Tietopyyntö: Budjetointi- ja ennustejärjestelmä

TIETOPYYNNÖN TAUSTA JA TARKOITUS Tuomi Logistiikka Oy (jäljempänä "Tuomi") suunnittelee budjetointi- ja ennustejärjestelmän hankintaa. Tuomi kokoaa nyt tietoja markkinatoimijoista sekä niiden tarjoamista ratkaisuista ja julkaisee tässä tarkoituksessa tietopyynnön. Tietopyyntö ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö, vaan kyse on markkinakartoituksesta. Tietopyynnön julkaisulla ei aloiteta tarjouskilpailua. Hankintailmoitus ja tarjouspyyntö julkaistaan mahdollisesti myöhemmin. Tietopyyntö ei velvoita Tuomea toteuttamaan varsinaista hankintaa. Tietopyyntöön vastaaminen ei ole edellytys myöhempään mahdollisesti järjestettävään tarjouskilpailuun osallistumiselle. Toimittajille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta tai markkinavuoropuheluun osallistumisesta. Tietopyynnöllä saatuja tietoja tullaan tarkoituksenmukaisessa laajuudessa käyttämään hankinta-asiakirjojen valmisteluun. Tuomi pyytää markkinatoimijoita vastaamaan tietopyynnössä esitettyihin kysymyksiin jäljempänä ilmoitettuun määräaikaan mennessä. Tuomi tulee kevään aikana toteuttamaan erillisen kirjallisen kysymyskierroksen sekä alustavan tarjouspyyntömateriaalin kommentointikierroksen tietopyyntöön vastanneiden markkinatoimijoiden kesken. Lisäksi on mahdollista, että Tuomi järjestää erilliset yrityskohtaiset markkinavuoropuhelutilaisuudet tietopyyntöön vastanneiden markkinatoimijoiden kesken vielä maalis-huhtikuussa 2024. HANKINNAN KOHDE JA TAVOITTEET Tuomen tarkoituksena ja tavoitteena on hankkia ja käyttöönottaa budjetointi- ja ennustejärjestelmä (jäljempänä "Järjestelmä"), jolla laaditaan Tuomen budjetti ja tilinpäätösennuste. Tarkoituksena on hankkia markkinoilla saatavilla olevista vaihtoehdoista valmisohjelmisto, johon määritellään Tuomen tarpeiden mukaiset perustiedot. Käyttöönotettavalla järjestelmällä laaditaan toistaiseksi yhden yksittäisen osakeyhtiön budjetti ja tilinpäätösennuste, mutta tulevaisuudessa järjestelmällä on tarvittaessa mahdollista laatia myös konsernin budjetti ja tilinpäätösennuste. Järjestelmän tulee mahdollistaa budjetin laadinta kuukausi-, tili- ja kustannuspaikkatasolla sekä mahdollistaa tarvittaessa myös muiden laskentatunnisteiden (kuten projektinumeroiden) käyttö budjetoinnissa. Järjestelmässä tulee olla mahdollista antaa käyttäjille erilaisia rooleja esim. pääkäyttäjä, budjetoija tai katselija sekä rajata roolien käyttöoikeuksia. Järjestelmään tulee rakentaa integraatio SAP S4 Hana toiminnanohjausjärjestelmästä ja/tai tietovarastosta, josta tuodaan budjetointijärjestelmään vertailutiedot edellisiltä vuosilta budjetin laadinnan tueksi vastaavalla tarkkuudella kuin budjetti laaditaan. Tarvittavat integraatiot tullaan määrittelemään hankinnan jatkovalmistelun perusteella tarjouspyyntöön. Hankinnan kohde sisältää myös koulutukset järjestelmän käyttöön pääkäyttäjille ja loppukäyttäjille. Tarvittavien lisenssien määrä on arviolta 40-60 lisenssiä, joista suurin osa on katselija- tai budjetoija-lisenssejä. Tuomi on arvioinut ja varautunut siihen, että hankinnan arvo on neljän vuoden ajalta noin 60.000 - 150.000 euroa (alv 0 %). Tällä hetkellä Tuomella ei ole käytössä erillistä budjetointi- ja ennustejärjestelmää, joten kyseessä on Tuomelle kokonaan uuden Järjestelmän hankinta. HANKINTAMENETTELY Varisnaisessa hankinnassa on kyse julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 1397/2016 ("hankintalaki") mukaisesta kansallisesta palvelu- tai tavarahankinnasta (riippuen lopullisesta määrittelystä - SAAS vai asennus tilaajan palvelimelle). Hankintamenettelynä tullaan todennäköisesti käyttämään hankintalain mukaista avointa menettelyä. Avoimessa menettelyssä hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen ja asettaa saataville tarjouspyynnön, joiden perusteella kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. ALUSTAVA AIKATAULU Tuomen alustava- ja tavoiteaikataulu hankinnalle on seuraava: - Tietopyynnön vastausten määräaika: 25.3.2024 - Hankintailmoituksen/tarjouspyynnön julkaisu: 15.4.2024 - Tarjousten määräaika: 6.5.2024 - Hankintapäätös ja sopimuksen allekirjoitus: viimeistään 31.5.2024 - Järjestelmä käyttöönotto: 28.6.2024