Tietopyyntö: Vuoronumerojärjestelmän hankinta

Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, eikä siten sido tai velvoita osapuolia mihinkään. Vantaan kaupunki (myöhemmin myös Tilaaja) valmistelee vuoronumerojärjestelmän hankintaa. Tämän tietopyynnön tarkoituksena on alustavasti kartoittaa, onko markkinoilla valmiita palveluita, jotka soveltuisivat vuoronumerojärjestelmäratkaisuiksi Vantaan nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin. Vuoronumerojärjestelmäratkaisun tarjoajalta odotetaan löytyvän hankinnan kuvausta vastaava referenssitoteutus. Tällä ilmoituksella pyydämme tästä hankinnasta kiinnostuneita toimittajia osallistumaan mukaan markkinavuoropuheluun. Markkinavuoropuhelun tarkoituksena on saada tuntuma markkinoilla olevien vuoronumerojärjestelmäratkaisuiden toimittajista sekä tutustua tarjolla oleviin ratkaisuihin. Markkinavuoropuhelussa on tavoitteena järjestää palvelun esittelytilaisuuksia, joissa hankinnasta kiinnostuneet toimittajat esittelevät ratkaisuaan. Tilaisuudet järjestetään erikseen sovitun aikataulun mukaisesti ja ne pidetään etätapaamisina. Tilaaja voi lisäksi tarvittaessa käydä hankinnasta kiinnostuneiden toimittajien kanssa kirjallista keskustelua hankintaan liittyen. Markkinavuoropuhelu toteutetaan suomen kielellä. Osana markkinavuoropuhelua toteutetaan tekninen vuoropuhelu, jossa tilaaja pyytää hankinnasta kiinnostuneita toimittajia kommentoimaan tarjouspyynnön asiakirjaluonnoksia. Hankinnan kohteena on palveluna tuotettava vuoronumerojärjestelmä palveluineen ja laitteineen. Hankinta sisältää tuki- ja ylläpitopalvelut. Vuoronumerojärjestelmä tulee Työllisyys- ja kotoutumispalvelujen sekä kuntalaispalvelujen tarpeisiin. Tavoitteena on hankkia helppokäyttöinen, laajennettava ja kaupunkitasoinen ratkaisu sekä asiakkaille että Vantaan kaupungin työntekijöille. Tavoitetilassa vuoden 2025 aikana järjestelmä on integroitu Vantaan ajanvarausjärjestelmään. Tämänhetkiset arviot käyttäjäryhmistä ja käyttövolyymeista: Kuntalaispalvelut (kolme toimipistettä) - 20 työntekijää (peruskäyttäjää) - 4-5 ylläpitäjää - 200 – 300 asiakasta/toimipiste Työllisyys- ja kotoutumispalvelut (arvio viisi toimipistettä) - 300 työntekijää (peruskäyttäjää) - 24 ylläpitäjää - Ilman ajanvarausta asiakkaita noin 60 päivässä - Ajanvarausasiakkaiden määrää emme pysty vielä arvioimaan Hankinnalla haetaan seuraavia toiminnallisia hyötyjä: - Asiakaspalvelun sujuvuuden parantaminen - Palvelun nopeutuminen - Asiakaspalvelun seuranta mahdollistuu - Asiakaspalvelun resurssoinnin parantaminen ja optimointi - Kaupunkitasoisesti asiakaspalvelun laadun parantaminen Markkinavuoropuheluun pyydetään ilmoittautumaan sähköpostitse hanna.kuitto@vantaa.fi otsikolla "Markkinavuoropuhelu Vuoronumerojärjestelmän hankinta" 30.8.2024 klo 16:00 mennessä. Tämä tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa. Tarjoajan ei tarvitse tehdä tarjousta, vaan vastata markkinavuoropuhelukutsuun ohjeistetulla tavalla. Markkinavuoropuhelukutsuun vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei ole este tarjouskilpailuun osallistumiselle.