Oulun Tilapalvelut - Pelastussuunnitelmien hallintajärjestelmäpalvelut 2025-2026 (2028)

Oulun Tilapalvelut -liikelaitos hakee tällä tarjouspyynnöllä yhtä (1) sopimustoimittajaa pelastussuunnitelmien hallintajärjestelmälle. Palvelu on pelastussuunnitelmien suunnitteluun, päivittämiseen ja ylläpitämiseen tarkoitettu sähköinen palvelu. Tarjoajan tulee täyttää tarjouspyynnössä vaaditut ominaisuudet, soveltuvuusvaatimukset ja hyväksytysti demo-tilaisuuden, jotta sopimus syntyy.

Järjestelmällä on tarkoitus toteuttaa noin 267 kpl Oulun Tilapalvelut -liikelaitoksen hallinnoiman rakennuksen lakisääteistä pelastussuunnitelmien hallintaa ja ylläpitoa. Järjestelmälle tulee Tilaajan alustavan arvion mukaisesti noin 348 käyttäjää ja admin henkilöt. Järjestelmää käyttävät Tilaajan oma henkilökunta. Käyttäjien pitää pystyä muokkaan ja päivittämään kiinteistökorttia itse, turvallisuus­järjestelyistä aina rakennuskohtaiseen tietoon asti. Järjestelmällä pitää voida laatia oman riskikartoituksen pohjalta pelastussuunnitelman ja erilasia toimintaohjeita eri tilanteisiin. Järjestelmästä pitää voida tulostaa paperiversioita pelastussuunnitelmasta ja toimintaohjeista eri vaaratilanteissa. Järjestelmää voi käyttää mobiilisti paikasta riippumatta. Tilaaja on listannut vähimmäisvaatimuksia pakollisiksi "hankinnat kohteen kriteerit" osiossa. Tilaaja on pisteyttänyt "hankinnat kohteen kriteerit" osiossa myös muita järjestelmän ominaisuuksia, joista voi saada laatulisäpisteitä kilpailutukseen käyttäjä-, käytettävyys- ja määräaikaistarkastuksien hallinnasta. Järjestelmältä vaadittujen kriteereiden tulee olla toiminnassa viimeistään tarjousten jättövaiheessa ja jotka todennetaan pisteytyksen voittaneelta (1kpl) tarjoajalta demotilaisuudessa. Demo-tilaisuudessa tarjoaja esittelee sovelluksen ominaisuudet ja Tilaajalla on mahdollisuus kysyä sovelluksen käytettävyydestä, jotka tarjoaja todentaa Tilaajalle. Mikäli Tilaajan edustajat toteavat subjektiivisesti sovelluksen olevan helppokäyttöinen ja sen toiminnan loogista, voidaan tehdä hankintapäätös. Sopimuspalveluntuottaja (1 kpl) valitaan parhaimman pisteytyksen antaneen tarjouksen mukaisesti hinnan (75%) ja laadun (25%) perusteella. Aiemman käytössä olleen historia/muu -data on tilaajalla .sql- ja pdf -tiedosto muodossa. Kaikki uusi data tulee siirtää järjestelmään palvelun aloittamiseksi ennen sopimuskauden alkamista käyttöönottoprojektin yhteydessä (hinnoiteltu erikseen). Valitun järjestelmätuottajan tulee sisällyttää tarjoukseensa vapaamuotoinen käyttöönottoprojektisuunnitelma, joka sisältää mm. kaksi koulutuskertaa. Koulutus voidaan järjestää teams-yhteydellä. Käyttöönottoprojektisuunnitelma tarkennetaan aloituspalaverissa. Järjestelmän tulee olla täysin käyttövalmiina (kiinteistöt ja data valmiina, koulutukset tehtynä) viimeistään 31.12.2024. Tarjoukseen tulee sisällyttää kaikki mahdolliset palvelun toteuttamisesta aiheutuvat kulut. Palveluntuottajalle maksetaan vain tarjottujen hintojen mukaisesti. Myöskään erillisiä palvelumaksuja vaadituista ominaisuuksista ei makseta, vaan järjestelmän tulee toimia kaikilta vaadituilta ominaisuuksiltaan annetuilla kuukausihinnoilla ja mahdolliset palvelupaketit sisältyvät hintoihin, jos niillä saavutetaan vaaditut ominaisuudet. Asiantuntijatyö on mm. ohjelmiston kehittämistyötä ja riskikartoituksien tekemistä, josta voi laskuttaa erikseen (hinnoiteltu erikseen). Kiinteistöjen poistot ja lisäykset, virhekorjaukset ym. kuuluvat kuukausihintaan. Tilaajalla on oikeus lisätä tai poistaa kiinteistöjä sopimuksesta. Indeksiehto yksikköhintojen tarkastamiseen. Tarjoaja sitoutuu tarjousta jättäessään toimimaan yhteistyössä sopimuksen loppumisen jälkeen uuden palveluntuottajan kanssa, jotta tarvittavat tiedot saadaan siirrettyä seuraavan palveluntuottajan järjestelmään. Tämän toteuttaminen ei saa aiheuttaa Tilaajalle lisäkuluja, vaan nämä kulut tulee tarjoajan huomioida jo tekemässään tarjouksessa. Sopimus tehdään alustavasti määräaikaisena ajalle 1.1.2025 - 31.12.2026. Optiokausi: 1.1.2027 - 31.12.2027 ja 1.1.2028 - 31.12.2028. Sopimus jatkuu optiokausien jälkeen toistaiseksi voimassa olevana sopimuksessa 6kk irtisanomisajalla, koska kyseessä on tietojärjestelmähankinta. Tarjoukset eivät saa sisältää omia ehtoja. Tilaajalla on oikeus hylätä kaikki tarjoukset. Palvelussa noudatetaan JYSE 2014 mukaisia sopimusehtoja, täydennettynä JIT 2015 ehdoilla.

Hankintamenettely etenee seuraavasti: 1. Tarjousten avaus ja vertailu. 2. Tarjoajan soveltuvuuden ja tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisessa järjestyksessä siten, että voittavan tarjouksen jälkeen muita ei tarkasteta. 3. Demo-tilaisuus, Tilaaja arvio omaan tarpeeseen subjektiivisesti sovelluksen käytettävyyden ja loogisen toiminnan vaadittavien ominaisuuksien osalta. 4. Hankintapäätöksen tekeminen ja tiedoksianto. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta.