Tietopyyntö/Markkinakartoituskutsu - Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut ja tukijärjestelmät

Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan tietopyyntö ja kutsu markkinavuoropuheluun, jolla Kymijoen Ravintopalvelut Oy kartoittaa talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen markkinoita ja markkinatoimijoita. Tavoitteena on, että Kymijoen Ravintopalvelut Oy voi valmistella hankinnasta lopullisen tarjouspyynnön tai tarjouspyynnöt markkinakartoituksen jälkeen. Tässä markkinakartoituskutsussa olevat määrittelyt saattavat hankinnan valmistelun aikana muuttua. Lopulliseen hankintaan voidaan sisällyttää myös muita hankinnan kohteeseen liittyviä palveluja tai hankinta voidaan jakaa useampaan osa-alueeseen tai useampaan tarjouskilpailuun markkinakartoituksella saadun tiedon perusteella. MARKKINAVUOROPUHELUUN ILMOITTAUTUVALTA yritykseltä odotetaan riittävää kokemusta ja resursseja vastaavan laajuisten talous- ja/tai henkilöstöhallinnon palveluiden tuottamisesta osakeyhtiöasiakkaille. Markkinavuoropuheluiden lisäksi ilmoittautuneille voidaan lähettää hankinnan valmistelun aikana tietopyyntöjä ja/tai toimittaa tarjouspyyntöluonnoksia tai muuta materiaalia kommentoitavaksi. Markkinakartoitus ei sido hankintayksikköä eikä hankinnasta kiinnostuneita markkinatoimijoita hankintaan. Osallistuminen ei myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Toimijat eivät voi veloittaa markkinavuoropuheluun liittyvistä toimista. ILMOITTAUTUMINEN Markkinavuoropuhelusta kiinnostuneita yrityksiä pyydetään lähettämään vapaamuotoinen ilmoittautuminen pe 15.12.2023 klo 12.00 mennessä controller Sari Jeskaselle sähköpostiosoitteeseen sari.jeskanen@makunne.fi. Tarkemmat tapaamisajat sovitaan sitä mukaa kun ilmoittautumisia saapuu. Kiinnostuneita pyydetäänkin kertomaan ilmoittautumisen yhteydessä, mitkä ajankohdat ovat heille sopivia, jotta tapaamisten sopiminen olisi mahdollisimman sujuvaa. HANKINNAN SUUNNITELTU KOHDE Kyseessä on Kymijoen Ravintopalvelut Oy:n talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut, niitä tukevat tietojärjestelmät, ostettavat tuki- ja ylläpitopalvelut sekä asiantuntijapalvelut - mahdollisuus integraatioon ja migraatioon olemassa olevien järjestelmien kanssa • Digian Enterprise • QlikSense • Timecon Kartoituksen kohteena olevat palvelut sisältävät: 1. ostoreskontra, ostolaskun kierrätys, tiliöinti ja laskujen automaattitäsmäytys Enterprisesta integroituihin ostotilauksiin, kierrätettävien laskujen tarkastus ja hyväksyntä olisi omaa toimintaa, ostolaskujen määrä noin 4700 kpl vuodessa 2. myyntireskontra, jossa laskutus tapahtuisi Enterprise- järjestelmällä ja integraatiolla laskut siirretään reskontraan, myyntilaskujen määrä noin 9800 kpl vuodessa, laskutus kaksi kertaa kuukaudessa, yhteydenpito perintätoimistoon 3. maksuliikenne 4. työvuorosuunnitteluohjelma, palkanlaskenta, palkanmaksu, verkkopalkkapusseja noin 3400 kpl vuodessa, mahdollisuus useamman TES:n samanaikaiseen käsittelyyn, matkalaskut noin 30 kpl vuodessa, henkilömäärä noin 210 5. käyttöomaisuuskirjanpito 6. kirjanpito, tilinpäätökset, konsernitilinpäätöstietojen toimittaminen emolle, veroilmoitukset, kuten tulovero ja arvonlisäveroilmoitukset 7. talousraportointi 8. HR-raportointi 9. budjetointiohjelma ja rullaava tulosennustaminen; järjestelmä, joka mahdollistaa prosessit 10. rahoitusennustaminen 11. tilastokeskuksen tilastot 12. mahdolliset muut osiot, kuten CRM, laaja HR-osio ym. 13.arkisto 14. asiointi- ja palvelukanava Hankittavalla järjestelmä- ja palvelukokonaisuudella on tavoitteena tehostaa toimintaa ja prosessien automatisoinnilla vähentää manuaalista työtä. MARKKINAVUOROPUHELUN TAVOITTEISTA - kartoitetaan markkinoita ja markkinatoimijoita - kartoitetaan yleisiä kilpailutus- ja pisteytyskriteereitä - kartoitetaan koko palvelukokonaisuuden ja sen eri osa-alueiden kustannustasoa (hintaindikaatiot), kustannusrakennetta ja elinkaarta - selvitetään, onko mahdollista kilpailuttaa hankinta kokonaisuutena vai onko markkinoiden kannalta parempi ratkaisu jakaa tarjouspyyntö osiin MUUTA - arvio toteutuksen vaatimasta ajasta: suunnittelut, määrittelyt, implementoinnit, koulutukset, toiminnan aloitus - alustava muutostavoitteen aikataulu vuodenvaihde 2024 – 2025 HUOM. Kiinnostuneita pyydetään huomioimaan, että tämän tietopyynnön kohdassa "Hankintamenettelyn tarkemmat ehdot" ja "Tarjouspalvelun tiedot" olevat tiedot ovat alustavia ja saattavat muuttua varsinaisessa tarjouspyynnössä/-pyynnöissä.