Tietopyyntö/Markkinakartoituskutsu - Taloushallinnon palvelut ja tukijärjestelmät

Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan tietopyyntö ja kutsu markkinavuoropuheluun, jolla Kotkan kaupunki kartoittaa talouspalvelujen markkinoita ja markkinatoimijoita. Tavoitteena on, että Kotkan kaupunki voi valmistella hankinnasta lopullisen tarjouspyynnön tai tarjouspyynnöt markkinakartoituksen jälkeen. Tässä markkinakartoituskutsussa olevat määrittelyt saattavat hankinnan valmistelun aikana muuttua. Lopulliseen hankintaan voidaan sisällyttää myös muita hankinnan kohteeseen liittyviä palveluja tai hankinta voidaan jakaa useampaan osa-alueeseen tai useampaan tarjouskilpailuun markkinakartoituksella saadun tiedon perusteella. MARKKINAVUOROPUHELUUN ILMOITTAUTUVALTA yritykseltä odotetaan riittävää kokemusta ja resursseja vastaavan laajuisten talouspalveluiden tuottamisesta. Markkinavuoropuheluiden lisäksi ilmoittautuneille voidaan lähettää hankinnan valmistelun aikana tietopyyntöjä ja/tai toimittaa tarjouspyyntöluonnoksia tai muuta materiaalia kommentoitavaksi. Markkinakartoitus ei sido Kotkan kaupunkia eikä hankinnasta kiinnostuneita yrityksiä hankintaan. Osallistuminen ei myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Toimijat eivät voi veloittaa markkinavuoropuheluun liittyvistä toimista. ILMOITTAUTUMINEN Markkinavuoropuhelusta kiinnostuneita yrityksiä pyydetään lähettämään vapaamuotoinen ilmoittautuminen 22.02.2024 klo 12.00 mennessä talouskoordinaattori Essi Ståhlille, essi.stahl@kotka.fi. Tarkemmat tapaamisajat sovitaan sitä mukaa kun ilmoittautumisia saapuu, viikosta 10 eteenpäin. Kiinnostuneita pyydetäänkin kertomaan ilmoittautumisen yhteydessä, mitkä ajankohdat ovat heille sopivia, jotta tapaamisten sopiminen olisi mahdollisimman sujuvaa. HANKINNAN SUUNNITELTU KOHDE Kyseessä on Kotkan kaupungin talouspalvelut, niitä tukevat tietojärjestelmät, ostettavat tuki- ja ylläpitopalvelut sekä asiantuntijapalvelut - mahdollisuus integraatioon ja migraatioon Frends -integraatioalustaan Kartoituksen kohteena olevat palvelut sisältävät: 1. ostoreskontra, ostolaskun kierrätys, tiliöinti ja mahdollisuus laskujen automaattitäsmäytykseen. Ostolaskujen määrä vuodessa noin 44 000 kpl. 2. myyntireskontra, myyntilaskujen määrä noin 39 000 kpl vuodessa. 3. maksuliikenne 4. kirjanpito, tilinpäätökset ml. käyttöomaisuuskirjanpito ja konsernitilinpäätös 5. taloussuunnittelu ja -raportointi ml. kuntien automaattinen talousraportointi Hankittavalla järjestelmä- ja palvelukokonaisuudella on tavoitteena tehostaa toimintaa ja prosessien automatisoinnilla vähentää manuaalista työtä. MARKKINAVUOROPUHELUN TAVOITTEISTA - kartoitetaan markkinoita ja markkinatoimijoita - kartoitetaan yleisiä kilpailutus- ja pisteytyskriteereitä - kartoitetaan koko palvelukokonaisuuden ja sen eri osa-alueiden kustannustasoa (hintaindikaatiot), kustannusrakennetta ja elinkaarta - selvitetään, onko mahdollista kilpailuttaa hankinta kokonaisuutena vai onko markkinoiden kannalta parempi ratkaisu jakaa tarjouspyyntö osiin MUUTA - arvio toteutuksen vaatimasta ajasta: suunnittelut, määrittelyt, implementoinnit, koulutukset, toiminnan aloitus - alustava muutostavoitteen aikataulu vuodenvaihde 2025-2026 HUOM. Kiinnostuneita pyydetään huomioimaan, että tämän tietopyynnön kohdassa "Hankintamenettelyn tarkemmat ehdot" ja "Tarjouspalvelun tiedot" olevat tiedot ovat alustavia ja saattavat muuttua varsinaisessa tarjouspyynnössä/-pyynnöissä.