Kansallisten hankintojen suorahankintailmoitus, Effica YPH (yksilö- ja perhehuolto) -järjestelmän asiakasasiakirjojen arkistointi

Suorahankinnan kohteena on Effica YPH (yksilö- ja perhehuolto) -järjestelmän asiakasasiakirjojen validointi ja arkistointi Kanta-arkistoon.

Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla käytöstä olleesta Effica YPH (yksilö- ja perhehuolto) -järjestelmästä on poimittu järjestelmän vanhojen tietojen arkistointi -lisäpiirteellä lastensuojelun ja lapsiperheiden palvelujen asiakkuustietoja ja niihin liittyviä asiakasasiakirjoja, jotka arkistoidaan lakiperusteisesti joko sosiaalihuollon ja terveydenhuollon kansalliseen arkistoon tai kaupungin digitaaliseen säilytysjärjestelmään. Effica YPH -järjestelmän korvasi toimialalla käyttöön otettu Apotti asiakas- ja potilasjärjestelmä. Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala hankki marraskuussa 2023 Effica YPH -järjestelmän tietojenarkistoinnin esiselvitys- ja määrittelytyön Twoday Oy:ltä. Hankinta perustui Helsingin kaupungin voimassa olevaan digitaalisen säilytysjärjestelmän sopimukseen. Huhtikuussa 2024 valmistuneessa selvitystyössä huomioitiin Effica YPH -järjestelmän tietosisältöjen kokonaisuus, joista osa arkistoidaan Kelan asiakastiedon arkistoon, osa Kelan potilastiedon arkistoon ja osa paikallisesti Helsingin kaupungin digitaaliseen säilytysjärjestelmään. Selvitystyön valmistumisen jälkeen toimiala hankki huhtikuussa 2024 Twoday Oy:ltä Helsingin kaupungin digitaalisen säilytysjärjestelmään liittyvän arkistointityön. Hankinta perustui samaan voimassa olevaan digitaalisen säilytysjärjestelmän sopimukseen, jonka liitteenä olevassa tavoitetilan kuvauksessa on kuvattu Effica YPH -järjestelmä yhtenä keskeisenä arkistoitavana järjestelmänä. Arkistointityössä kaupungin digitaaliseen säilytysjärjestelmään arkistoidaan kaikki Kantapalvelun ulkopuolelle jäävät arkistointivelvoitteen alaisuudessa olevat asiakirjat. Rekisterinpitäjänä sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja teki toukokuussa 2024 päätöksen sosiaalihuollon palveluissa syntyneen potilas- ja asiakastiedon arkistoinnista. Rekisterinpitäjän päätöksen mukaisesti Effica YPH -järjestelmän sosiaalihuollon palveluissa muodostuneet asiakasasiakirjat arkistoidaan pääsääntöisesti Kanta-palveluiden arkistoon sosiaalihuollon asiakasasiakirjoina ja vanhojen potilastietojen arkistoon arkistoidaan vain ne asiakirjat, jotka voidaan yksiselitteisesti katsoa terveydenhuollon asiakirjoiksi. Effica YPH -järjestelmän arkistoitavassa asiakasaineistossa ovat eri arkistojärjestelmiin siirrettävät asiakasasiakirjat asiakkuuskohtaisissa poimintakokonaisuuksissa. Asiakirjapoiminnat on teknisesti toteutettu järjestelmän dokumentoinnin työkalujen mukaisesti. Dokumentoinnin tavat ovat muuttuneet järjestelmän tuotantokäytön aikana. Poiminta-aineistoista asiakasasiakirjat tai asiakasasiakirjakoosteet luokitellaan ja erotellaan asiakaskertomuskokonaisuuksiksi kolmeen arkistoon: kansallisen sosiaalihuollon ja terveydenhuollon asiakasasiakirjoiksi sekä kaupungin digitaaliseen arkistoon arkistoitaviksi asiakirjoiksi. Tässä yhteydessä lisätään asiakirjoihin kansallisten arkistojen vaatimusten mukaiset metatiedot ja validoidaan arkistoitavat asiakirjat. Myös digitaaliseen säilytysjärjestelmään siirrettävät asiakirjat rikastetaan tarvittavilla metatiedoilla. Hankintalain (1397/2016) 40 §:n 2 momentin kohdan 2 mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Selvitys- ja määrittelytyön tehnyt Twoday Oy on toteuttanut toisille hyvinvointialueille vastaavaa asiakastietojen luokittelua ja arkistointia. Effica YPH -järjestelmän osalta toimittaja toteuttaa arkistoinnista sopimuksen mukaisesti sen osuuden, joka arkistoidaan digitaaliseen säilytysjärjestelmään. Arkistoinnin teknisellä keskittämisellä on arkistoinnin onnistumisen kannalta oleellinen merkitys erityisesti asiakaskertomuksen ja siihen liittyvien asiakirjojen eheyden säilyttämisessä, tietojen muuttumattomuudessa sekä varmistaa alkuperäisten kirjausten mukaisesti arkistoitavan kokonaisuuden validius. Toimittaja toteuttaa myös Kantaan siirtyvien asiakirjojen validoinnin kantasiirtoja vastaavassa ohjelmistopalvelussaan (SaaS -ympäristö). Näillä perusteilla hankintaa ei ole tarkoituksenmukaista kilpailuttaa avoimesti julkisena hankintana. Arkistointityö sisältää Effican YPH -järjestelmän aineiston (noin kolme miljoonaa asiakirjaa), potilashuollon aineiston (noin 400 000 asiakirjaa) sekä erillispoimintojen tuottaman aineiston konvertoinnin, validoinnin ja siirtämisen Kelan Kanta-arkistoon.