Kansallisten hankintojen suorahankintailmoitus

Lapin Hyvinvointialueella oli hyvinvointialueen käynnistyessä hyvin hajanainen ostolaskujen käsittelyjärjestelmäkokonaisuus, eikä kumpikaan sairaanhoitopiireissä tuolloin käytössä olleista ratkaisuista soveltunut Lapin Hyvinvointialueen tarpeisiin. Hyvinvointialueella olleista järjestelmistä puuttui olennaisia ominaisuuksia, jotka ovat hyvinvointialueen toiminnan kannalta välttämättömiä, kuten muistioiden kierrätys. Lapin Hyvinvointialueen konsernitaloustyöryhmän analyysin perusteella jo käytössä olevista ratkaisuista ainoa vaihtoehto oli CGI Rondo -ratkaisu, koska siinä on riittävän laajat ominaisuudet sekä jo olemassa olevat, hyvinvointialueen tarvitsemat liittymät. Rondo-ratkaisu oli jo laajasti käytössä Lapin kunnilla, jolloin myös nykyisiä liittymätoteutuksia voitiin hyödyntää. Lapin Hyvinvointialue hankki Rondo – ostolaskujen käsittely – ja arkistointi-tietojärjestelmäpalvelun Lapin Hyvinvointialueen In house – toimittajalta LapIT Oy:ltä. LapIT sitoutui tarjoamaan CGI:n Rondo- järjestelmää väliaikaisena ratkaisuna vuoden 2023 loppuun saakka hyvinvointialueiden perustamisvaiheessa ison muutoksen keskellä. Tarkoituksena oli, että Lapin Hyvinvointialue kilpailuttaa heti järjestämisvastuun siirryttyä Hyvinvointialueelle ostolaskujärjestelmän siten, että se on käyttöönotettu vuoden 2023 loppuun mennessä.

Ostolaskujärjestelmän kilpailuttaminen vaatii erittäin syvää paneutumista vaatimusmäärittelyihin ja toiminnallisten näkökohtien huomioon ottamiseen. Kokonaisuutena hankintaprosessi on hyvin vaativa. Hyvinvointialuemuutoksessa Lapin Hyvinvointialueella on ollut valtava määrä hankintoja kilpailutettavana ja se on käynnistänyt kilpailutusprosessin suunnittelun, mutta itse kilpailutus siirtyy vuosille 2024 ja 2025. Näin ollen LapIT on velvoitettu jatkamaan LapIT:n ja CGI:n välistä sopimusta siihen saakka, että Lapin Hyvinvointialue on kilpailuttanut ja käyttöönottanut uuden ostolaskujen käsittely- ja arkistoinnin tietojärjestelmäpalvelun. Edellä mainituin perustein, LapIT jatkaa CGI:n kanssa väliaikaista sopimusta Rondo-järjestelmän hankkimista Lapin hyvinvointialueen tarvitsemassa laajuudessa enintään vuoden 2025 loppuun saakka. Kyseessä on väliaikainen järjestely ja se päättyy välittömästi, kun ostolaskujärjestelmä on saatu kilpailutettua joko Lapin hyvinvointialueen tai LapIT:n toimesta, sekä käyttöönotettua. Järjestelmä on toiminnalle täysin välttämätön. Hankinnan arvo koko sopimusaikana on arviolta enintään 75 000€. Todennäköistä on, että hankinnan arvo tulee olemaan pienempi, koska Lapin Hyvinvointialue ottaa uuden kilpailutetun järjestelmän käyttöön vuoden 2025 aikana. Sopimus tehdään erillisenä hankintana, mutta LapIT:n ja CGI:n puitesopimukseen perustuen ja sen ehtoja noudattaen. Hankinnalla ei puututa jo olemassa oleviin LapIT:n ja CGI:n väliseen puitesopimukseen perustuviin kuntien, samaa palvelua koskeviin sopimuksiin.