Henkilöstökysely Saas-palveluna Pohjois-Karjalan hyvinvointialueelle

Pohjois-Karjalan hyvinvointialue - Siun sote pyytää tarjoustanne henkilöstön työhyvinvointia ja työntekijäkokemusta mittaavasta henkilöstökyselystä saas palveluna kahden (2) vuoden määräaikaiselle sopimuskaudelle 1.8.2024-31.7.2026 (arvio), optiona toistaiseksi voimassa oleva sopimus. Tarjous on sitova ja se tulee laatia suomen kielellä. Palvelun tulee täyttää Euroopan unionin suoraan velvoittavien säädösten, Suomen lakien ja asetusten sekä viranomaisten antamat määräykset.

Hankinnan kohteena on Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen (myöhemmin Siun sote) henkilöstön työhyvinvointia ja työntekijäkokemusta mittaava henkilöstökysely. Hankinnan keskeisenä tavoitteena on henkilöstökyselyjärjestelmän onnistunut käyttöönotto ja -käyttö Siun sotessa sekä toimivan kokonaisuuden edellyttämät tuki- ja ylläpitopalvelut sopimuskauden aikana. Toimittajan tuki- ja ylläpitopalvelut huolehtivat hyvinvointialueen käyttäjien opastamisesta ja –tuesta, hankittavan järjestelmän ja sen käyttöympäristön ajan tasalla pitämisestä sekä häiriöhallinnasta yhdessä Tilaajan kanssa. Henkilöstökyselyn käyttöönoton tavoiteaikataulu on elokuu 2024. Henkilöstökysely hankitaan pilvipalveluna SaaS-mallilla (Software as a Service). Hankittavan henkilöstökyselyalustan tulee olla käyttöönottovalmis, tuotteistettu ratkaisu, joka on tarjouspyynnön vaatimusten mukaisesti käytettävissä sopimuskauden alussa ilman merkittävää asiakaskohtaista sovittamista. Henkilöstökyselyratkaisun tulee perustua tutkittuun tietoon työhyvinvoinnista, -työkyvystä ja niiden johtamisesta käyttöönottovalmiin peruskysymyspatteriston osalta. Tilaajalla tulee lisäksi olla mahdollisuus käyttää henkilöstökyselyratkaisua omatoimisesti räätälöiden niin, että laadittujen erillisten henkilöstökyselyiden sisältö, kohderyhmä, kyselyn aukioloaika, kyselyn avaaminen ja tulosten näkyvyys ovat Tilaajan määriteltävissä ilman Toimittajan laskuttamaa lisätyötä. Henkilöstökyselytratkaisu hyödyntää datan käsittelyssä tekoälyä (kykenee tulkitsemaan vastauksia ja ennustamaan kehitystrendejä). Henkilöstökyselyjärjestelmän avulla tulee olla mahdollisuus seurata työntekijäkokemuksen- ja työntekijöiden sitoutumisen tilannekuvaa ja -kehittymistä sekä mitata työnantajan suositteluhalukkuutta. Henkilöstökyselyratkaisun raportoinnin tulee olla reaaliaikaista ja seurattavissa Tilaajan eri käyttäjäryhmien toimesta ilman Toimittajan laskuttamaa lisätyötä. Tärkeimpiä tavoiteltuja ominaispiirteitä hankinnalle Siun soten näkökulmasta ovat: asiakaslähtöisyys, helppokäyttöisyys, räätälöitävyys, tulosten hyödynnettävyys, käytettävyys, jatkuvuus, vaikuttavuus ja tietosuoja- ja tietoturvavelvoitteiden täyttyminen. Sujuvan käyttöönoton kannalta hankinnan kohteena on valmis palvelukokonaisuus, jonka käyttöönottoon, asiakaskohtaiseen sovittamiseen ja ohjeistukseen sekä koulutukseen liittyvät aineistot ovat saatavilla vain vähäisellä asiakaskohtaisella sovittamisella. Tietoteknisen työn osuuden tulee olla mahdollisimman vähäinen. Tavoitteena on, että hankittava henkilöstökyselyjärjestelmä on moderni ja helppokäyttöinen SaaS-ratkaisu, jota kehitetään jatkuvasti yhteistyössä Toimittajan kanssa. Kilpailutusprosessiin liittyy esittelytilaisuudet, jonka pituus on 1h. Esittelytilaisuudet järjestetään viikolla 24 teamsin välityksellä. Demotilaisuuksissa palveluntarjoaja esittelee henkilöstökyselyjärjestelmää ja tilaisuuksissa esiteltävät ominaisuudet on laadullisesti pisteytetty Tilaajan toimesta. Demotilaisuuksien osuus on 100 % hankinnan laadun kokonaispisteytyksestä. Demotilaisuuksien yhteydessä Tarjoaja esittelee järjestelmän ominaisuuksista seuraavat: henkilöstökyselyjärjestelmän yleinen käytettävyys, uuden kyselyn luominen, eri käyttäjärooleissa toimiminen järjestelmää käytettäessä, raportointiominaisuuksien esitteleminen (visuaalisuus ja erilaiset raportointitoiminnot kuten heatmap-ominaisuus) ja kuinka järjestelmä hyödyntää tekoälyä avointen vastausten analysoimisessa. Arviointiryhmä koostuu kolmesta työhyvinvointipalvelujen asiantuntijasta pääkäyttäjä- ja esihenkilökäyttäjäryhmän edustajina ja peruskäyttäjäryhmän edustajasta Siun soten henkilöstöstä. Lisätietoja liitteessä Liite2_3025_Laadullinen_arviointi.