Kulttuuriarkistojen tietojärjestelmä

Hankintasopimuksen tavoitteena on hankkia Åbo Akademin kulttuuriarkistojen käyttöön soveltuva tietojärjestelmä arkistojen ja kokoelmien hallintaan. Järjestelmää on tarkoitus käyttää arkistojen päivittäisessä työssä kulttuuriaineistojen kuvailuun, järjestämiseen, hakemiseen, selaamiseen, säilytykseen ja hallinnointiin. Järjestelmän avulla arkistonhoitajat myös muun muassa valmistelevat vastauksia asiakkailta tulleisiin tietopyyntöihin sekä julkaisevat julkaistavaksi soveltuvia aineistoja kansallisessa Finna-palvelussa.

Hankintasopimuksen tavoitteena on hankkia Åbo Akademin kulttuuriarkistojen käyttöön soveltuva tietojärjestelmä arkistojen ja kokoelmien hallintaan. Järjestelmää on tarkoitus käyttää arkistojen päivittäisessä työssä kulttuuriaineistojen kuvailuun, järjestämiseen, hakemiseen, selaamiseen, säilytykseen ja hallinnointiin. Järjestelmän avulla arkistonhoitajat myös muun muassa valmistelevat vastauksia asiakkailta tulleisiin tietopyyntöihin sekä julkaisevat julkaistavaksi soveltuvia aineistoja kansallisessa Finna-palvelussa. Hankintaan kuuluu myös järjestelmän konfiguraatio kulttuuriarkistojen käyttöön sekä olemassa olevan arkistometatiedon ja siihen liittyvien mediatiedostojen siirto uuteen järjestelmään. Åbo Akademin kulttuuriarkistoihin kuuluvat tässä yhteydessä Åbo Akademin kirjaston arkistokokoelmat (käsikirjoitus- ja kuvakokoelmat), Merihistorian laitoksen arkisto, kulttuuritieteiden arkisto Cultura ja taidehistoriallinen arkisto. Järjestelmä tulee olla konfiguroitavissa siten, että näiden eri arkistojen aineistot ja käyttäjät ovat hallittavissa erikseen. Kulttuuriarkistot hallinnoivat erityyppisiä arkistoaineistoja ja tutkimustarkoituksiin kerättyjä kokoelmia: aineistot koostuvat yksityishenkilöiden ja yhteisöjen muodostamista arkistoista ja kokoelmista ja sisältävät muun muassa käsikirjoituksia, valokuvia, piirustuksia, kirjeenvaihtoa, haastattelunauhoitteita, tekstiilikokoelmia sekä kulttuuritieteellisiä kyselyitä ja niiden avulla jo vuosikymmenien ajan kerrytettyä vastausaineistoa. Järjestelmän tietomalli pitäisi olla räätälöitävissä vastaamaan näiden kulttuuriperintöaineistojen kuvaustarpeita. Nykyisellään kulttuuriarkistojen arkistometatietoa säilytetään ja käytetään pääosin monipuolisen, mutta jo vanhentuneen TRIP-tietokantaohjelmiston avulla sekä muutamissa Excel-taulukoissa. Suurin osa aineistosta on 16 TRIP-tietokannassa: 6 tietokannoista sisältää kuva-aineistoja ja ovat rakenteeltaan yhtenäisiä, mutta loput tietokannoista on aikoinaan räätälöity erilaisiin kuvaustarpeisiin ja eroavat rakenteiltaan toisistaan. Kenttien lukumäärä eri tietokannoissa vaihtelee n. 10–60 välillä. Arkistoaineistoja kuvaavia tietueita on yhteensä n. 300 000. Kun aineistoihin liittyvät mediatiedostot lasketaan mukaan, levytilan tarve on n. 10 TB. Lisätietoa olemassa olevasta arkistometatiedosta ja mediatiedostoista sekä käyttäjätarinaesimerkkejä on liitteissä 4_Kulturarkiven_lisätietoa_siirrettävästä_arkistoaineistosta.docx sekä 5_Kulturarkiven_käyttäjätarinat.docx Hankintaan kuuluvaa migraatiotyötä varten toimitamme siirrettävät tietokannat XML-tiedostoissa. Tietokantoihin liittyvät mediatiedostot toimitamme ZIP-paketeissa. Åbo Akademi suunnittelee tietojärjestelmän hankintaa kulttuuriarkistoille käyttöön Saas –pohjaisena palveluna ”avaimet käteen” -toimitusperiaatteella. Hankittavan järjestelmän tulee olla tuotantokäytössä oleva järjestelmä. Tällä hetkellä julkaistuihin kulttuuriarkistojen aineistoihin voit tutustua alla olevien linkkien kautta: • Julkaistut TRIP-tietokannat: http://trip.abo.fi/aadb/bildsam/, http://trip.abo.fi/aadb/brevsam/, http://trip.abo.fi/aadb/etnpic/ , https://trip.abo.fi/aadb/artpic/ ja http://trip.abo.fi/aadb/manusam/. • Åbo Akademin arkistoaineistot Finnassa: https://abo.finna.fi/Search/Results?type=AllFields&filter[]=building:"0/AA_arch/".

Hankintayksikkö voi tarvittaessa hankiaa lisämoduuleja olemassa olevaan järjestelmään sopimuskauden aikana.