Oulun kaupunginkirjaston automaattien puitejärjestely 2024-2026

Oulun kaupunginkirjasto (myöhemmin hankintayksikkö/tilaaja) pyytää tarjoustanne kirjaston lainaavien ja palauttavien automaattien, lajittelevien palautusautomaattien sekä laitteisiin liittyvän tukipalvelun tai ylläpito/huoltosopimusten hankinnasta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Kyseessä on puitejärjestelyn tyyppinen järjestely, johon liittyy osittaista uudelleen kilpailuttamista. Hankinnan tavoitteena on saada Oulun kaupunginkirjaston käyttöön puitesopimus, jonka avulla voidaan hankkia laadukkaita ja kustannustehokkaita kirjastolaitteita ja käytön tukipalvelua.

Tämä hankinta on EU kynnysarvon alittava, kansallisen kynnysarvon hankinta. Oulun kaupunginkirjasto pyytää tarjoustanne lainaavasta ja palauttavasta automaateista, lajittelevista palautusautomateista sekä laitteisiin liittyvästä tukipalveluista tai huolto/ylläpitosopimuksista. Hankinnasta solmitaan puitejärjestelyn tyyppinen järjestely. Puitejärjestelyyn liittyy osittaista uudelleen kilpailuttamista. Sopimuksen perusteella hankitaan lainaavia ja palauttavia automaatteja, lajittelevia palautusautomaatteja sekä laitteiden tukipalveluita Oulun kaupunginkirjastolle vuosina 2024-2026 hankittaviin automaatteihin sekä optiona vuosina 2027 ja 2028 hankittaviin automaatteihin. Näille vuosille sijoittuu Oulussa lukuisia kirjastojen perusparannushankkeita (mm. keskustakirjasto Saari), uusien kirjastorakennusten avaamisia (mm. Tuiran ja Jääkärinkankaan kirjastot) sekä vanhan automaattikannan uusimista sen tullessa käyttöikänsä päähän. Puitejärjestely solmitaan kaikkien toimittajien kanssa, jotka pystyvät tässä tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisia laitteita toimittamaan. Hankintayksikön kokemuksen perusteella Suomessa on markkinoilla 1-3 toimittajaa, jotka pystyvät tarjoamaan vaatimusten mukaisia laitteita. Automaattien hinnoissa on suurta vaihtelua riippuen kuhunkin laitteen sijoitustilaan toivotusta laitetyypistä, lajittelevien palautusautomaattien lajittelupaikkojen määrästä, halutuista kalustemateriaaleista yms. Tästä syystä tässä tarjouspyynnössä ei vertailla laitteiden hintoja tai aseteta tarjoajia etusijajärjestykseen. Tukipalvelun hintaa kysytään, mutta toimittajalla on mahdollisuus tarkistaa hintaa takuuajan päätyttyä. Sopimuksella hankittavien laitteiden sekä tuki- ja huoltopalvelujen hinnat kysytään jatkossa puitejärjestelyyn mukaan tulevilta toimittajilta minikilpailuttaen tilaus kerrallaan. Tilaukset tehdään näiden minikilpailutusten perusteella hinnaltaan edullisimman ja kohteeseen parhaiten soveltuvan laitteen toimittajalta. Hankinnan arvo huomioiden 1-3 toimittajaa riittää tuotantokapasiteetiltaan toimittamaan kirjaston automaattitarpeen sopimusvuosina. Yhteen kirjaston toimipisteeseen hankittavat automaatit on ylläpidon ja asiakasystävällisyyden vuoksi hyvä hankkia yhdeltä toimittajalta. Tämän vuoksi lajittelevan palautusautomaatin ja lainaavan ja palauttavan automaatin hankintaa ei tarjouspyynnöllä jaeta osiin, vaan mukaan valittavien toimittajien on pystyttävä toimittamaan molempia laitetyyppejä. Automaatin toimittaja järjestää toimittamiensa laitteiden tuki- huolto- ja ylläpitopalvelun. Hankinnan kohteena olevat tavarat/palvelut: LAJITTELEVA PALAUTUSAUTOMAATTI SEKÄ LAINAAVA JA PALAUTTAVA AUTOMAATTI Sopimusaikana hankittavien lajittelevien palautusautomaattien hinnat kilpailutetaan puitejärjestelyyn osallistuvien toimittajien kesken automaatti kerrallaan. Automaattien pakolliset vaatimukset on esitetty liitteessä (Liite: Laitteiden pakolliset vaatimukset). Toimittaja voi tarjota kaikkia automaattejaan, jotka täyttävät pakolliset vaatimukset. Automaattien toimitukseen sisältyy aina: - hallintaohjelmisto - liittymä kirjastojärjestelmään (Koha) - laitteistojen ja ohjelmistojen asennuksen suunnittelu, asennus sekä kuljetus- ja pakkaustarvikkeiden poisvienti - kirjastohenkilökunnan koulutus laitteen käyttöön ja päivittäisylläpitoon automaatin sijoituspaikassa - laitteistojen ja ohjelmistojen suomenkieliset käyttöohjeet HUOLTO-, YLLÄPITO-, JA TUKISOPIMUKSET Automaattien takuuaika on 2 vuotta (24 kk) käyttöönottopäivästä. Takuuajan jälkeen automaateille voidaan hankkia jatkuva tukipalvelu. Huolto-, ylläpito- ja tukipalvelujen pakolliset vaatimukset on esitetty liitteessä (Liite: Takuu, tuki- ja huolto).

Hankintamenettely etenee seuraavasti: 1. Tarjousten avaus ja vertailu. 2. Tarjoajan soveltuvuuden ja tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen. 3. Hankintapäätöksen tekeminen ja tiedoksianto. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. 4. Hankintasopimuksen solmiminen valittujen toimittajien kanssa.