HR- ja palkanlaskentajärjestelmän siirto pilvipalveluun

Työterveyslaitos on päättänyt siirtää nykyisen HR- ja palkanlaskentajärjestelmän pilvipalveluun ja toteuttaa siirron suorahankintana Accountor HR Solutions Oy:ltä. Suorahankinnan tavoitteena on siirtää nykyinen HR ja palkanlaskentajärjestelmä Accountorin tuottamaan pilvipalveluun siten, että HR- ja palkanlaskentamoduulien toiminnallisuudet siirtyvät nykyisessä muodossaan pilvipalveluympäristöön. Siirron tavoitteena ei ole muuttaa nykyistä järjestelmää, vaan säilyttää sen toimivuus ja ominaisuudet muuttumattomana. Hankinnan kohde sisältää siten nykyisen OnPrem-järjestelmän käytössä olevat liittymät muihin järjestelmiin ja järjestelmän sisäiset toiminnallisuudet niin, että SaaS-ympäristöön siirron jälkeen HR:n ja palkanlaskennan prosessit toimivat käyttäjätasolla kuten ennen siirtoa. Lisäksi hankinnan kohteena on seuraavat kolme uutta liittymää: • Liittymä henkilöstöjärjestelmästä Smartum henkilöstöetuusjärjestelmään • Liittymä TalendAdore –rekrytointijärjestelmään • Liittymä GBT matkanhallintajärjestelmään Hankinnan ennakoitu arvo on 160.000 € (ilman arvonlisäveroa).

Suorahankintaan sovelletaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaista suorahankintaperustetta. Kyseisen kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Työterveyslaitos aikoo ostaa suorahankintana HR-järjestelmän siirron pilvipalveluun. Accountor HR Solutions Oy on ainoa mahdollinen toteuttaja siirrolle, koska: - Työterveyslaitoksella on tarve pitää palkanlaskenta ja HR-toiminnot samassa järjestelmässä. Toimintojen erottaminen aiheuttaisi kohtuuttoman riskin HR- ja palkanlaskentatoimintojen toimintavarmuudelle ja järjestelmien väliselle yhteentoimivuudelle, sillä vaihto toiseen järjestelmään edellyttäisi HR- ja palkanlaskentajärjestelmien sekä ulkoistettujen HR-tuki ja palkanlaskentapalveluiden vaihtoa. Lisäksi järjestelmien ja toimittajan vaihto vaikuttaisi merkittävästi Työterveyslaitoksen tietoarkkitehtuuriin, järjestelmien välisiin liittymiin ja prosesseihin. - Mikäli HR- ja palkanlaskentajärjestelmät sekä niiden toimittaja vaihdettaisiin, Työterveyslaitokselle aiheutuvat kulut arviolta moninkertaistuisivat, jotta nykyiset toiminnallisuudet saataisiin toteutettua. Vaihto edellyttäisi mittavaa käyttöönottoprojektia, joka sisältäisi mm. laajasti uusien liittymien rakentamisen HR-järjestelmän ja siihen liittyvien muiden järjestelmien välille, peruskäyttäjien (n. 510 kpl) ja esihenkilöiden (noin 45 kpl) sekä HR-henkilöstön koulutuksen, pääkäyttäjien perehdytyksen, tarvittavat muutostyöt, jotta järjestelmä palvelisi TTL:n prosesseja, datamigraatiot, testaukset ja uuden kumppanin sisäänajon. Lisäksi järjestelmän vaihtuminen vaatisi palkanlaskenta- ja HR-tuen palveluntarjoajan vaihtamisen, mistä aiheutuisi sekä suoria kustannuksia että työaikakustannuksia. - Mepco HR- ja palkanlaskentajärjestelmää on merkittävästi muokattu Työterveyslaitoksen sisäisin resurssein vuodesta 2013 lähtien vastaamaan Työterveyslaitoksen tarpeita ja TTL:n oman työehtosopimuksen mukaisia ehtoja. Työterveyslaitokselle on siten kertynyt merkittävästi osaamista alustasta. Lisäksi henkilöstöhallinnon toiminnot on räätälöity vastaamaan Työterveyslaitoksen yksilöllisiä työehtosopimuksesta johtuvia vaateita, kuten mallitehtävänkuvaprosessia ja sille määriteltyä pisteytystä. - Työterveyslaitos on kilpailuttanut toistaiseksi voimassa olevaan sopimukseen nykyiset HR-tuki- ja palkanlaskentapalvelut yhteispalveluna. Palveluntarjoaja toimii nykyisen palvelusopimuksen mukaisesti vain Mepco-ympäristössä. Työterveyslaitoksella ei ole sisäistä palkanlaskentaresurssia, joten palkanlaskentajärjestelmän ja -palvelun vaihto edellyttäisi palkanlaskentaosaamisen hankkimista ennen järjestelmähankintaa. Edellä mainittujen syiden johdosta voidaan todeta, että järkeviä vaihtoehtoisia ratkaisuja ei ole, eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.