Tietopyyntö - Sijaispalvelun lisäpalveluiden järjestelmä

Tällä tietopyynnöllä etsitään järjestelmää, jonne voidaan tehdä työvuorotilauksia eri kriteerein. Järjestelmässä voidaan koordinoida työvuorotilauksia sekä tekijöitä eri organisaatioiden välillä. Järjestelmä mahdollistaa toimijoiden asettamisen järjestykseen sekä työvuorotilausten avautumisen ajastetusti. Hankintayksikön kuvaus: Tempore on hyvinvointialueiden ja kuntien kumppani sijaishankinnassa ja henkilöstöresurssien turvaamisessa. Sijaisammattilaisemme toimivat pääasiassa sosiaali- ja terveysalalla, mutta myös varhaiskasvatuksessa ja ateria- ja puhtauspalveluissa. Kumppanuus Temporen kanssa tarjoaa omistaja-asiakkaillemme nopean, vaivattoman ja kustannustehokkaan tavan hankkia sijaispalvelua. Temporen palvelualusta yhdistää työn ja tekijän jopa sekunneissa. Sijaisammattilaisemme voivat valita itselleen sopivat työvuorot yksiköissä eri puolilla Suomea. Kauttamme tehtiin vuonna 2023 yhteensä 2 982 719 keikkatyötuntia ja yli 387 000 sijaistilausta, joista suurin osa oli 1–3 päivän akuutteja sijaistarpeita. Sijaisammattilaisia meillä työskentelee noin 15 000. Mitä tullaan hankkimaan / mitä hankittavalta järjestelmältä edellytetään: Tempore etsii järjestelmää sijaispalvelun lisäpalveluiden tuottamiseen. Alustavat vaatimukset tämänhetkisen tiedon mukaan (ilmoitetut tiedot eivät sido hankintayksikköä ja vaatimukset saattavat muuttua): - Ratkaisu on täysin suomenkielinen (käyttöliittymä, ohjeet, tuki jne.) - Ratkaisun tulee noudattaa korkeaa tietoturvaa ja tietojen täytyy sijaita EU/ETA-alueella - Palveluaika on vähintään arkisin klo 8–16 ja käytössä 24/7 - Jatkokehityksen tulee olla mahdollista vain Temporelle, vaikka yrityksellä olisi useampia asiakkaita - Yleiset versiopäivitykset saatavilla - Ratkaisun tulee olla Saas-pohjainen palvelu - Ratkaisu on mahdollista integroida toisiin järjestelmiin Tarkempia tarpeita (vaatimuksia voidaan muuttaa, alustavat tarpeet eivät sido hankintayksikköä): - Järjestelmään tulee voida lisätä erilaisia käyttäjäryhmiä ja rooleja - Järjestelmässä tulee olla mahdollisuudet rajata näkymiä ja toimintoja oikeusasetuksilla erilaisille käyttäjäryhmille ja rooleille - Ryhmät ja roolit voidaan priorisoida - Järjestelmään tehdään työvuorotilauksia erilaisin vaatimuksin - Työvuoroja tulee voida tuoda järjestelmään esim. excelillä tai toisesta järjestelmästä - Vuorot voivat avautua saataville heti tai ajastetusti - Työntekijät voidaan hyväksyttää työntekijöiksi - Töihin kiinnitetään työntekijöitä, jotka täyttävät vaatimukset - Järjestelmässä on kattava raportointi - Automaattinen viestintä on mahdollista - Manuaalisen ja automaattisen viestinnän tavan voi valita (sähköposti, tekstiviesti, mobiiliapplikaatio) - Tuntihintojen tallentaminen on mahdollista - Tuntihintoja voidaan käyttää hyödyksi toimijoiden välillä (esim. voidaan asettaa halvimmasta kalleimpaan) - Erilaisista tapahtumista voi tilata ilmoituksen (esim. avoimista töistä) - Järjestelmää vastaava nykyaikainen mobiiliapplikaatio Järjestelmän tulee vastata Temporen tarpeita, eikä kehittämistä alkuvaiheessa tule olla juurikaan, jotta käyttöönotto ei viivästy. Tavoitteena on, että järjestelmä olisi kokonaisuudessaan käytössä vaatimustenmukaisena kevään 2025 aikana. Tämä tietopyyntö ei ole tarjouspyyntö vaan tällä tietopyynnöllä haetaan markkinavuoropuheluun toimittajia, jotka pystyvät tarjoamaan tarvittavan ratkaisun, ja jotka ovat halukkaita osallistumaan markkinavuoropuheluun. Hankintayksikkö saattaa rajoittaa markkinavuoropuheluun kutsuttavien toimittajien määrää omien resurssiensa mukaan. Markkinavuoropuhelun aikana toimittajien kanssa voidaan järjestää demotilaisuuksia ja markkinavuoropuheluun osallistuvien tulee valmistautua mahdolliseen demoesittelyyn. Demoja hyödynnetään vain hankintayksikön sisäiseen käyttöön hankintaa valmisteltaessa. Toimittaja voi ilmoittaa halukkuutensa markkinavuoropuheluun laittamalla sähköpostia osoitteeseen kilpailutus@sarastia.fi. Markkinavuoropuheluun ilmoittautuvien toimittajien toivotaan ilmoittautumisen yhteydessä toimittavan seuraavat tiedot / dokumentit sähköpostin liitteenä: - ratkaisun kuvaus - hinnoittelumallit (ylläpito ja kehittäminen) - ylläpidon/palvelun kuvaus - palvelutasot - rajapintakuvaukset/mahdollisuudet