Taloushallinto- ja palkanlaskentapalvelut sekä järjestelmät henkilöstöhallintoon (HR) ja työajanseurantaan

Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:n Taloushallinto- ja palkanlaskentapalvelut sekä järjestelmät henkilöstöhallintoon (HR) ja työajanseurantaan.

Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy on Mikkelin kaupungin, Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun ja LUT-yliopiston omistama alueellinen kehitysyhtiö ja osa Mikkelin kaupunkikonsernia. Tavoitteenamme on lisätä Mikkelin elinvoimaa auttamalla yrityksiä menestymään. Yhtiön toiminta pitää sisällään yrityspalvelut, toimintaympäristön kehittämisen ja matkailun edistämisen. Henkilöstömäärä on n. 35 hlöä. Pyydämme tarjousta Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:n (yhtiö) talous- ja palkkahallinnon palveluista sekä henkilöstöhallinnon (HR)- ja työajanseurannan järjestelmistä ja niiden käyttöönotosta. Taloushallinnon järjestelmänä on Procountor, jossa tapahtuu kirjanpito (myynti- ja ostoreskontra, kirjanpito, budjetointi, tilinpäätös, maksuliikenne sekä matka- ja kululaskut). Yhtiö tulee jatkossakin käyttämään kirjanpito- ja taloushallintojärjestelmänä Procountoria. Tilaaja maksaa järjestelmäkustannukset suoraaan Procountorille. Tarjouspyynnöllä kilpailutettavat palkanlaskentapalvelut tullaan jatkossa toteutetaan teknisesti muussa järjestelmässä kuin Procountorissa (nykytila), jossa toteutetaan edelleen muut taloushallinnon toiminnot. Palkanlaskenta- ja HR-toimintojen tulee sisältyä samaan järjestelmään. Työajanseurantajärjestelmä voi olla osa edellistä kokonaisuutta tai erillinen vaatimusmäärittelyn vaatimukset täyttävä järjestelmä. Taloushallintopalveluihin ei sisällytetä tilintarkastuspalveluita, jotka tilaajalle toimittaa Mikkelin kaupungin konsernitilintarkastaja. Tarjouspyynnön ja palveluhankinnan taustoittamiseksi esitetään tarjouspyynnön liitteenä: - kuvaus tilaajan nykytilasta (Liite 1 Nykytilan kuvaus ja haasteet). Kuvauksessa esitetyt tilaajan toiminnan erityispiirteet, haasteet, ongelmat ja tavoitteet tulee huomioida tarjoajan käyttöönottosuunnitelmassa ja palvelukuvauksessa. - palvelukokonaisuudelle ja järjestelmille asetettavat vaatimukset on esitetty liitteessä 2 Vaatimusmäärittely. Liitteenä oleva hankintasopimus on luonnos, jonka yksityiskohdista voidaan vielä neuvotella ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. Hankinnan tai sopimuksen sisältö ei kuitenkaan saa oleellisesti muuttua.

Tarjouspyynnön liiteluettelo: Liite 1 Nykytilan kuvaus ja haasteet Liite 2 Vaatimusmäärittely (täytetään ja palautetaan tarjouksen liitteenä) Liite 3 Hankintasopimusluonnos Liite 4 Salassapito ja tietoturvasitoumus Liite 5 Henkilötietojen käsittelyn ehdot Liite 6 JYSE-ehdot, palvelut, huhtikuu 2022 Liite 7 Yleiset tietoturvavaatimukset toimittajille Liite 8 Tietoturvaluokkausten selvittäminen Liite 9 Yhteyshenkilöt