Tapahtumakumppanuusmallin perustaminen Mikkelin alueen tapahtumien kehittämiseen - Haku II

Tapahtumakumppanuusmalli Tällä hankintailmoituksella perustetaan hankintalain periaatteiden mukaisella avoimella kilpailutusprosessilla tapahtumakumppanuusmalli, jossa Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy ja sen hallinnoima Keula kohti Mikkeliä hanke - tukee paikallisten tapahtumien järjestämistä ja kehittämistä projektin varoin, tapahtumalle ja tapahtumajärjestäjälle asetettujen ehtojen täyttyessä sekä tapahtumaesityksen arviointikriteerien perusteella tehtävän tapahtumakohtaisen pisteytyksen ollessa riittävällä tasolla. Tapahtumakumppanuusmallin tavoitteena on Mikkelin alueen elinvoiman ja vetovoiman kehittäminen tapahtumien kehittämisen kautta. Hankintamenettely on dynaamisen hankintajärjestelmän periaatteita mukaileva kumppanuusjärjestely. Hankintayksikkö noudattaa hankintalain mukaista mahdollisuutta räätälöidä kansallisen kynnysarvon ylittävän hankinnan menettelyn tarpeeseen sopivaksi. Kumppanuusjärjestely Kyseessä ei kuitenkaan ole hankintalain määritelmien mukainen hankinta (ei tehdä hankintasopimuksia), vaan kilpailutuksen perusteella muodostetaan kumppanuusjärjestely, johon mukaan pääsevät tapahtumajärjestäjät voivat jättää hakemuksia tapahtumien järjestämisen tuesta kumppanuusjärjestelyn sisällä. Hankintayksikkö ei saa suorasta tukipanoksestaan huolimatta vastinetta tapahtumajärjestäjiltä, vaan tuen myöntämispäätöksen ehdoksi asetetaan ainoastaan mahdollisuus asettaa ehtoja esimerkiksi tapahtuman kehittämiseksi siten että tapahtuma on hankintayksikön asettamien kriteerien mukainen. Hankintayksikkö tukee soveltuvuus- ja arviointivaatimukset sekä tuelle asetettavat ehdot täyttävien tapahtumien rahoitusta. Avustus maksetaan vasta kun tapahtuma on suunnitelman mukaisesti järjestetty. Hyväksyttyjen tapahtumaehdotusten tehneiden tahojen kanssa ei solmita hankintalain mukaista hankintasopimusta. Sopimuksena toimii kumppanuussopimus (sopimusoikeudellinen asiakirja) joka räätälöidään tapauskohtaisesti. Keula kohti Mikkeliä - hanke Kumppanuusjärjestely liittyy Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:n "Keula kohti Mikkeliä – matkailua tukevan lentotoiminnan, koulutustoiminnan ja tapahtumatoiminnan edistäminen"-hanketta. Hanketta rahoittaa Etelä-Savon maakuntaliitto (EU, AKKE-rahoitus) ja sen omarahoituksesta vastaa Mikkelin kaupunki. Yllä kuvatut toimenpiteet liittyvät hankkeen työpakettiin ja tavoitteeseen 3: "Mikkelin lentopaikalla järjestetään vähintään 3 tapahtumaa ja Mikkelissä saadaan mahdollistettua ja toteutettua 8 uudenlaista tapahtumakonseptia." Työpaketissa perustetaan uudenlainen tapahtumien kumppanuusmalli, jossa kumppanuudet muodostetaan innovatiivisen julkisen hankinnan perusteella. Jatkossa tapahtumien järjestäjille järjestetään säännöllinen haku, jonka puitteissa tapahtumakumppanuutta voi hakea. Tapahtumia voidaan myös järjestää missä tahansa Mikkelin alueella ja niiden ei tarvitse sisällöllisesti liittyä ilmailuun. Kilpailutus-/hakuprosessi Kumppanuusjärjestelyyn - tällä hankintailmoituksella perustetaan ensin dynaamisen hankintajärjestelmän kaltainen järjestely tapahtumatuotannon kehittämiseksi ja tukemiseksi - haku kohdistetaan tapahtumajärjestäjille, jotka ovat järjestämässä tapahtumaa tai suunnittelemassa tapahtuman järjestämistä Mikkelin alueella - järjestelyyn haetaan mukaan hakuilmoituksella Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:lle (tämän hankintailmoituksen tarjous-lomake) - hakuun asetetaan vähimmäisvaatimukset joiden tulee täyttyä, jotta hakija hyväksytään mukaan kumppanuusjärjestelyyn Lisätiedot: ville.hyyrylainen@mikseimikkeli.fi, 0440 659 741 Jatkuu kohdassa II.2.4) Kuvaus hankinnasta

Kilpailutus-/hakuprosessi Kumppanuusjärjestelyyn (jatkuu kohdasta II.1.4. Lyhyt Kuvaus) - ensivaihessa tapahtumajärjestäjillä on 3 viikkoa aikaa hakea mukaan kumppanuusjärjestelyyn - jatkossa haku on auki koko ajan (hankintayksikkö käsittelee hakemuksen 14 vrk:n kuluessa sen jättämisestä) - kumppanuusmalli on avoin sekä kokeneille tapahtumajärjestäjille että myös uusille toimijoille Kilpailutus-/hakuprosessi Kumppanuusjärjestelyyn (Jatkuu kohdasta II.1.4 Lyhyt kuvaus) - hakuun voi osallistua myös pelkällä idealla (ei aikomusta tai mahdollisuutta itse toteuttaa tapahtumaa) - lähtökohta on se että kaikki hankintayksikön ja projektin tavoitteiden mukaiset hakemukset käsitellään myönteisesti ja ideat pyritään viemään ehdotuksen tekijän kanssa eteenpäin esimerkiksi perustettavan/muodostettavan tapahtumakohtaisen konsortion avulla, projektin tuella (uusi hakemus tai uusi tapahtumaehdotus kumppanuusjärjestelyssä) - ensivaiheessa hakeminen edellyttää Cloudia-kilpailutusjärjestelmään kirjautumista ja käyttäjätilin luomista - ohje rekisteröitymiseen: https://tuki.cloudia.fi/hc/fi/articles/17360793735965-Rekister%C3%B6ityminen-UUSI - apua ja lisätietoja rekisteröitymiseen saa tarvittaessa hankinta-asiantuntija Ilkka Liljanderilta (044 7945695, ilkka.liljander(at)mikseimikkeli.fi) - ehdokashaun tulos kuvataan hankijaorganisaatioille/konsortioille liikennevalomallilla (punainen, keltainen, vihreä) - punainen: ehdokas on hylätty - keltainen: ehdokas asetetaan odotustilaan (hakemusta on täydennettävä tai muutettava) - vihreä: ehdokas hyväksytään tapahtumakumppanuusmallin kumppanuusjärjestelyyn (hyväksytty ehdokas on oikeutettu jättämään tapahtumakohtaisia hakemuksia/ehdotuksia) - päätös perustellaan asetettujen kriteerien nojalla Toiminta kumppanuusjärjestelyn sisällä ja tapahtumaehdotusten jättäminen Kilpailutusmenettelyn kautta haettaville tapahtumaehdotuksille muodostetaan yhteinen julkinen valintakriteeristö. Menettelyn kautta saadut hakemukset annetaan raadin arvioitavaksi ja kumppanuushakemukset pisteytetään. Yli 70 pistettä saava ehdotus voidaan valita toteutettavaksi. Yksittäinen tukisumma (hankkeen toiminnassa puhutaan kumppanuudesta) voi olla arvoltaan 1000–25000 euroa suhteutettuna tapahtuman kokonaisubudjettiin. Tapahtumille voidaan tarjota myös pienimuotoista viestintätukea. Hanke ei itse toimi tapahtumatoiminnan pääjärjestäjänä eikä tilaajana – tapahtumatyyppejä ei esimerkiksi ennalta päätetä tilaajan toimesta. Näin toimien varmistutaan siitä, että tulevat tapahtumakonseptit nousevat aidosti alueen tapahtumatoimijoilta ja ovat kaupallisesti kannattavampia myös hankkeen päättymisen jälkeen. Yhtenä arviointikriteerinä käytetään kestävyyttä, jolla haetaan uudenlaisia tapahtumien hiilijalanjälkeä ja/tai tapahtumakävijöiden ympäristötietoisuutta edistäviä ratkaisuja. Alueelle jo vakiintunut (toteutettu yli 3 kertaa) tapahtuma ei voi osallistua kilpailutukseen, vaan tällainen tapahtuma katsotaan rahoitukseltaan, toteutukseltaan ja organisaatioltaan jo riittävän vakiintuneeksi alueella (ei uutuusarvoa). - yksittäisen tapahtuman tuki voi olla suuruudeltaan 1000,00 - 25 000,00 € ja se maksetaan kun tapahtuma on suunnitellusti toteutettu - maksatus edellyttää myös raportin laatimista hankkeelle - sekä tapahtumaehdotusta että kumppanuusjärjestelyyn hakua voidaan vaatia täydennettävän tai kehitettävän ennen päätöstä - sekä tapahtumaehdotusta että kumppanuusjärjestelyyn hakua voidaan sparrata (kehityskeskustelu) ennen lopullista hakua / päätöstä HUOM! Lisätietoja hakemusten ja tapahtumaehdotusten arvioinnista ja päätöksenteosta hankintailmoituksen kohdasta: "Muut Tiedot - Päätöksenteon perusteet".

Lisätietokysymykset tulee jättää kilpailutusjärjestelmän kautta. Vastaukset toimitetaan myös kilpailutusjärjestelmän kautta. Myös tarjoukset jätetään kilpailutusjärjestelmän kautta.