Henkilöarviointipalveluiden hankinta Lahden kaupungille

Lahden kaupunki pyytää tarjousta henkilöarviointipalveluiden hankinnasta. Lahden kaupungin palveluksessa on noin 3800 työntekijää kolmella eri palvelualueella. Lahden kaupungin toiminta on monialaista, joten työtehtävät voivat olla sisällöltään ja vaatimuksiltaan keskenään hyvinkin erilaisia, lisätietoa https://www.lahti.fi/ Hankinnan kohteena ovat johdon, esihenkilöiden ja asiantuntijatehtävien henkilöarviointipalvelujen tuottaminen ja siihen liittyvä raportointi Lahden kaupungin rekrytoiville esihenkilöille. Lahden kaupungin sopimusta voi käyttää koko organisaatio (pois lukien konserniyhtiöt). ARVIOITU VOLYYMI Henkilöarviointeja tehdään vuosittain 5–20 kpl. Tilaaja ei sitoudu tarjouspyynnössä esitettyyn arvioon hankintamääristä. PALVELUIDEN TUOTTAMINEN Toimittajalla tulee olla valmius tuottaa koko palveluprosessi ensisijaisesti sähköisesti. Toimittajalla on oltava tarvittaessa käytössään myös palvelun tuottamiseen tarvittavat toimitilat, jotka ovat vaivattomasti saavutettavissa Lahden kaupungin toimipisteiltä sujuvien julkisten liikenneyhteyksien varrella. Samaan tehtävään hakevat eivät saa kohdata palveluprosessien aikana. Tarjottavan palvelun tulee olla tarjouspyynnön mukainen. Palvelu tuotetaan sähköisillä työvälineillä verkossa tai sovittaessa valitun toimittajan omissa tiloissa. Käytettävien sähköisten, verkossa toimivien työvälineiden tulee olla riittävän yleisesti käytössä olevia, yleisesti laajasti saatavilla, eikä niiden käyttö osana arviointia saa edellyttää arvioitavalta erillisiä ohjelmistoasennuksia. Hankittavat palvelut materiaaleineen tuotetaan pääsääntöisesti suomen kielellä. Toimittajan ja sen palveluksessa olevan henkilöstön toimintatavat ja palvelut tulee tuottaa alalla yleisesti hyväksyttyjä ja asianmukaisia menetelmiä noudattaen sekä hyvän ammattietiikan mukaisesti. Toimittaja ei saa hyödyntää omassa liiketoiminnassaan Lahden kaupungin avoimen haun kautta tulleita hakijatietoja.

PALVELUPROSESSI Yleisimmin henkilöarviointia käytetään ylimmän johdon, esihenkilöiden ja vaativien asiantuntijatehtävien kohdalla. Henkilöstöä rekrytoitaessa tarvitaan objektiivista ja luotettavaa lisätietoa hakijoiden soveltuvuudesta haettavaan tehtävään. Henkilöarvioinnin tavoitteena on auttaa ja tukea rekrytointipäätöksen tekemistä ja rekrytoinnin kokonaisprosessin onnistumista. Arvioinnin kautta pyritään ennakoimaan hakijan menestymistä haettavassa tehtävässä. Henkilöarvioinnilla kartoitetaan osaamista, selvitetään työskentelytapoja ja toimintatyyliä, motivaatiota, työtehtävissä suoriutumista, työhön ja työyhteisöön soveltuvuutta sekä kehittymispotentiaalia tulevaisuudessa. Henkilöarviointipalvelutilauksia tekevät Lahden kaupungilla pääsääntöisesti rekrytointiyksikkö, henkilöstöpalvelut ja rekrytoivat esihenkilöt. Tilaaja ottaa tilatessaan yhteyttä toimittajan nimeämään yhteyshenkilöön puhelimitse tai sähköpostilla. Henkilökohtainen kontaktointi tulee olla mahdollista. Tilaaja valitsee ehdokkaat henkilöarviointiin haastattelujen perusteella. Henkilöarvioinnin lähtökohtana ovat tehtäväkuvan vaatimukset ja organisaation ominaispiirteet. Toimittajan konsultti ja tilaaja määrittelevät yhdessä tehtävässä onnistumisen kriteerit (organisaatio- ja tehtäväanalyysi) rekrytointikohtaisesti ja tarvittaessa tarkentavat työnkuvan ja toimintaympäristön vaatimusten pohjalta kriteereitä prosessin aikana. Prosessin alussa sovitaan henkilöarviointiprosessin ja raportoinnin aikataulu (mukaan lukien arviointipalautteen ajankohta) yhteistyössä toimittajan nimeämän vastuukonsultin kanssa sekä nimetään konsultti kyseiseen arviointiin. Toimittaja kontaktoi arviointiin osallistuvat ehdokkaat ja sopii heidän kanssaan aikataulut ja muut tarvittavat käytännön asiat. Henkilöarvioinnin tulee olla riittävän laaja haettavaan tehtävään nähden. Käytettäviin arviointimenetelmiin liittyen edellytetään, että arviointi- ja testausmenetelmät ovat alalla yleisesti hyväksyttyjen tutkimusmenetelmien kautta luotettaviksi todettuja. Toimittajalla tulee olla käytössään kyky- ja lahjakkuustestejä, simulaatioita, itsearviointimenetelmiä sekä persoonallisuustestejä. Kutakin arvioitavaa ominaisuutta tulee mitata vähintään kahdella toisistaan riippumattomalla menetelmällä. Arviointimenetelminä ei käytetä ns. strukturoimattomia tai projektiivisia menetelmiä. Arviointiin tulee aina sisältyä henkilökohtainen haastattelu, jonka suorittaa nimetty toimittajan konsultti. Toimittajan konsultti valitsee tapauskohtaisesti sopivimmat arviointimenetelmät, joiden avulla on mahdollista muodostaa objektiivinen kuva henkilön soveltuvuudesta haettavaan tehtävään. Arviointitulosten perustella palvelutuottajan tulee antaa valintasuositus. Toimittaja laatii kirjallisen henkilöarviointiraportin ehdokkaiden vahvuuksista, kehittymisalueista, motivaatiotekijöistä, uratavoitteista sekä yhteenvedon ja valintasuosituksen. Raportin tulee peilautua suhteessa avoimena olevaan tehtävään. Toimittaja toimittaa raportin tilaajalle ja käy raporttia täydentävän keskustelun valinnan suorittavan tilaajan kanssa. Toimittaja välittää kirjallisen henkilöarviointiraportin aina myös arvioitaville ehdokkaille ja tarjoaa heille mahdollisuuden keskustella raportin sisällöstä. Toimittajan pitää pystyä toimittamaan raportit turvallisesti ja sähköisesti. Palvelutuottajan tulee noudattaa mitä laissa yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) sekä julkisuuslaissa on säädetty henkilötietojen käsittelyn ja säilyttämisen sekä testien ja henkilöarviointien suorittamisen osalta. Lisäksi tulee noudattaa EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR). Toimittaja ja Lahden kaupunki nimeävät yhteyshenkilöt hoitamaan henkilöarviointipalvelujen sopimuksen piiriin kuuluvia asioita. Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa tämän sopimuksen toteutumista. Sopijapuolet pitävät tiedot ajan tasalla ja ilmoittavat muutoksista toisen sopijapuolen vastaaville henkilöille viipymättä.