Pysäköinninvalvonnan tietojärjestelmä

TeeSe Botnia Oy Ab:n hankintapalvelut pyytää Vaasan kaupungin kuntatekniikan toimeksiannosta tarjouksia pysäköinninvalvonnan tietojärjestelmästä tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Hankinnan kohteena on pysäköinninvalvonnan hallintaan tarkoitettu tietojärjestelmä Saas -palveluna, jossa on mukana toiminnallisuus sekä pysäköintivirhemaksuun että ajoneuvojen siirtoon. Hankinnan tavoitteena on pysäköinnin valvontaa tehokkaasti ja monipuolisesti palveleva tietojärjestelmä. Vaasan kaupungilla oleva nykyinen pysäköinninvalvonnan järjestelmä, Fujitsun toimittama Helga joka on osittain päivitetty Helga Park-ohjelmaksi, ei täytä kaikkia kaupungin tarpeita. Helga ohjelman käyttötuki on loppumassa lähitulevaisuudessa. Järjestelmän uusiminen nykyvaatimusten mukaiseksi on tarpeen. Nykyisestä järjestelmästä siirretään tietoja uuteen järjestelmään järjestelmävaihdon yhteydessä. Tällä hetkellä pysäköinninvalvontajärjestelmää käyttää 2 sihteeriä, 5 pysäköinnintarkastajaa ja 1 pysäköinninvalvoja. Pysäköinninvalvonnan tietojärjestelmän tulee sisältää tukipalvelut ja kehitystyön, käyttöönottohetkellä vanhan järjestelmän migraation uuteen järjestelmään, konversiot, koulutukset sekä järjestelmän ylläpidon. Järjestelmän avulla tulee voida seurata ja ohjata pysäköinninvalvontaa tehokkaasti, taloudellisesti ja helppokäyttöisesti. Hankittavan järjestelmän tulee pitää sisällään tarkastajan liittymä, toimistoliittymä sekä pysäköintioikeuksien tarkastaminen. Järjestelmän tulee olla kokonaispalvelu, joka sisältää kaikki vaatimuksissa määritetyt ominaisuudet mahdollisimman yhtenäisen käyttöliittymän kautta kaikille eri käyttöoikeustasoille. Pysäköinninvalvonnan prosessikuvaukset on tarjouspyynnön liitteenä kuusi. Tietojen tallennuksen tulee tapahtua tietoturvallisesti ja voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tilaaja sopii nykyisten järjestelmätoimittajien kanssa tietojen siirrosta ja aikataulusta. Tilaaja ja tietojärjestelmätoimittajat sopivat yhdessä teknisistä yksityiskohdista ja aikataulusta yhteisesti. Sopimuskauden alkamistavoite on 1.11.2024. Sopimus alkaa kuitenkin aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Sopimus solmitaan toistaiseksi voimassa olevana. Sopimusaika voi olla pidempi kuin neljä (4) vuotta, sillä hankinnan kohteena on tilaajalta ja toimittajalta merkittäviä alkuvaiheen resursseja vaativa tietojärjestelmän toimitus- ja käyttöönottoprojekti sekä mm. järjestelmän pitkäaikaiset jatkokehitys-, tuki- ja ylläpitopalvelut.

Pysäköintivirhemaksu Pysäköintivirhemaksuja kirjataan järjestelmään vuosittain noin 11-14 000 kpl:tta. Maksuvaatimuksia lähtee 2000-4000 kpl/vuosi. Oikaisuvaatimusten päätöksiä postitetaan noin 1000 kpl/vuosi. Uudella järjestelmällä tulee voida tehdä pysäköintivirhemaksun kirjaamisesta kaikki vaiheet tilastointiin asti. Pysäköinnintarkastajan toimiin kuuluu: virhemaksun kirjoittaminen, tilanteen valokuvaaminen, kuvien tallennus ko. virhemaksun kohtaan ja virhemaksun tulostaminen. Pysäköinnintarkastajan tulee myös tunnistaa ajoneuvo rekisterikilven perusteella ja ajoneuvon sijainti kartalla. Pysäköinnintarkastajan työkaluja ovat älypuhelin ja virhemaksun tulostuslaite. Asiakkaan tulee voida tarkistaa saamansa virhemaksun tiedot kuvineen sähköisesti. Oikaisuvaatimukset tulee voida tehdä sähköisesti tämän järjestelmän sisällä. Pysäköinninvalvontajärjestelmään kertyy pysäköinnintarkastajien materiaalia ja ne ovat virkailijan käsittelyä varten järjestelmässä. Järjestelmästä saadaan raportit ja tilastot. Käyttäjämäärän muutokseen järjestelmässä tulee varautua. Optiona järjestelmään saattaa tulla poliisien käyttäjät, joiden käyttö vastaa pysäköinnintarkastajan käyttöä. Sisältöjä ja tavoitteita ohjaavat pysäköinninvalvontaa ja henkilörekisterejä säätelevät lait. Palvelussa käsitellään henkilötietoja. Järjestelmän tulee olla valmis, testattu kokonaisuus ja vaaditut ominaisuudet on oltava käyttöönotettavissa sopimuksen allekirjoituksesta 3 kk kuluessa. Järjestelmän käyttöönottoon sisältyy useampia liittymiä, jotka kuvataan tarjouspyynnössä. Hankinnan sisältö kuvattu tarkemmin tarjouspyyntöön sisältyvissä soveltuvuusvaatimuksissa ja hankinnan kohteen kriteereissä. Käyttöönottoprojektissa siirretään kaikki tarvittava tieto nykyisestä järjestelmästä (Helga, Helga Park, Siiri) uuteen. Siirrettävät aineistot on määriteltu kohdassa hankinnan kohteen kriteerit/ 1.ryhmän yleiset kriteerit. Käyttöönottoprojekti kestää maksimissaan 6 kk sopimuksen allekirjoittamisesta tai sopimus raukeaa. Ajoneuvojen siirto Pysäköinninvalvonta huolehtii myös ajoneuvojen siirroista, ja ohjelmassa tulee olla mukana myös tämä osuus. Siirtokehotusten, siirtopäätösten ja toisen tavoitteluyrityksen valmistelu ja laadinta järjestelmässä, omistaja- ja haltijatietojen hakeminen, päätösten, toisen tavoitteluyrityksen ja tiedoksiantojen lähettäminen postituspalvelun välityksellä, kuulutusten ja korvauspäätösten tekeminen sekä näiden kytkeytyminen yhteisiin toimintoihin oikaisuvaatimusten käsittelyssä sekä laskutukseen liittyvissä toimenpiteissä. -Ohjelmassa tehdään ajoneuvojen siirtokehotuksien kirjaus järjestelmään mobiilisovelluksen avulla ja tulostetaan se kentällä kiinnitettäväksi ajoneuvoon.