Tietopyyntö: sähköinen arkistojärjestelmä, optio sähköisen allekirjoituksen ratkaisu

Käynnistämme markkinavuoropuhelun, jonka tavoitteena on kartoittaa sähköisten arkistojärjestelmien ja sähköisten allekirjoitusratkaisujen markkinatarjontaa. Vuoropuhelun tulosten perusteella täydennetään hankinnan vaatimusmäärittelyä. Kutsumme aiheesta kiinnostuneet toimittajat markkinavuoropuheluun, jonka ensimmäisessä vaiheessa pyydämme kirjallisesti tietoa ratkaisuista. Toisessa vaiheessa kutsumme erillisen ilmoittautumisen perusteella tarjoajat esittelemään ratkaisuaan etäyhteydellä Teams-kokouksena. Markkinavuoropuhelun ensimmäinen vaihe toteutuu vastaamalla tähän tietopyyntöön. Tietopyyntö on avoinna 5.6.2024 klo 12 asti. Toiseen vaiheeseen ilmoittautuneille lähetetään vaatimusmäärittelyluonnos tai sen osia kommentoitavaksi kirjallisesti ja markkinavuoropuhelutilaisuudessa. Teams-kokouksena etäyhteydellä järjestettävät markkinavuoropuhelutilaisuudet toteutetaan alustavan aikataulun mukaisesti 11.6.2024 klo 9–16 välisenä aikana. Jokaiselle ilmoittautuneelle varataan oma kokousaika, kestoltaan 45 minuuttia. Markkinavuoropuhelu toteutetaan suomen kielellä. Markkinavuoropuhelutilaisuudessa toimittajaa pyydetään demoamaan tai muuten esittelemään ratkaisua vähintään hankinnan kuvauksen ja käyttöönottoprojektissa toteutettavien kohteiden osalta. Lisäksi pyydetään kirjalliset kommentit Pohteen toimittamaan aineistoon. Tähän tietopyyntöön vastaamatta jättäminen tai markkinavuoropuheluun osallistumatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista, eikä tietopyyntöön vastaaminen tai vuoropuheluun osallistuminen vaikuta tarjoajan asemaan mahdollisessa tarjouskilpailussa. Tietopyyntöön annetut vastaukset eivät ole julkisia. Pyydämme kuitenkin merkitsemään liikesalaisuuksia sisältävien dokumenttien tiedostonimeen sekä dokumentin alkuun maininnan LIIKESALAISUUS. Hankinnan kohde Toimitettava kokonaisuus on sähköinen arkistojärjestelmä ja optiona siihen integroitava sähköisen allekirjoituksen ratkaisu. Tilaaja käyttää jatkossa hankinnan kohteesta käsitettä Järjestelmäkokonaisuus. Toimittajan on tarjottava Järjestelmäkokonaisuutta joko yksin tai yhdessä alihankkijan kanssa. Järjestelmäkokonaisuuden hankinta sisältää käyttäjä-/ohjelmistolisenssit, toimitus- ja käyttöönottoprojektin ohjelmistojen asennukset, asiakaskohtaiset räätälöinnit ja parametroinnit, ylläpito- ja tukipalvelut, testaukset, Tilaajan tarjouspyynnössä kuvaamien käyttöönottoprojektissa toteutettavien kohteiden toteutuksen sekä Järjestelmäkokonaisuuden käyttökoulutukset. Nykytila Pohteella on useita prosesseja, joissa syntyy pitkään tai pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ja rekisteröintitietoja. Prosesseja ei kuitenkaan voida sähköistää kokonaisuudessaan ilman asianmukaista järjestelmää. Sähköiset aineistot halutaan säilyttää järjestelmässä, joka täyttää pysyvän sähköisen säilyttämisen kriteerit. Pohteella on käytössä useita operatiivisia ja käytöstä poistuneita järjestelmiä, joiden tietoja halutaan siirtää arkistojärjestelmään. Järjestelmissä, joista tietoja halutaan siirtää, on hyvin erilaisia metatietomalleja. Tavoitetila Sähköisen arkistojärjestelmän hankinnalla edistetään toimintojen kehittämistä täysin sähköisiksi. Tavoitteena on hankkia sähköinen arkistojärjestelmä ja siihen integroitava sähköisen allekirjoituksen ratkaisu, jotka ovat integroitavissa muihin järjestelmiin. Tavoitetilassa sekä pysyvästi säilytettävä että määräajan säilytettävä aineisto säilytetään keskitetysti sähköisessä muodossa yhdessä järjestelmässä, josta aineisto voidaan tarvittaessa siirtää kansalliseen keskitettyyn säilytysratkaisuun. Tavoitetilassa sähköinen arkistojärjestelmä tukee Pohteen ja sen tietojärjestelmien muutostilanteita. Käytöstä poistettujen tietojärjestelmien aineistot voidaan siirtää arkistojärjestelmään, eikä järjestelmiä tarvitse jättää passiivikäyttöön ylläpidettäväksi. Järjestelmien sisältämä aineisto voidaan säilyttää arkistojärjestelmässä ja hävittää säilytysajan päätyttyä. Sähköisen arkistojärjestelmän ja sähköisen allekirjoitusratkaisun (optio) kuvaus: Tietojärjestelmät tulee olla toteutettu siten, että ne täyttävät sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmille Suomen laissa asetetut tietosuoja- ja tietoturvallisuusvaatimukset sekä noudattavat Suomen sosiaali- ja terveydenhuoltoa koskevaa lainsäädäntöä sekä THL:n määräyksiä sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien luokittelusta ja sertifioinnista 4/2021 ja 4/2024 (luokittelemattomat ohjelmistot ja sovellukset). Arkistojärjestelmä voi olla toteutettu On-Premise- tai Saas-mallilla. Arkistojärjestelmään kirjaudutaan AD-kirjautumisella tai muulla vahvalla tunnistautumisella. Arkistojärjestelmässä on toiminnallisuudet ja tekniset edellytykset aineistojen ja niiden metatietojen pysyvään ja pitkäaikaiseen säilyttämiseen niin, että ne voidaan säilyttää ainoastaan sähköisessä muodossa. Arkistojärjestelmän tulee täyttää Sähke 2 -vaatimukset sopimuksen voimassaoloajan. Arkistojärjestelmään on mahdollista siirtää asiakirjakokonaisuuksia verkkolevyltä tai työtilasta sekä toisista tietojärjestelmistä. Arkistojärjestelmä on mahdollista integroida useisiin tilaajan tietojärjestelmiin Tilaajan skannaussovellus on mahdollista integroida arkistojärjestelmään ja skannatut aineistot siirtyvät skannaussovelluksesta arkistojärjestelmään. Yksittäisten asiakirjojen manuaalinen tallennus on mahdollista ilman suoraskannausta. Arkistojärjestelmään tallennettujen tietojen katselu on mahdollista myös integroidun tietojärjestelmän käyttöliittymän kautta. Toivottu ominaisuus: Arkistojärjestelmässä on "eteistila"-toiminnallisuus, jossa yksityishenkilö tai organisaatio voi käydä Suomi.fi-palvelun kautta vahvasti tunnistautuneena katsomassa arkistojärjestelmän eteistilasta pyytämänsä tiedot. Toivottu ominaisuus: Arkistojärjestelmässä on mahdollisuus antaa yksityiselle palveluntuottajalle oikeus tallentaa Suomi.fi-palvelun kautta tunnistautumalla aineistoa sähköisen arkistojärjestelmän "eteistilaan", josta arkistonhoitaja jatkaa käsittelyä. Allekirjoitusratkaisu mahdollistaa kehittyneen allekirjoituksen, joka liittyy yksilöivästi allekirjoittajaan. Allekirjoitusratkaisun käyttäjät tunnistautuvat vahvalla tunnistautumisella. Sähköisen allekirjoitusratkaisu on integroitu arkistojärjestelmään ja allekirjoitettu asiakirja arkistoituu arkistojärjestelmään. Tilaajan muussa tietojärjestelmässä laaditun asiakirjan allekirjoittaminen ja siirto arkistojärjestelmään on mahdollista. Käyttöönottoprojektissa toteutettavat kohteet Käyttöönottoprojektissa toteutettavat kohteet on valittu siten, että ne tukevat Tilaajan hankinnalle asettamia tavoitteita. 1. Asiakirjakokonaisuuksien siirtäminen verkkolevyltä tai työtilasta arkistojärjestelmään. Käyttöönottoprojektissa siirretään noin 1500 asiakirjan kokonaisuus Pohteen työntekijän verkkolevyltä arkistojärjestelmään. Aineisto on useammassa tiedostomuodossa, jotka järjestelmän tulee muuttaa automaattisesti pdf/A-muotoon (tekstitiedostojen osalta). 2. Tilaajan skannaussovelluksen integrointi arkistojärjestelmään ja skannattujen aineistojen siirto skannaussovelluksesta arkistojärjestelmään. 3. Arkistojärjestelmään tallennettujen tietojen katselu integroidun tietojärjestelmän käyttöliittymän kautta. Projektissa otetaan käyttöön skannattuna arkistoitujen asiakirjojen katselu ESKO-potilastietojärjestelmän kautta. 4. Yksittäisten asiakirjojen manuaalinen tallennus ilman suoraskannausta. 5. Sähköisen allekirjoitusprosessin käyttöönotto ja sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan siirto arkistojärjestelmään. 6. Tilaajan tietojärjestelmässä laaditun asiakirjan allekirjoittaminen ja siirto arkistojärjestelmään. Käyttöönottoprojektissa otetaan käyttöön työ- ja virkamääräysten allekirjoitusprosessi, jossa asiakirja laaditaan CGI:n HR Sähköisellä työpöydällä. Käyttöönottoprojektissa otetaan käyttöön myös allekirjoitusprosessi, jossa Pohteen työntekijä täyttää esim. etätyösopimus-lomakkeen Pohteen intrassa ja tämä lomake menee allekirjoitusprosessiin allekirjoituspalveluun.