Elintarvikeiden tukkutoimitukset pieniin toimipisteisiin

Haminan kaupunki pyytää tarjoustanne elintarvikkeiden tukkutoimituksista pienien koulujen ja päiväkotien keittiöille oheisen liitteen mukaisesti. Tarpeen mukaan myös muihin yksiköihin. Sopimus alkaa 1.1.2025 on voimassa toistaiseksi 6 kk irtisanomisajalla. Palveluntuottajalla on oikeus ehdottaa hinnantarkastuksia yksikköhintoihin. Palvelujen tuottajahintaindeksiin perustuva korotusehdotus on annettava viimeistään neljä (4) kuukautta ennen hinnanmuutoksen suunniteltua voimaantuloa. Mahdolliset hinnan muutokset tulevat voimaan tilaajan kirjallisen hyväksymisen jälkeen. Toimittaja lähettää ajantasaisen hinnaston asiakkaille sopimuskauden alussa.

TUOTTEET JA MÄÄRÄT Tarjoushinnat ja tarjottujen tuotteiden tiedot tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteessä 1.Tarjota tulee liitteen 1 mukaisia tai niitä vastaavia tuotteita, joiden on täytettävä tarjouspyynnön liitteessä 3 määritellyt tuoteryhmäkohtaiset kriteerit (p.l. tuotteet, joiden osalta tästä poikkeavat rasvapitoisuusprosentit on ilmoitettu liitteessä). Tarjoajan on tarjottava kaikkia liitteen 1 tuotteita. Muuten tarjousta ei käsitellä. Liitteessä 1 ilmoitetut rivikohtaiset määrät ja asiakaskohtaiset määrät ovat yhden vuoden arvioidut kulutusmäärät kiloina/litroina ja hintavertailu tehdään näillä volyymeilla. Tuotteet ja määrät perustuvat tarjouskilpailussa mukana olevien asiakkaittemme vuoden 2011ostoihin (A-tuotteet). Emme sitoudu ostamaan arvion mukaisia tuotteita ja määriä. Tuotteilla on oltava riittävästi käyttöaikaa siitä, kun se saapuu tilaajalle. Käyttöajan tulee olla tuotteelle ominainen, esim. tuoretuotteilla pitää olla käyttöaikaa vähintään kolme päivää. Tuotteiden alkuperämaat tulee antaa tiedoksi asiakkaiden niitä sopimusaikana pyytäessä, niiltä osin kuin tietoa on saatavilla. PAKKAUSKOOT Tarjottavan tuotteen pakkauskoon tulee olla kutakuinkin sama kuin liitteessä 1 mainittu käytetty pakkauskoko. Tarjottu pakkauskoko tulee ilmoittaa tarjouksessa, mikäli se poikkeaa lomakkeella mainitusta. TILAUKSET JA TOIMITUKSET Tilaukset tehdään toimipistekohtaisesti. Edellytyksenä on, että tilaukset voidaan tehdä sähköpostitse, puhelimitse tai sähköisellä järjestelmällä. Tuotteita tulee toimittaa asiakaskohtaisista tarpeista riippuen 1-3 kertaa viikossa toimituspäivien ollessa maanantai-perjantai. Liitteessä 4 on ilmoitettu toivotut toimituspäivät toimituspisteittäin. Liitteessä mainittujen toimituskertojen/viikko pitää toteutua toimituksissa. Lopulliset toimituspäivät ja toimitusajankohdat tarkennetaan tarvittaessa valitun sopimustoimittajan ja asiakkaiden kesken ennen sopimusajan alkamista. Toimitusten tulee tapahtua tuoteryhmästä riippuen kahden-kolmen arkipäivän kuluessa tilauksesta (tilaus maanantaina/toimitus keskiviikkona-torstaina jne.). Joidenkin erikoistuotteiden, esimerkiksi pakasteiden ja valmisruokien osalta voidaan sopia tarvittaessa tästä poikkeavasta tilaus-/toimitusrytmistä. Lomien ja arkipäivälle osuvien juhlapyhien kohdalla tilaus- ja toimituspäivistä sovitaan tarvittaessa erikseen. Kylmätuotteet tulee pakata asianmukaisesti. Jakelussa tulee kiinnittää erityistä huomiota kylmäketjun katkeamattomuuteen. Tämä koskee myös toimittajan keräämiä ja pakkaamia tuotteita. Tuotteet on pakattava niin, että ne kestävät noin tunnin odotusajan toimituspisteessä ennen kylmävarastoon siirtämistä. Tämän palvelun on sisällyttävä elintarvikkeiden hintaan. TUOTEMUUTOKSET Poistuvat/korvaavat tuotteet. Sopimuskauden aikana tapahtuvista liitteellä 1 nettohinnoiteltujen sopimustuotteiden tuotemuutoksista ilmoitetaan ja tuotteiden vaihdoista neuvotellaan etukäteen. Poistuvan tuotteen tilalle etsitään mahdollisuuksien mukaan korvaava tuote. Toimittaja lähettää korvaavista tuotteista tiedot ko. keittiölle hyvissä ajoin ennen kuin sopimustuote poistuu valikoimista. Korvaava tuote on hinnoiteltava samalle tasolle kuin alun perin tarjottu tuote. Tilapäisesti puuttuvat tuotteet/korvaavat tuotteet. Korvaavista tuotteista sovitaan aina jo etukäteen. Mikäli toimittaja ei jostain syystä pysty toimittamaan jotain liitteen 1 sopimustuotetta, on tarjoajan vastuulla tarjota korvaavaa tuotetta samalla tai edullisemmalla hinnalla kuin alkuperäinen tuote. Tuotteen vaihtamiseen tulee aina saada lupa asiakkaalta.

Tarjous annetaan Cloudian kautta lomakkeella, jossa tulee esittää -erittelyhinnasto pyydetyistä tuotteista (alv 0%) (erillinen liitetiedosto) Tarjous on laadittava tarjouspyynnön mukaisesti. Tarjouksen hylkäämisperusteet: Tarjouksen tulee vastata tarjouspyynnössä mainittuja vaatimuksia. Julkisissa hankinnoissa tarjous hylätään, jos se ei vastaa tarjouspyyntöä. Tilaaja pidättäää itsellään oikeuden hylätä kaikki tarjoukset. Asiakirjojen julkisuus: Tarjouksen tiedot ovat päätöksenteon jälkeen julkisia lukuun ottamatta liikesalaisuuksia, tulee nämä esittää erillisellä liitteellä.