Kutsu markkinavuoropuheluun: Työajanseurantajärjestelmä liukuvan työajan seurantaan Riihimäen kaupungille

Hankinnan kohteena on sähköinen työajanseurantajärjestelmä SaaS-palveluna Riihimäen kaupungin työntekijöiden käyttöön. Käyttäjämäärä on n. 300 henkilöä. Työajanseurantajärjestelmä mahdollistaa työaikaleimaukset työasemalla ja mobiilileimauksena puhelimella. Työajanseurantajärjestelmän tulee sisältää valmiiksi tuettuna kattava kunta-alan virka- ja työehtosopimusten mukainen TES-tulkinta (vähintään KVTES, SOTE, OVTES liite G, TS ja LS (eläinlääkärit). Tuettuja virka- ja työehtosopimuksia ylläpidetään järjestelmässä toimittajan toimesta ja niitä voidaan mukauttaa paikallisten sopimusten tarpeisiin. Järjestelmän tulee ottaa huomioon liukuva työaika, ylityöt, vuorotyöt sekä osa-aikatyöt. Järjestelmän tulee laskea erilaiset ylityöt. Järjestelmän tulee laskea tilaajan käyttöönsä haluamat syy-ajat, kuten erimerkiksi työmatkat ja koulutukset. Järjestelmän tulee mahdollistaa kunnallisten virka- ja työehtosopimusten mukainen tulkinta, joka laskee työaikakirjausten perusteella muodostuvat palkanosat. Työaikajärjestelmä kerää työaikasaldoa, jonka tulee olla työntekijän nähtävissä leimauksen yhteydessä. Työntekijän saldot ja leimaukset tulee olla esihenkilön nähtävissä selaimen kautta. Hankintaan tulee sisältyä liittymä Populus palkkajärjestelmään. Tiedonsiirrot Populus palkkajärjestelmän ja työajanseurantajärjestelmän välillä molempiin suuntiin tulee olla mahdollisia. Esimerkiksi henkilötiedot ja poissaolot voidaan tuoda palkkajärjestelmästä työajanseurantajärjestelmään ja palkka-aineistot ovat siirrettävissä työajanseurantajärjestelmästä palkkajärjestelmään. Järjestelmän tulee sisältää työaikajärjestelmästä Populukseen siirrettävien aineistojen tarkastus ja hyväksyntä hyväksyjän toimesta. Työajanseurantajärjestelmän tulee täyttää henkilötietolain sekä muun lainsäädännön ja normien mukaiset vaatimukset henkilötietojen käsittelylle, säilytykselle ja hävittämiselle. Järjestelmä on tavoitteena ottaa tuotantokäyttöön 1.11.2024, jota edeltää käyttöönottoprojekti. Markkinavuoropuhelun tarkoituksena selvittää yllä mainitun palvelun kilpailuttamiseen, sopimukseen ja palveluntuotantoon liittyviä kysymyksiä, jotta hankinta voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Riihimäen kaupunki kutsuu tarjoajia markkinavuoropuheluun keskustelemaan näistä asioista. Markkinavuoropuhelusta kiinnostuneita yrityksiä pyydetään lähettämään vapaamuotoinen ilmoittautuminen osoitteeseen: hankinnat@riihimaki.fi 02.05.2024 klo 12:00 mennessä. Tavoitteena on, että Riihimäen kaupunki voi valmistella hankinnasta lopullisen tarjouspyynnön markkinavuoropuheluiden jälkeen. Tarjouspyyntö on alustavan suunnitelman mukaan tavoitteena julkaista alkukesän 2024 aikana ja mahdollinen tarjouskilpailun perusteella tehtävä sopimus tulisi voimaan 01.09.2024. Alustavan näkemyksen mukaan kilpailutus toteutetaan hankintalain (1397/2016) mukaisena avoimena menettelynä. Tässä kutsussa olevat määrittelyt ovat alustavia ja saattavat hankinnan valmistelun aikana muuttua. Lopulliseen hankintaan voidaan sisällyttää myös muita hankinnan kohteeseen liittyviä palveluja tai hankinta voidaan jakaa useampaan osa-alueeseen markkinavuoropuhelussa saadun tiedon perusteella. Markkinavuoropuheluiden lisäksi Tilaaja voi myös myöhemmin pyytää ilmoittautuneita kommentoimaan kirjallisesti tarjouspyyntömateriaalia. Markkinakartoitus ja -vuoropuhelu ei sido Riihimäen kaupunkia eikä hankinnasta kiinnostuneita toimijoita hankintaan. Osallistuminen ei myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Markkinavuoropuhelukutsuun vastanneille tai markkinavuoropuheluun osallistuneille ei makseta korvausta osallistumisesta. Markkinavuoropuheluun osallistuminen ei myöskään vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Riihimäen kaupunki on yhteydessä kiinnostuksensa ilmaisseisiin toimijoihin määräajan päättymisen jälkeen tarkempien aikataulujen ja tapaamisten sopimiseksi. Alustavan aikatauluarvion mukaan markkinavuoropuhelut on tarkoitus käydä viikkojen 19 ja 20 aikana teamsin välityksellä.