60 (sis. esihenkilöt, ei erityisavustajia), josta perhepäivähoitajia 9 • Kunnan oman palvelutuotannon lasten määrä 167, joista esiopetuksessa olevia 45 lasta ja perhepäivähoidossa 26 lasta • Säkylän kunnassa ei ole tällä hetkellä palvelusetelillä tuotettavaa palvelua Varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmän tulee sisältää tukipalvelun ja kehitystyön, käyttöönottohetkellä lakien edellyttämien/mahdollistamien ulkopuolisten tahojen tai järjestelmien integraatiot, konversiot, koulutukset ja järjestelmän ylläpidon. Järjestelmän avulla tulee voida suunnitella, seurata, ohjata ja arvioida varhaiskasvatuksen toimintaa tehokkaasti, taloudellisesti ja helppokäyttöisesti. Hankittavan järjestelmän tulee kattaa varhaiskasvatuksen keskeisimmät prosessit, kuten hakemukset ja päätökset, lasten hoitoaikavaraukset ja niiden toteutumat, perhepäivähoidon työvuorosuun-nittelun ja toteuman, toiminnan suunnittelua ja arviointia tukevat raportit ja tilastot, lapsen hoitoon ja sen suunnitteluun liittyvien dokumenttien hallinta ja ylläpito, varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen pedagoginen asiakirjahallinta, esiopetuksen opetussuunnitelman perusteet sekä viestintä varhaiskasvatuksen ja huoltajien välillä. Edellä mainitut prosessit tulee olla hallittavissa kokonaan sähköisesti. Avoimella hankintamenettelyllä haetaan kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan kokonaisratkaisu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti siten, että ratkaisu on käyttöönotettavissa syyskuu - marraskuu 2025 välisenä aikana ja tuotantokäytössä lokakuu - joulukuu 2025 välisenä aikana. Aikataulu on sovittavissa edellä esitetyn aikataulun puitteissa, kuitenkin siten, että järjestelmä on tuotantokäytössä viimeistään joulukuussa 2025. Tarjouspyyntö sisältää myös migraation nykyisestä Säkylän kunnan käyttämästä ProConsona-järjestelmästä uuteen järjestelmään. Osana käyttöönottosuunnitelmaa tilaaja ja järjestelmän toimittaja määrittävät yhteisesti, mitä tietoja käytössä olevasta järjestelmästä siirretään uuteen järjestelmään. Tilaaja sopii nykyisten järjestelmätoimittajien kanssa tietojen siirrosta ja aikataulusta. Tilaaja ja tietojärjestelmätoimittajat sopivat yhdessä teknisistä yksityiskohdista ja aikataulusta yhteisesti. Tilaaja pidättää oikeuden olla siirtämättä tietoja vanhasta järjestelmästä uuteen.