Helsingin Musiikkitalon kulunvalvontajärjestelmän osittainen uusiminen

Hankitaan kuluvalvonnan osittainen uusiminen, joka käsittää järjestelmän elektroniikkakortit, pilvipalvelun ja ohjelmalisenssit sekä näiden ohjelmoinnin ja asennuksen.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, ”hankintalaki”) 40 §:n 2 momentin 4 kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi. Hankintalakia koskevan hallituksen esityksen mukaan kiireen tulisi johtua hankintayksikön ulkopuolisista syistä, joten hankintayksiköstä johtuva syy ei hankintadirektiivin 32 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaisesti voi olla peruste suorahankinnan tekemiseen. Perusteen on lisäksi oltava äkillinen ja sellainen, jota hankintayksikkö ei ole kohtuudella voinut ennakoida. Säännöksen tarkoittamaksi kiireeksi ei siten voitaisi katsoa hankintayksikön viivyttelyä hankinnan toteuttamisessa. Edellytyksenä suorahankinnan tekemiselle olisi lisäksi, että hankinnan tekeminen on ehdottoman välttämätöntä. Säännöksen vetoavan hankintayksikön on kyettävä näyttämään toteen poikkeamisperusteen soveltumisen edellytysten täyttyminen (HE 108/2016 vp s. 135). Lisäksi hankintalain 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Hankintadirektiivin (2014/24/EU) johdanto-osan 50. perustelukappaleen mukaan, jos kilpailun puute johtuu teknisistä syistä, nämä syyt olisi määriteltävä ja perusteltava tapauskohtaisesti. Hankintayksikön olisi esimerkiksi osoitettava, että muun toimittajan on teknisesti lähes mahdotonta saavuttaa vaadittu suoritustaso tai että on tarpeen käyttää erityistä tietotaitoa, välineitä tai keinoja, joita ainoastaan yhdellä taloudentoimijalla on käytettävissään. Tekniset syyt voivat aiheutua myös erityisistä yhteentoimivuusvaatimuksista, joiden on täytyttävä, jotta varmistettaisiin rakennusurakoiden, tavaroiden tai palvelujen yhteentoimivuus. Musiikkitalolla käytössä olevassa Oy Hedengren Ab:n tuottamassa kulunvalvontajärjestelmässä on yllättäen ilmennyt muistikortin ja palvelimen välinen yhteysvika. Vian korjaaminen ei onnistu, sillä ohjelmistoon ja kulunhallintaan liittyvään ovielektroniikkaan ei ole mahdollista tehdä muutoksia tai jatkokehitystä. Tämä perustuu ohjelmistossa käytettyihin työkaluihin, komponentteihin ja komponenttiratkaisuihin. Yhteysviasta johtuen järjestelmä antaa jatkuvasti väärää tietoa ovien käytöstä. Vikaan liittyen myös ovien avautumisissa on ilmennyt ongelmia, ja ovet eivät esimerkiksi ole enää auenneet myönnetyillä kulkutunnuksilla. Hankintayksikkö on selvittänyt asiaa ja todennut, että järjestelmän toimintakyky saadaan palautettua ainoastaan tekemällä järjestelmään osittainen uusiminen. Musiikkitalon toiminnan kannalta on äärimmäisen tärkeää, että kulunvalvontajärjestelmä saadaan korjattua mahdollisimman nopeasti. Talon käyttötarkoitus musiikkitalona ja oppilaitoksena sekä korkea käyttöaste huomioon ottaen järjestelmä on korjattava kiireellisesti, jotta tilojen normaali käytettävyys saadaan palautettua. Ongelmat kulunvalvonnassa vaikeuttavat tilojen päivittäistä käyttöä ja aiheuttavat jatkuvasti lisävaivaa Musiikkitalon työntekijöille. Lisäksi toimimaton kulunvalvontajärjestelmä on merkittävä turvallisuusuhka. Hankintayksikkö on asian selvittämisen ja markkinoiden kartoittamisen jälkeen todennut, että ainoastaan nykyinen kulunvalvontajärjestelmän palveluntuottaja Oy Hedenberg Ab kykenee tarjoamaan hankinnan kohteelle asetetut vaatimukset täyttävän uusinnan. Oy Hedengren Ab:ltä hankittava järjestelmän uusinta on ainoa aikataulullisesti mahdollinen ja kestävä ratkaisu, jolla kulunvalvontajärjestelmä saadaan jälleen toimimaan mahdollisimman nopeasti. Mikäli hankinta hankittaisiin joltain muulta palveluntuottajalta, tulisi koko kulunvalvontajärjestelmän infrastruktuuri uusia samalla. Koko järjestelmän uusiminen kilpailutuksineen paitsi veisi kohtuuttomasti aikaa myös aiheuttaisi hankintayksikölle merkittäviä ja tarpeettomia kustannuksia. Kun otetaan huomioon kulunvalvontajärjestelmän merkityksellisyys hankintayksikön toiminnalle, on ainoa realistinen ratkaisu hankkia uusiminen nykyiseltä palveluntuottajalta.Oy Hedengren Ab on siten ainoa markkinoilla oleva toimija, joka pystyy toimittamaan hankinnan kohteena olevan toimituksen ottaen lisäksi huomioon äärimmäisen kiireellisen aikataulun. Sopimuksen tekeminen on edellä esitetysti ehdottoman välttämätöntä ja hankintayksikkö on ryhtynyt toimenpiteisiin heti saatuaan tiedon järjestelmän ongelmasta. Yhteysvika on tullut yllätyksenä myös palveluntuottajalle itselleen, joten hankintayksikkökään ei ole ollut tai olisi voinut olla asiasta aiemmin tietoinen. Näin ollen teknisestä syystä ja äärimmäisen kiireen vuoksi vain Oy Hedengren Ab voi toteuttaa hankinnan.