TUUSULAN KUNNAN TILA- JA VUOKRAHALLINTAJÄRJESTELMÄ/Tietopyyntö

Tämä ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö, vaan hankintalain mukaista markkinakartoitusta varten toteutettu tietopyyntö. Tuusulan kunta on käynnistänyt kunnan tilojen tila- ja vuokrauksenhallintajärjestelmän hankinnan suunnittelun ja pyytää potentiaalisia tarjoajia ilmoittautumaan markkinavuoropuheluun. Hankinnan toteutus hankintalain mukaisena avoimen menettelyn tarjouskilpailuna ajoittuu arviolta kevät 2024. Ilmoittautumiset markkinavuoropuheluun pyydetään lähettämään Tarjouspalvelu.fi portaalin kautta. Ilmoittakaa yrityksenne yhteyshenkilö ja kuvailkaa lyhyesti palveluanne. Ilmoittautumiset pyydetään lähettämään 12.12.2023 mennessä. Tuusulan kunta järjestää markkinavuoropuhelun niin, että se pyytää aluksi kirjallisia kuvauksia toimittajan järjestelmästä, jonka jälkeen edetään demoesityksiin Teams-ympäristössä kaikkien tai osan tietopyyntöön vastanneiden yritysten kanssa, huomioiden kattavasti markkinoilla olevat toimijat. Tarkemmat markkinavuoropuhelun päivämäärät ilmoitetaan ilmoittautumisajan päättymisen jälkeen markkinavuoropuheluun osallistuville yrityksille. Markkinavuoropuhelussa saatuja tietoja käytetään tarjouspyynnön valmistelussa, jotta tarjouspyyntö huomioisi parhaalla mahdollisella tavalla hankintayksikön tarpeet ja ajantasaisen markkinatilanteen. Tietopyynnön julkaisu ei velvoita hankintayksikköä suorittamaan varsinaista hankintaa tai toteuttamaan sitä tietopyynnössä kuvatulla tavalla. Hankintayksikkö ei ole velvollinen ottamaan huomioon saatuja vastauksia tarjouspyynnön laadinnassa. Tietopyyntöön vastaaminen ei myöskään sido tarjoajayritystä tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä se siten ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen eivät vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Tietopyyntöön vastaamisesta ei makseta korvausta. Saatuja vastauksia käsitellään luottamuksellisesti. Tuusulan kunta on kehittämässä kunnan tilojen tilahallintaa ja vuokrauksen hallintaa entistä tehokkaammaksi ja läpinäkyvämmäksi. Kunta etsii tila- ja vuokrahallintajärjestelmää, joka mahdollistaa tämän kehitystyön. Samassa järjestelmässä ylläpidetään kunnan hallinnoimien kiinteistöjen perustietoja. Tuusulan kunta omistaa noin 100 kpl rakennuksia, joita vuokrataan pääosin sisäisesti, mutta myös ulkopuolisille. Kiinteistömassa käsittää kouluja, päiväkoteja, uimahallin, liikuntatiloja, toimistorakennuksia, museorakennuksia ym. Lisäksi Tuusulan kunnalla on osakeomistettuja tiloja sekä ulkopuolisilta toimijoilta vuokrattuja tiloja. Tilahallinta koostuu esimerkiksi seuraavista osa-alueista: 1. graafinen tilahallinta, dynaamiset pohjakuvat 2. henkilöiden/henkilöryhmien sijoitus tiloihin eri värein näytettynä 3. tilahallinnan tiedot ovat aikaan sidotut 4. tasot eri käyttöjä varten, esimerkiksi siivousalueet 5. käyttäjällä ei tarvitse olla piirustusohjelmaa kuten Autocad voidakseen katsella pohjakuvia Vuokrahallinta koostuu esimerkiksi seuraavista osa-alueista: 1. sisäisten vuokrien laskenta, joka edellyttää toteutuneiden kustannusten tuontia talouden järjestelmästä integraation avulla 2. ulkoisten vuokrasopimusten perustaminen järjestelmään 3. vuokran tarkistusten laskenta 4. vuokrasopimuksen päättymiseen liittyvät tehtävät 5. Laskutustietojen siirto taloushallinnon järjestelmään Kiinteistörekisteri koostuu esimerkiksi seuraavista osa-alueista: 1. kiinteistörekisteri 2. rakennusten arvot (arvojen päivitystoiminto) 3. karttatoiminnallisuus, jossa rakennukset merkitty kartalle 4. muokattavat tietokentät ja hierarkiat Raportointi 1. BI-raportit 2. mukautettavat raportit eri käyttäjille Paikallaolotunniste 1. Graafiseen tilahallintaan saa liitettyä paikallaolotunnisteen, jolla voidaan seurata tilan tai esimerkiksi työpisteen käyttöä Käyttäjähallinta 1 Pääkäyttäjä voi lisätä käyttäjiä ja hallinnoida käyttäjärooleja Ohjelmisto hankitaan SaaS-palveluna.