Lumo-valofestivaalin tuottajapalvelut

Oulun kaupunki pyytää tarjoustanne Lumo-valofestivaalin tuottajapalveluista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Lumo-valofestivaali on vuosittain marraskuussa Oulussa järjestettävä kaikille avoin kaupunkitapahtuma, johon osallistuu vuosittain yli 100 000 kävijää. Tapahtumaan voi tutustua Lumo-valofestivaalin www-sivuilla lumo.ouka.fi. Hankinnan kohteena on Oulun kaupungin Lumo-valofestivaalin tuottajapalvelut vuosina 2025-2026 ja optioina vuosina 2027-2028.

HANKINNAN TAUSTAA Lumo-valofestivaali (vuoteen 2015 saakka Valoa Oulu) on vuodesta 2013 lähtien kerran vuodessa järjestetty Oulun kaupungin tapahtuma, jonka järjestämisestä vastaa tällä hetkellä Oulun kaupungin viestintä- tapahtuma- ja markkinointiryhmä. Tapahtuman tarkoituksena on tuoda valoa ja iloa oululaisille ja Oulussa vieraileville tapahtumakävijöille pimeimpään vuodenaikaan. Festivaali on kaikille avoin ja pääsymaksuton tapahtuma, jonka yhtenä keskeisenä tavoitteena on myös elävöittää kaupunkikeskustaa hiljaisena aikana. Lumo pyrkii aktivoimaan koko kaupunkiyhteisöä osallistumaan yhteiseen valon juhlaan. Lumo-valofestivaali järjestetään vuosittain marraskuun loppupuolella yhden viikonlopun mittaisena tapahtumana, joka levittäytyy Oulun kaupunkikeskustaan ja sen liepeille vaihtelevalla aluepainotuksella ja teemalla. Festivaaliohjelmisto koostuu vuosittain noin 20-30 teoskokonaisuudesta, jotka sijoittuvat kaupunkitilaan - puistoihin, kaduille, rakennuksiin ja vesiväylille - festivaalin ydintiimin yhdessä yhteistyökumppanien kanssa tekemien valintojen pohjalta. Vuonna 2026 Oulun ollessa Euroopan kulttuuripääkaupunki Lumo-valofestivaali on yksi sen kohokohdista. Kulttuuripääkaupunkivuonna Lumo levittäytyy myös ajallisesti laajemmaksi kokonaisuudeksi. Tarjoajan tulee varautua siihen, että osa festivaaliteoksista on esillä pidemmän aikaa ja voi edellyttää ylläpitoa. Kulttuuripääkaupunkivuoden tuotantokokonaisuuteen voidaan tarvittaessa tehdä erillinen lisätilaus, mikäli työmäärä ylittää merkittävästi tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan. LUMO-VALOFESTIVAALIN TUOTTAJAPALVELUT Hankinnan kohteena on Oulun kaupungin Lumo-valofestivaalin tuottajapalvelut vuosina 2025-2026 ja optioina vuosina 2027-2028. Tuottajapalveluilla vastataan festivaalin tuotannollisesta toteutuksesta. Tarjous on mitoitettava niin, että festivaalin tuottajapalvelu voidaan toteuttaa ympärivuotisena palveluna festivaalin vuosikellon mukaisesti. Vuosikello on tarjouspyynnön liitteenä (liite 1). Tuottajapalvelujen tarjoaja työskentelee tiiviissä yhteistyössä Tilaajan kanssa. Tuottaja osallistuu festivaalin ohjelma- ja aluesuunnitteluun sekä yhteistyöneuvotteluihin, jotka vaativat läsnäoloa Oulussa. Tuottajapalvelun tarjoaja vastaa erityisesti seuraavista tapahtuman osa-alueista: - festivaalin teknisen tuotannon aikataulutus ja koordinointi - tekniikan ja tuotannon alihankkijoiden hankinta ja työn johtaminen - lupien ja ilmoitusten valmistelu sekä viranomaisyhteistyö - aluesuunnittelun ja turvallisuussuunnittelun koordinointi - talkootyön ja kolmannen sektorin toimijoiden työn johtaminen - turvallisuussuunnitelman laatiminen ja turvallisuuspäällikkönä toimiminen - festivaalituotannon tuotantoassistentin työpanos Tuottajapalvelun tarjoaja osallistuu kokonaisvaltaisesti myös muihin festivaalituotannon osa-alueisiin, kuten festivaalin sisältösuunnitteluun, talousseurantaan, ohjelmahakuprosessiin, teos- ja yhteistyöneuvotteluihin sekä viestinnän tehtäviin. Tuottajapalvelun tarjoajan kokonaistyömäärä arvioidaan olevan noin 7 henkilötyökuukautta vuodessa. Kuvaus tapahtuman vastuunjaosta ja tuottajapalveluiden tehtävistä on tämän tarjouspyynnön liitteenä (liite 2). Tilaaja voi hankkia lisäksi yhdessä sovitulla tavalla erillisestä budjetista talkootyövoimaa, tuotannon apukäsiä, teknikkoja sekä turvapalveluita tarpeen mukaan. Valoteosten hankinnassa priorisoidaan tuotantoja, jotka voidaan toteuttaa mahdollisimman itsenäisesti avaimet käteen –periaatteella, mutta ohjelmistossa on vuosittain useita kokonaisuuksia, joiden tuotanto vaatii vahvaa tukea. Tuottajapalvelun menestyksellinen toteuttaminen edellyttää vankkaa kokemusta valofestivaalien järjestämisestä ja tapahtuma-alan toimintaympäristön tuntemusta sekä turvallisuuspäällikön osalta vahvaa kokemusta suurten tapahtumien turvallisuuspalvelun tuottamisesta.