Kutsu markkinavuoropuheluun: Aineistonhallintajärjestelmä

Tämä ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan kutsu markkinavuoropuhelutilaisuuteen, jonka avulla kartoitetaan markkinoita ja valmistellaan tulevaa hankintaa. Hankintayksikkö voi käyttää vuoropuhelun vastauksia tulevan hankinnan suunnittelussa. Osallistujia ei pyydetä toimittamaan tarjouksia, eikä tietopyynnön julkaisemisella aloiteta tarjouskilpailua. Jyväskylän koulutuskuntayhtymä Gradia on hankkimassa sähköistä aineistonhallintajärjestelmää ja pyytää hankinnasta kiinnostuneita tarjoajaehdokkaita ilmoittautumaan markkinavuoropuheluun tässä ilmoituksessa kuvatulla tavalla. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on saada lisätietoa hankittavasta palvelusta ja selvittää palvelun kilpailuttamiseen liittyviä kysymyksiä. Tavoitteena on myös saada kommentteja hankittavalle palvelulle asetettavista teknisistä ja sisällöllisistä vähimmäisvaatimuksista ja ominaisuuksista. Markkinavuoropuhelu ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan varsinaista hankintamenettelyä. Hankintayksikkö on tutustunut ennakkoon markkinoilla oleviin ratkaisuihin ja muiden koulutuksenjärjestäjien järjestelmiin. Ennakkokartoituksen perusteella markkinavuoropuhelussa esiteltävälle palvelulle asetettavat kynnyskysymykset, järjestelmävaatimukset ja toiminnallisuudet ovat: Käyttäjäoikeudet ja -ryhmät: - Käyttäjäoikeuksien hallinta - Käyttäjämäärä A) sisäiset 950 kpl sis. pääkäyttäjät B) ulkopuoliset 1) aineiston tuottajat 2) aineiston lataajat [määrä joitakin kymmeniä (?) käyttäjiä vuodessa] - Käyttäjäryhmien luonti ja niiden määrittely eri oikeustasoilla - Eri materiaaleilla voidaan luoda käyttöoikeuksia käyttäjittäin ja käyttäjäryhmittäin - Mahdollisuus jakaa aineistoja organisaation ulkopuolisille yhteistyökumppaneille - Organisaation ulkopuolisten toimijoiden mahdollisuus lisätä sisältöä Aineiston käsittely: - Automaattinen metatietojen tuonti - AI-indeksointi - Manuaalinen avainsanojen lisääminen - Aineistojen helppo siirrettävyys kansiosta toiseen - Aineiston automaattinen vanhentaminen (arkistointi) käyttöoikeuden päättyessä -Aineistojen siirtomahdollisuudet muuhun järjestelmään sopimuksen päättyessä - Aineiston valintaa helpottavat ominaisuudet esim. mahdollisuus merkitä aineistoja suosikiksi? - Kuvalupien keräys- ja hallinnointimahdollisuus? Fontti: Gradual-fontin käyttäminen aineistoissa (huom. lisenssifontti) Kuvat: - Tuettu siirto nykyisestä kuvapankista (kuvat.fi) - Mahdollisuus tehdä valokuviin perussäätöjä ml. rajaaminen ja värilayerin lisääminen - RGB / CMYK / PMS -värit - Lataaminen oikean kokoisena ja muotoisena eri käyttötarkoituksiin Muut aineistot ja aineistopohjat: - Dynaamiset, koko henkilöstön rajatusti muokattavissa olevat brändin mukaiset aineistopohjat, joiden avulla voi tuottaa visuaalisen ilmeemme mukaista aineistoa - Logojen yms. tiedostojen säilytys ja jakelu - Videoiden säilytys ja jakelu - Videoiden tekstittäminen ja muu editointi? Ei-toiminnalliset ominaisuudet: Tallennustilan määrä. Minkälaista tallennustilaa tarjoatte määritellyn tarpeemme perusteella? - SSO-kirjautuminen - Lähtökohtaisesti SaaS-palvelu - Turvallinen pilvitallennus EU-alueella Integraatiomahdollisuudet: - Mitä integraatiomahdollisuuksia järjestelmä tarjoaa? - Ppt-integraatio (tai O365 laajemminkin – saako esim. Sharepointiin integraation niin, että introjen kuvat haetaan suoraan järjestelmästä ilman välitallennusta nykyiseen intran kuvapankkiin) - Drupal - Järjestelmän tarjoamat muut integraatiomahdollisuudet? Tukipalvelut: - Pääkäyttäjien koulutus - Järjestelmän yllä- ja kunnossapito, häiriöiden ja ongelmien hallinta, sekä tuki- ja palvelupyyntöjä suomen kielellä käsittelevä palvelupiste - Koulutuspalvelut (esim. uusien moduulien käyttäjäkoulutukset tai käyttöönoton jälkeiset pääkäyttäjäkoulutukset) Markkinavuoropuheluihin osallistumisesta ei makseta korvausta eikä tilaisuuteen osallistuminen sido kumpaakaan osapuolta tulevassa tarjouskilpailussa. Osallistuminen markkinavuoropuheluun ei myöskään ole edellytyksenä mahdolliseen myöhemmin järjestettävään tarjouskilpailuun osallistumiselle. Markkinavuoropuhelussa annettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Markkinavuoropuhelu toteutetaan elo-syyskuussa 2024 ja mahdollisen hankintamenettelyn arvioidaan käynnistyvän loppusyksystä 2024. Aikataulut ovat arvioita eivätkä hankintayksikköä sitovia. Markkinavuoropuhelu järjestetään kahdenkeskisin keskusteluin hankinnasta kiinnostuneiden tarjoajaehdokkaiden kanssa. Markkinavuoropuhelutilaisuudet järjestetään Teams-palvelun kautta n. tunnin mittaisina tilaisuuksina. Ilmoittautuneille toimitetaan osallistumislinkki tilaisuuteen erikseen.