Asiakaskokemuksen mittaamisen ja analysoinnin asiantuntijapalvelut HUS Diagnostiikkakeskukselle

HUS-yhtymän Diagnostiikkakeskus (myöhemmin "Tilaaja" tai "Hankintayksikkö") pyytää tarjouksia asiakaskokemuksen mittaamisen ja analysoinnin asiantuntijapalveluista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan kohde käsittää kokonaispalveluna toteutettavien kyselytutkimuksien toteutuksen seuraavissa diagnostiikkapalvelujen kohderyhmissä: kliinikot, tilaajat ja potilasasiakkaat. Kliinikkokyselyt on määrä toteuttaa yhden (1) kerran joka vuosi ja tilaajakyselyt on määrä toteuttaa joka toinen vuosi. Potilasasiakaskyselyiden toteutuksen tarpeellisuus arvioidaan vuosittain erikseen. Palveluntuottaja toteuttaa Tilaajan kanssa suunnitellut kyselytutkimukset sovitussa aikataulussa. Hankinnan kohde sisältää kyselyiden toteutuksen, vastausten sisällön muuttamisen sähköiseksi dataksi, kerätyn datan analysoinnin, tutkimusraporttien laatimisen sekä tarvittaessa tutkimustulosten presentoinnin. Kyselyiden toteutus on pääsääntöisesti seuraavilla alueilla: HUS (tulosyksiköt), HUS-hyvinvointialueet [Uudenmaan hyvinvointialueet (Länsi-Uusimaa, Keski-Uusimaa, Itä-Uusimaa ja Vantaa-Kerava)] ja Helsingin kaupunki sekä YTA-hyvinvointialueet (Kymenlaakso ja Etelä-Karjala). Palvelu tapahtuu koordinoidusti yhdestä toimipisteestä HUSin alueella. Kyselyiden toteutukset eivät edellytä palveluntuottajalta matkustamista. Sopimuskauden ennakoitu aloitusajankohta on joulukuussa 2024. Palvelutuotannon kohteena olevien kyselyiden suunnittelu ja valmistelu aloitetaan ennakoidusti arvioiden tammikuussa 2025. Sopimuskaudella kyselyiden toteutus ennakoidusti arvioiden kliinikkokyselyt toukokuussa ja tilaajakyselyt huhti-kesäkuu. Tulosten tulee olla valmiina viimeistään syyskuussa. Mahdollisten potilasasiakaskyselyiden toteutus arvioidusti elokuu-syyskuu. Tarkemmat ajankohdat sovitaan yhteisesti Tilaajan ja valitun toimijan kesken. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Tilaaja valitsee yhden (1) palveluntuottajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen.

Hankinnan kohde ja siihen liittyvät pakolliset vaatimukset on kuvattu HUS 282-2024 tarjouspyynnössä ja tarjouspyynnön liitteissä. Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja tarjouspyynnön liitteitä sekä täyttää pakolliset vaatimukset. Tilaaja valitsee tarjousten tarjousvertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen ja tekee tämän perusteella valitun toimittajan kanssa sopimuksen, joka on tämän tarjouspyynnön liitteenä 1 (Sopimusluonnos). Valinta- ja vertailuperusteet on ilmoitettu jäljempänä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Tarjouspyynnössä esitetty arvio hankinnan laajuudesta tai hankittavista määristä ei ole HUSia sitova. HUS ei sitoudu mihinkään vähimmäisostomäärään. Sopimus ei muodosta yksinoikeutta tuottaa palveluja tai sen osia. Tarjoajan tulee nimetä kaksi (2) vähimmäisvaatimukset täyttävää konsulttia, joista toinen toimii vastuullisena konsulttina. Konsulttien vähimmäisvaatimukset on kuvattu tarjouspyynnössä sekä sen liitteissä "CV-lomake konsultti" ja "CV-lomake vastuullinen konsultti". Konsultin ja vastuullisen konsultin kokemusta käytetään laadun vertailussa kuten tarjouspyynnön kohdassa "Päätöksenteon perusteet" on kuvattu. Tarjoajan tulee liittää tarjouksensa liitteeksi hankinnan kohteeseen perustuvan toteutussuunnitelman, joka pisteytetään ja arvioidaan kuten tarjouspyynnössä kohdassa "Päätöksenteon perusteet" on kuvattu.

RYHMITTYMÄNÄ TARJOAMINEN Yritykset saavat ilmoittautua tarjoajiksi ryhmittymänä. Ryhmittymällä tarkoitetaan yritysten yhteistyötä hankintasopimuksen saamiseksi. Tarjoaja voi käyttää muiden yksiköiden henkilöstön pätevyyteen ja kokemukseen liittyviä voimavaroja vain, jos kyseiset muut yksiköt suorittavat hankinnan kohteena olevat rakennusurakat tai toimitukset tai palvelut taikka osan niistä. Ryhmittymän on kyettävä viimeistään sopimuksen allekirjoitushetkellä osoittamaan yksi organisaatio, joka hoitaa kaiken yhteydenpidon Tilaajan kanssa. Kuitenkin kaikki ryhmittymän jäsenet yhdessä vastaavat sopimusvastuista yhteisvastuullisesti allekirjoittamalla hankintasopimuksen. Ryhmittymän on sitouduttava siihen, että tarjouksessa nimetyt ryhmittymän jäsenet ovat käytettävissä hankinnan toteuttamiseen, mikäli ryhmittymä tulee valituksi. Näyttövelvollisuus Tilaajan esittämien vaatimusten täyttämisestä on ryhmittymällä. Tilaaja arvioi näytön riittävyyden vaatimusten täyttymisestä ja tarkistaa takeet siitä, että resurssit ovat käytettävissä koko sen ajan, jonka sopimus kattaa. Todisteena voidaan esittää esim. sitoumus, jolla osoitetaan, että vaaditut edellytykset täyttävät voimavarat ovat tarjoajien tai ryhmittymän käytettävissä. Ryhmittymästä tulee antaa seuraavat tiedot: - kaikki ryhmittymään kuuluvat organisaatiot: virallinen nimi ja Y-tunnus - ryhmittymän jäsenen rooli hankinnassa - yhteystiedot (ml. maa, mikäli muu kuin Suomi) - kuvaus siitä, miten ryhmittymä on organisoitunut - tieto siitä, miten yhteydenpito Tilaajan kanssa järjestetään Ryhmittymää koskevat tiedot tulee antaa erillisellä liitteellä, joka ladataan osaksi tarjousta ja liite tulee nimetä "Ryhmittymän tiedot". ALIHANKKIJAN VOIMAVAROIHIN VETOAMINEN Tarjoaja voi käyttää hankinnan toteuttamiseen muiden tahojen voimavaroja riippumatta niiden välisten suhteiden oikeudellisesta luonteesta, mutta tarjoajan on osoitettava näyttö näiden voimavarojen käytettävyydestä. Jos tarjoaja vetoaa alihankkijan voimavaroihin (ns. voimavara-alihankkija), kyseisen alihankkijan on tosiasiallisesti osallistuttava hankinnan toteuttamiseen. Tarjoajalla ei ole oikeutta ilman pätevää syytä vaihtaa alihankkijaa, jonka voimavaroihin tarjoaja on vedonnut. Näyttövelvollisuus Tilaajan esittämien vaatimusten täyttämisestä on tarjoajalla. Tilaaja arvioi näytön riittävyyden vaatimusten täyttymisestä ja voi tarkistaa takeet siitä, että voimavara-alihankkijan resurssit ovat käytettävissä koko sen ajan, jonka sopimus kattaa. Voimavara-alihankinnasta tulee antaa seuraavat tiedot: - voimavara-alihankkijayrityksen virallinen nimi ja Y-tunnus - voimavara-alihankkijan rooli hankinnassa - yhteystiedot (ml. maa, mikäli muu kuin Suomi) Voimavara-alihankintaa koskevat tiedot tulee antaa erillisellä liitteellä, joka ladataan osaksi tarjousta ja liite tulee nimetä "Voimavara-alihankinta". ALIHANKINTA Tarjoaja voi käyttää alihankkijoita. Tarjoaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan suhteessa hankintayksikköön. Hankintayksikkö allekirjoittaa hankintasopimuksen vain tarjouksen jättäneen yrityksen kanssa. Hankinnan tuottamisessa käytettävät alihankkijat on nimettävä. Nimetyistä alihankkijoista on annettava seuraavat tiedot: - alihankkijayrityksen virallinen nimi ja Y-tunnus - alihankkijan rooli hankinnassa - yhteystiedot (ml. maa, mikäli muu kuin Suomi) Alihankkijaa koskevat tiedot tulee antaa erillisellä liitteellä, joka ladataan osaksi tarjousta ja liite tulee nimetä "Alihankkijat". Nimetyt alihankkijat katsotaan tarjoajan resursseiksi. Siksi tarjoajien on sitouduttava siihen, että tarjouksessa nimetyt alihankkijat ovat käytettävissä hankinnan toteuttamiseen, mikäli tarjoaja tulee valituksi. Voittajaksi valitun tarjoajan on toimitettava suoraan palvelun tuottamiseen osallistuvista alihankkijoista vastaavat todistukset ja selvitykset kuin tässä lomakkeessa on vaadittu, ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta.