Ostolaskujärjestelmä

Haaga-Helia hankkii ostolaskujärjestelmän, jolla vastaanotetaan ostolaskuja, ne käsitellään (asiatarkastus, tiliöinti ja hyväksyntä) ja siirretään kirjanpito-ohjelmaan kirjanpitoa ja maksatusta varten. Ohjelmisto ja sitä koskevat palvelut hankitaan kokonaisratkaisuna SaaS-palveluna ("Palvelut"). Tilaajan toiveena on ottaa palvelut käyttöön vuoden 2024 loppuun mennessä. Tarjoajaa pyydetään esittämään realistinen aikataulu käyttöönoton kuvauksessa. Palvelu tuotetaan palveluntuottajan sopimusehtojen mukaisesti sillä edellytyksellä, että sopimusehdot täyttävät tarjouspyynnössä ja sen vaatimusmäärittely -liitteessä esitetyt vaatimukset. Palveluntuottaja toteuttaa Palveluiden käyttöönoton sisältäen käyttöönoton suunnittelun, käyttöönoton projektityöt, testauksen ja käyttäjäkoulutukset. Käyttöönotto hinnoitellaan kiinteästi, mahdolliset erikseen tilattavat lisätyöt tuntihinnalla. Lisäksi Palveluntuottaja toteuttaa käyttöönoton yhteydessä integraatiot. Integraatioiden toteutus hinnoitellaan toteuman perusteella. Hintalomakkeella pyydetään integraatioille yksikköhintaa ja työmääräarviota. Mikäli toimittaja ei pysty integraatiota toimittamaan, kentät jätetään tyhjiksi ja asia vaikuttaa tarjousten vertailuun. Toimittajan kyky toteuttaa integraatioita tulee kertoa käyttöönoton kuvauksessa, rajapinnat kertoa palvelukuvauksessa. Palveluntuottaja veloittaa Palveluun sisältyvästä tuki- ja ylläpitopalveluista hintaliitteen mukaisen kuukausimaksun. Maksu voidaan veloittaa kerralla koko vuoden osalta. Mahdolliset käyttäjä- ja pääkäyttäjäkohtaiset käyttömaksut määritellään hintaliitteessä. Lisäksi tilaaja voi hankkia käyttöönoton hyväksymisen jälkeen lisäkoulutusta sekä palvelun kuukausimaksuun sisältymätöntä tukea esimerkiksi sellaisten ostolaskujärjestelmän ominaisuuksien käyttöönottoon liittyvissä kysymyksissä, joita tilaaja ei vielä käytä. Lisäkoulutus ja tässä kohdassa tarkoitettu tuki hinnoitellaan toteuman perusteella. Palveluntuottaja toteuttaa sopimuskauden aikana Tilaajan edellyttäessä liitteessä 1 Hankinnan kuvaus kuvatut Ohjelmiston integraatiot muihin Tilaajan järjestelmiin, mikäli Palveluntuottajan ostolaskujärjestelmä on integroitavissa mainittuihin Tilaajan muihin järjestelmiin. Integraatioiden toteutus hinnoitellaan toteuman perusteella. Mikäli palveluntuottaja ei pysty toteuttamaan integraatioita, mutta tarjoaa vain tiedon hakuun tai syöttöön rajapinnat, on rajapintojen kuvaukset ja käyttöoikeudet sisällytettävä toimitukseen. Palvelutarjoajan kyky toteuttaa integraatioita vaikuttaa tarjousten vertailuun. Palvelu hankitaan 36 kuukaudeksi, jonka jälkeen Palvelua koskevan sopimuksen ("Sopimus") tulee jatkua toistaiseksi voimassaolevana. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä sekä sen liitteissä.

Ks. edellä oleva kohta II.1.4.

ALIHANKINTA Tarjoaja voi käyttää alihankkijoita. Tarjoaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan suhteessa tilaajaan. Tilaaja allekirjoittaa Sopimuksen vain tarjouksen jättäneen yrityksen kanssa. Hankinnan tuottamisessa käytettävät alihankkijat on nimettävä. Nimetyistä alihankkijoista on annettava seuraavat tiedot: - Alihankkija yrityksen virallinen nimi ja Y-tunnus - Alihankkijan rooli hankinnassa - Yhteystiedot (ml. maa, mikäli muu kuin Suomi) Alihankkijaa koskevat tiedot tulee antaa erillisellä liitteellä, joka ladataan tarjouksen liitteeksi. Tarjoajien on sitouduttava siihen, että tarjouksessa nimetyt alihankkijat ovat käytettävissä hankinnan toteuttamiseen, mikäli tarjoaja tulee valituksi. Voittajaksi valitun tarjoajan on toimitettava suoraan palvelun tuottamiseen osallistuvista alihankkijoista tilaajavastuulain mukaiset todistukset ja selvitykset, ennen Sopimuksen allekirjoitusta. RYHMITTYMÄ Ryhmittymänä tarjoaminen on sallittua. Ryhmittymän on kyettävä viimeistään Sopimuksen allekirjoitushetkellä osoittamaan yksi organisaatio, joka hoitaa kaiken yhteydenpidon Tilaajan kanssa. Kuitenkin kaikki ryhmittymän jäsenet yhdessä vastaavat sopimusvastuista allekirjoittamalla Sopimuksen. Ryhmittymän on sitouduttava siihen, että tarjouksessa nimetyt ryhmittymän jäsenet ovat käytettävissä hankinnan toteuttamiseen, mikäli ryhmittymä tulee valituksi. Em. sitoumus velvoittaa erityisesti, koska ryhmittymän kaikkien jäsenten resurssit ja tiedot vaikuttavat kelpoisuusvaatimuksiin. Ryhmittymästä tulee antaa seuraavat tiedot: Kaikki ryhmittymään kuuluvat organisaatiot: Virallinen nimi ja Y-tunnus - Ryhmittymän jäsen rooli hankinnassa - Yhteystiedot (ml. maa, mikäli muu kuin Suomi) - Kuvaus siitä, miten ryhmittymä on organisoitunut - Tieto siitä, miten yhteydenpito tilaajan kanssa järjestetään Ryhmittymää koskevat tiedot tulee antaa erillisellä liitteellä, joka ladataan tarjouksen liitteeksi.