Kansallisten hankintojen suorahankintailmoitus

Työterveyslaitoksella on Salesforcen toimittamaan, pilvipalveluna tarjottavaan, CRM/asiakkuudenhallintajärjestelmään käyttöoikeuksia. Käyttöoikeuksista aiheutuu vuosittain noin 42.000 € (alv 0 %) suuruiset kustannukset. Summa pysyy jatkossa samana tai nousee parilla prosentilla per vuosi. Työterveyslaitos aikoo ostaa suorahankintana vuosittain käyttöoikeudet edellä kuvattuun järjestelmään toistaiseksi voimassa olevalle sopimuskaudelle. Vain SFDC Ireland Limited (company number: 394272, Salesforce.com) voi toimittaa Työterveyslaitokselle CRM-/asiakkuudenhallintajärjestelmän käyttöoikeudet, eikä järkeviä vaihtoehtoisia ratkaisuja ole. Tarkemmat perustelut on esitetty jäljempänä.

Suorahankintaan sovelletaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaista suorahankintaperustetta. Kyseisen kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Vain SFDC Ireland Limited (Salesforce.com) voi toimittaa Työterveyslaitokselle CRM-/asiakkuudenhallintajärjestelmän käyttöoikeudet, eikä järkeviä vaihtoehtoisia ratkaisuja ole. Kilpailun puuttuminen ei johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. CRM-järjestelmää on pääosin sisäisin resurssein muokattu vuodesta 2016 alkaen vastaamaan Työterveyslaitoksen tarpeita. Työterveyslaitokselle on siten kertynyt Salesforce-alustasta merkittävästi osaamista ja kokemusta. CRM-käyttöoikeuksia on mahdollista ostaa muiltakin yrityksiltä, mutta Työterveyslaitos ei voi vaihtaa toimittajaa seuraavista syistä: • Toimittajaa vaihdettaessa CRM:n tietomalli tulisi muuttumaan, millä on merkittäviä vaikutuksia Työterveyslaitoksen tietoarkkitehtuuriin, järjestelmien välisiin liittymiin sekä prosesseihin. • Mikäli toimittaja vaihdettaisiin, Työterveyslaitokselle aiheutuvat vuotuiset kulut arviolta kaksin- tai kolminkertaistuisivat, jotta nykyiset toiminnallisuudet saataisiin toteutettua. Lisäksi edessä olisi mittava käyttöönottoprojekti, joka sisältää mm. peruskäyttäjien (nyt 370 kpl) koulutuksen, pääkäyttäjien perehdyttämisen, muutostyöt (mahdollisesti kymmeniä tuhansia euroja), datamigraatiot, testaamisen, uuden kehityskumppanin sisäänajon ja liittymien rakentamisen. • Salesforce on johtava CRM-järjestelmien toimittaja ja useat Työterveyslaitoksen käyttämät muut toimittajat tarjoavat ilmaiset tai pitkälle tuotteistetut liittymät Salesforceen. Vastaavien liittymien toteuttaminen räätälöitynä muun CRM-toimittajan järjestelmään nostaisi liittymien toteutuskustannuksia merkittävästi. • Työterveyslaitos käyttää Salesforcen nk. platform (alusta)-lisenssejä, jotka ovat edullisia, mutta eivät sisällä vakiona mm. myynti- ja tutkimus&kehitys -mahdollisuuksien hallintaominaisuuksia, jotka Työterveyslaitos on sisäisesti toteuttanut usean vuoden aikana. Muut CRM-toimittajat lähes aina sisällyttävät em. ominaisuudet kaikkiin lisenssityyppeihinsä, mutta samalla lisenssikohtainen hinta on merkittävästi korkeampi kuin Työterveyslaitoksen tällä hetkellä käyttämillä lisensseillä. Edellä mainittujen syiden johdosta voidaan todeta, että järkeviä vaihtoehtoisia ratkaisuja ei ole, eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.