Kansallisten hankintojen suorahankintailmoitus

Forssan seudun Louna-kirjastoissa on tällä hetkellä käytössä Axiell Finland Oy:n Mikromarc-kirjastojärjestelmä. Järjestelmä on ollut käytössä vuodesta 2017 ja sen elinkaari on päättymässä, koska järjestelmä on jo yli 20 vuotta vanha. Järjestelmätoimittaja on ilmoittanut, että ohjelman kehittäminen on lopetettu. Tavoitteena on, että uusi kirjastojärjestelmä saadaan käyttöön vuoden 2024 aikana. Louna-kirjastoihin kuuluvat Forssan kaupunginkirjasto, Humppilan kunnankirjasto, Jokioisten kunnankirjasto, Tammelan kunnankirjasto ja Ypäjän kunnankirjasto. Humppilan kunta, Jokioisten kunta, Tammelan kunta ja Ypäjän kunta ovat valtuuttaneet Forssan kaupungin tekemään hankintapäätöksen ja julkaisemaan hankintailmoituksen. Hankintaa on valmisteltu yhteistyössä Hämeenlinnan seudun Vanamo-kirjastojen kanssa ja yhdessä on todettu, että tässä hankinnassa on peruste käyttää suorahankintaa. Hämeenlinnan kaupunki julkaisi sekä Vanamo-kirjastojen että Louna-kirjastojen puolesta 24.11.2023 kirjastojärjestelmän hankintaa koskevan tietopyynnön/markkinakartoituksen (2023-139783) HIL-MA-ilmoituskanavassa selvittääkseen markkinoilla olevia korvaavia järjestelmiä, jotka vastaisivat nykyisiä teknisiä ja toiminnallisia vaatimuksia. Tietopyyntöön saatiin vain yksi vastaus, joka oli Axiell Finland Oy:ltä. Jos tämä päätös ja suorahankintailmoitus saavat lainvoiman ja so-pimuksen yksityiskohdista päästään yhteisymmärrykseen, laaditaan hankinnasta sopimus Axiell Finland Oy:n sekä Forssan kaupungin, Humppilan kunnan, Jokioisten kunnan, Tammelan kunnan ja Ypä-jän kunnan välille. Hankintalain 131 §:n mukaan hankintayksikkö voi julkaista vapaa-ehtoisesti ilmoituksen aiotusta suorahankinnasta ennen hankinta-sopimuksen tekemistä. Mahdollinen valitus aiotusta suorahankin-nasta on tehtävä 14 päivän kuluessa ilmoituksen julkaisemisesta. Mikäli asiasta ei valiteta 14 päivän kuluessa, suorahankinnasta tu-lee lainvoimainen, eikä hankintasopimuksen sitovuuteen voida enää muutoksenhaulla puuttua. Suorahankinnan ilmoitusmenettely ei ole hankintayksikön velvolli-suus, vaan vaihtoehto hankinnan avoimuuden lisäämiseksi ja oi-keussuojakeinojen tehokkuuden ohjaamiseksi. Forssan kaupunki haluaa vapaaehtoisesti ilmoittaa suorahankinnasta, jonka perusteet se on hankintaa valmistellessaan huolellisesti selvittänyt. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta Forssan kaupungin, Humppilan kunnan, Jokioisten kunnan, Tammelan kunnan ja Ypä-jän kunnan sekä valitun tarjoajan välille. Sopimus syntyy vasta, kun hankintapäätös ja suorahankintailmoitus ovat saaneet lainvoiman ja kun hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Edellytyksenä hankintasopimuksen allekirjoittamiselle on, että valit-tu tarjoaja toimittaa hankintayksikölle erikseen hankintapäätöksen jälkeen pyydettävät tilaajavastuulain mukaiset selvitykset, rikosrekis-teriotteet (hankintamenettelyotteet), todistuksen vastuuvakuutuk-sesta ja pakotteita koskevan vakuutuksen. Suorahankinnasta on Forssan kaupungin sivistysjohtajan viranhaltijapäätös 1/2024 § 25.3.2024. Hankintalain 102 §:n 1 momentin 1-5 kohdassa mainitut tiedot: 1) hankintayksikön virallinen nimi ja yhteystiedot: Forssan kaupunki, Turuntie 18, 30100 Forssa, (kirjastotoimenjohtaja Taija Lehtinen), sähköposti: kirjaamo@forssa.fi, 03 41 411 2) hankintayksikön luonne: kunta (kaupunki), alue- tai paikallistason viranomainen, yleinen julkishallinto (tämä ilmoitus koskee erityisesti kirjastotoimea) (Forssan kaupungin, Humppilan kunnan, Jokioisten kunnan, Tammelan kunnan ja Ypäjän kunnan yhteishankinta) 3) hankintayksikön hankinnalle antama nimi ja hankinnan kuvaus: kirjastojärjestelmä, hankinnan kuvaus tässä ilmoituksessa 4) hintahaarukka tai ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa taikka tieto siitä, onko hankinnan ennakoitu arvo vähintään 25 §:ssä tarkoitetun kansallisen kynnysarvon suuruinen: Neljän vuoden kokonaisarvoksi on arvioitu noin 85 000 euroa (alv 0 %). Arvio kertakustannuksista on noin 23 000 euroa ja arvio vuosikustannuksista on 16 000 euroa. Forssan kaupungin osuus kustannuksista on arviolta noin 52 %. 5) hankintalaji: palveluhankinta

Markkinakartoituksessa selvisi, että tällä hetkellä on vain yksi palveluntarjoaja, joka vastaa kirjaston tarpeisiin riittävällä laajuudella ja teknisillä ominaisuuksilla. Axiell Finland Oy:n Quria on uusi selainkäyttöinen, pilvipalvelupohjainen ja käyttöjärjestelmäriippumaton järjestelmä, joka vastaa kansallisiin vaatimuksiin ja tulevaisuuden tarpeisiin. Selainpohjainen ratkaisu skaalautuu ja toimii myös mobiili-laiteilla. Järjestelmässä on suomenkielinen käyttöliittymä ja tukipalvelu on saatavilla suomen kielellä. Palveluun sisältyy tarvittavat järjestelmäintegraatiot, kuten valmiit rajapintaratkaisut Louna-Finna-verkkokirjastoon, omatoimikirjastojärjestelmään, aineistontoimittajien verkkokauppoihin ja mahdolliseen verkkomaksupalveluun. Suomalainen kirjastosektori on siirtymässä bibliografisen kuvailussa linkitetyn datan tietomalliin, mikä tulee vaikuttamaan käytössä oleviin kirjastojärjestelmiin. Kansalliskirjasto on käynnistänyt valmistelutyön ja tavoitteena on siirtyä uuteen tietomalliin lähivuosina. Axiellin Quria-järjestelmä rakentuu linkitetyn datan tietomallin peri-aatteen mukaisesti, joten se vastaa jo nykymuodossaan tulevaisuuden tarpeisiin eikä isoja rakenteellisia lisäkustannuksia vaativia muutoksia ole enää tarpeen tehdä varsinaisessa siirtymävaiheessa. Louna-kirjastot ovat tutustuneet Quria-kirjastojärjestelmän perus-ominaisuuksiin ja todenneet sen vastaavan kirjaston tarpeita. Louna- ja Vanamo-kirjastot on selvittäneet myös avoimen lähde-koodin kirjastojärjestelmän Kohan soveltuvuutta Louna- ja Vanamo-kirjastoille. Järjestelmää hallinnoi Suomessa kuntien omistama yhtiö Koha-Suomi Oy, joka toimii non-profit -periaatteella eli tavoitteena ei ole tuottaa taloudellista voittoa. Kunnat voivat liittyä Koha-Suomi Oy:hyn lunastamalla asukasluvun mukaisen määrän osakkeita. Järjestelmän palvelumaksu perustuu asukaslukuun ja käyttöönoton kustannukset määräytyvät tarvittavan työmäärän mukaan (konversio ja migraatio). Järjestelmän ylläpito vaatii kirjastoilta teknisiä lisäresursseja, laajaa tietoteknistä osaamista ja asiantuntemusta. Louna-kirjastokimpassa tämä tarkoittaisi 1–2 henkilötyövuotta lisää. Kun kaikki kustannukset otetaan huomioon, Koha-järjestelmän käyttöönotto- ja ylläpitokustannukset ylittävät kaupallisen järjestelmän vastaavat kustannukset. Lisäksi järjestelmän ikä on jo 20 vuotta ja siirtyminen uuteen tietomallirakenteeseen tulee vaatimaan kehi-tystyötä. Avoimen lähdekoodin järjestelmän kustannustason, henkilöstöresursointitarpeiden ja toiminnallisten ominaisuuksia takia on todettu, että kaupallinen järjestelmä soveltuu paremmin Louna-kirjastojen tarpeisiin. Toisekseen koska kyseessä on hankintalain mukainen sidosyksikkö, niin se ei osallistuisi kirjastojärjestelmän julkiseen kilpailutukseen, jolloin hankintayksikön tarpeisiin vastaava tarjous saataisiin Hämeenlinnan hankintayksikön arvion mukaan vain Axiell Finland Oy:ltä. Koska vaihtoehtoisia palveluntarjoajia ja tietojärjestelmiä ei ole tarjolla, on Forssan kaupunki päättänyt tehdä kirjastojärjestelmän hankinnan suorahankintana. Hankintalain (1397/2016) 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.