Henkilöstökysely Saas-palveluna Pohjois-Karjalan hyvinvointialueelle

Pohjois-Karjalan hyvinvointialue - Siun sote pyytää tarjoustanne henkilöstön työhyvinvointia ja työntekijäkokemusta mittaavasta henkilöstökyselystä saas palveluna kahden (2) vuoden määräaikaiselle sopimuskaudelle 21.10.2024-20.10.2026 (arvio), optiona toistaiseksi voimassa oleva sopimus. Tarjous on sitova ja se tulee laatia suomen kielellä. Tarjouksessa pyydetyn kirjallisuusreferenssin tai tutkimusreferenssin voi toimittaa suomenkielen lisäksi englanninkielellä. Palvelun tulee täyttää Euroopan unionin suoraan velvoittavien säädösten, Suomen lakien ja asetusten sekä viranomaisten antamat määräykset.

Hankinnan kohteena on Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen (myöhemmin Siun sote) henkilöstön työhyvinvointia ja työntekijäkokemusta mittaava henkilöstökysely. Hankinnan keskeisenä tavoitteena on henkilöstökyselyjärjestelmän onnistunut käyttöönotto ja -käyttö Siun sotessa sekä toimivan kokonaisuuden edellyttämät tuki- ja ylläpitopalvelut sopimuskauden aikana. Toimittajan tuki- ja ylläpitopalvelut huolehtivat hyvinvointialueen käyttäjien opastamisesta ja –tuesta, hankittavan järjestelmän ja sen käyttöympäristön ajan tasalla pitämisestä sekä häiriöhallinnasta yhdessä Tilaajan kanssa. Henkilöstökyselyn käyttöönotto toteutuu loka-marraskuu 2024. Henkilöstökysely hankitaan pilvipalveluna SaaS-mallilla (Software as a Service). Hankittavan henkilöstökyselyalustan tulee olla käyttöönottovalmis, tuotteistettu ratkaisu, joka on tarjouspyynnön vaatimusten mukaisesti käytettävissä sopimuskauden alussa ilman merkittävää asiakaskohtaista sovittamista. Tilaajan resurssi käyttöönottoon on korkeintaan viisi (5) työpäivää henkilötyöpanosta. Käyttöönoton tulee toteutua viimeistään neljän (4) viikon kuluessa sopimuksen allekirjoittamisesta. Henkilöstökyselyratkaisun sisältämän peruskysymyspatteriston tulee perustua tieteellisesti tutkittuun, validoituun tietoon työhyvinvoinnista, työkyvystä ja niiden johtamisesta. Käyttöönottovalmis ratkaisu kerää dataa monipuolisesti ja systemaattisesti, varmistaen, että tulokset ovat toistettavia ja vertailukelpoisia. Menetelmä hyödyntää myös laajasti tunnustettuja teorioita ja malleja työpsykologian ja organisaatiokäyttäytymisen aloilta, jotta sen avulla voidaan tehokkaasti analysoida ja kehittää työelämän laatua. Tilaajalla tulee olla mahdollisuus käyttää henkilöstökyselyratkaisua omatoimisesti räätälöiden niin, että henkilöstökyselyiden sisältö, kohderyhmä, kyselyn aukioloaika, kyselyn avaaminen ja tulosten näkyvyys ovat Tilaajan määriteltävissä ilman Toimittajan laskuttamaa lisätyötä. Henkilöstökyselyratkaisu hyödyntää datan käsittelyssä tekoälyä tulkitsemalla avoimiin kysymyksiin annettuja vastauksia ja ennustamalla kehitystrendejä. Henkilöstökyselyjärjestelmän avulla tulee olla mahdollisuus seurata työntekijäkokemuksen- ja työntekijöiden sitoutumisen tilannekuvaa ja -kehittymistä sekä mitata työnantajan suositteluhalukkuutta. Henkilöstökyselyratkaisun raportoinnin tulee olla reaaliaikaisesti saatavilla ja seurattavissa Tilaajan eri käyttäjäryhmien toimesta ilman Toimittajan laskuttamaa lisätyötä. Tärkeimpiä tavoiteltuja ominaispiirteitä hankinnalle Siun soten näkökulmasta ovat: asiakaslähtöisyys, helppokäyttöisyys, räätälöitävyys, tulosten hyödynnettävyys, käytettävyys, jatkuvuus ja vaikuttavuus. Sujuvan käyttöönoton kannalta hankinnan kohteena on valmis palvelukokonaisuus, jonka käyttöönottoon, asiakaskohtaiseen sovittamiseen ja ohjeistukseen sekä koulutukseen liittyvät aineistot ovat saatavilla vain vähäisellä asiakaskohtaisella sovittamisella. Tilaajan osalta tietoteknisen työn osuuden tulee olla mahdollisimman vähäinen. Tavoitteena on, että hankittava henkilöstökyselyjärjestelmä on moderni ja helppokäyttöinen SaaS-ratkaisu, jota kehitetään jatkuvasti yhteistyössä Toimittajan kanssa. Kilpailutusprosessiin liittyy demotilaisuudet, jonka pituus on 1h ja ne järjestetään Teamsin välityksellä viikolla 39. Demotilaisuuksissa palveluntarjoaja esittelee henkilöstökyselyjärjestelmää ja tilaisuuksissa esiteltävät ominaisuudet on laadullisesti pisteytetty Tilaajan toimesta. Demotilaisuuksien osuus on 50 % hankinnan kokonaispisteytyksestä. Demotilaisuuksien yhteydessä Tarjoaja esittelee järjestelmän ominaisuuksista seuraavat: yleinen käytettävyys, raportoinnin käytettävyys ja visuaalisuus ja kuinka järjestelmä hyödyntää tekoälyä avointen vastausten analysoimisessa. Arviointiryhmä koostuu henkilöstöpalvelujen asiantuntijoista pääkäyttäjä- ja esihenkilökäyttäjäryhmän edustajina ja peruskäyttäjäryhmän edustajasta Siun soten henkilöstöstä. Lisätietoja liitteessä Liite2_5687_Laadullinen_arviointi.