Todistusten sähköinen allekirjoitusjärjestelmä - Seinäjoen koulutuskuntayhtymä

Seinäjoen koulutuskuntayhtymä on hankkimassa sähköistä allekirjoitusjärjestelmää. Valmisteluryhmä on selvittänyt eri vaihtoehtoja järjestelmistä, jotka täyttävät kuntayhtymässä järjestelmälle asetut vaatimukset. Koulutuskuntayhtymällä on opiskelijahallinnon järjestelmänä Primus, johon hankittavan järjestelmän tulee olla integroitavissa. Kansallisarkiston määräysten mukaisesti julkishallinnon on säilytettävä kaikki pysyvästi arkistoitavat asiakirjat (myös todistukset) sähköisessä muodossa. Nyt hankittavan järjestelmän on siten oltava integroitavissa myös kuntayhtymässä käytössä olevaan M-Files-arkistoon. Hankinnalle asetettujen vaatimusten mukaan sähköisen asiakirjoitusjärjestelmän tulee mahdollistaa hyväksytyn QES-tason sähköisen allekirjoituksen, todistusten massa-allekirjoituksen sekä opiskelijoille mahdollisuuden saada opintoihin liittyviä todistuksia ja otteita itsepalveluna. Lisäksi palvelun on täytettävä myös EU:n asettamat WCAG-saavutettavuusvaatimukset ja palvelu toimii SaaS-mallilla. Vaatimuksena oleva QES-tason sähköinen allekirjoitus täyttää EU-hyväksyn sähköisen allekirjoituksen vahvimman tason kaikki vaatimukset. Massa-allekirjoitus mahdollistaa useampien todistusten allekirjoituksen yhdellä kertaa. Opiskelijoille tarjottava mahdollisuus saada opintoihin liittyviä todistuksia ja otteita itsepalveluna nopeuttaa todistusten toimittamista sekä helpottaa myös käytännön työssä opetuspisteiden opintotoimistojen työtä. Tehtyjen selvitysten perusteella todettiin, että Studyo Oy:n tarjoama Atomi Education -kokonaisuus täyttää hankinnalle asetetut vaatimukset ja soveltuu parhaiten koulutuskuntayhtymän kokonaisarkkitehtuuriin. Näin ollen hankinta on päätetty tehdä suorahankintana perustuen lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016 40§ 1 mom. 2 kohtaan. Hankinnan kokonaisarvo neljälle vuodelle 75.000 € (alv 0%) sisältää nyt tehtävän sopimuksen arvon, mukaan lukien tehtävän integraation M-Filesiin sekä mahdolliset myöhemmin toteuttavat lisähankinnat. Sopimus tulee olemaan voimassa toistaiseksi ja se voidaan irtisanoa kirjallisesti kuuden kuukauden irtisanomisajalla.

Hankintalain 40§ 1momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on , että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole, eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Perusteena Seinäjoen koulutuskuntayhtymän tekemälle suorahankinnalle on, että Primus-opiskelijahallintojärjestelmän liitännäisohjelmistoja toimittavista yrityksistä Studyo Oy on ainoa, jonka tarjoama järjestelmä on valmis, tarvetta vastaava ja laajassa käytössäkin oleva koulutuskuntayhtymän kokonaisarkkitehtuuriin sopiva kokonaisuus. Tehtyjen selvitysten perustella ei löytynyt soveltuvia vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja.