Riskienhallinnan kehittämishankkeen konsultointi

Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue (Pohde) vastaa sosiaali- ja terveystoimen sekä pelastustoimen palveluiden tuottamisesta alueellaan, joka on vastaava kuin Pohjois-Pohjanmaan maakunta. Hyvinvointialueen palveluksessa on n. 17.000 henkilöä ja budjetti on yli 1,5 miljardia euroa. Hyvinvointialue palvelee n. 413.000 asukasta. Hyvinvointialue on organisoitu johtoon, 10 toimialueeseen sekä neljään tehtäväalaan. Riskienhallintatoiminto on suoraan hyvinvointialueen johtajan alaisuudessa. Pohteen organisaatiokaaviot ovat tarjouspyynnön liitteenä. Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue käynnistää kokonaisvaltaisen riskienhallinnan kehittämissuunnitelman toteutushankkeen. Riskienhallinnan kehittämissuunnitelman on laatinut Söderberg & Partners. Hanke toteutetaan em. riskienhallinnan kehityssuunnitelman mukaisesti. Kehityssuunnitelma on tarjouspyynnön liitteenä. Pohde on määrittänyt kokonaisvaltaisen riskienhallinnan toteuttamiseen organisaation sisällä riskienhallintapäällikön toimenkuvan. Pohteella on hyväksytty seuraavat riskienhallintaa ohjaavat dokumentit (tarjouspyynnön liitteinä): - Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen hallintosääntö (Aluevaltuusto 19.12.2022): 11. luku Sisäinen valvonta ja riskienhallinta - Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet, Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue (Aluevaltuusto 21.11.2022 § 171) - Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimintaohje, Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue (Aluehallitus 13.12.2022 § 500) - Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen konserniohje (Aluevaltuusto 2.5.2022 § 76): 12. luku Hyvinvointialuekonsernin sisäinen valvonta ja riskienhallinta Dokumenteissa käsitellään kokonaisvaltaisen riskienhallinnan keskeistä sisältöä ja toimintoja.

Toteutushanke on jaettu kehittämissuunnitelmassa kuuteen osioon. Ensimmäinen osio toteutetaan Pohteen omana toimintana. Toteutushanke ajoittuu alustavasti vuosille 2023-2025. Toteutushankkeen osiot (tarkemmin tarjouspyynnön liitteenä olevassa kokonaisvaltaisen riskienhallinnan kehityssuunnitelmassa): 1. Olemassa olevien riskienhallinnan osa-alueiden tunnistaminen, ymmärtäminen ja yhteensovittaminen (Q4/2023): Työvaihe suositellaan toteuttamaan organisaation omatoimisena työnä. Suositeltava työn suorittaja on riskienhallintapäällikkö yhdessä organisaation avainhenkilöiden kanssa. 2. Kokonaisvaltaisen riskienhallinnan kytkeminen osaksi organisaation muuta toimintaa (Q4/2023): Työvaihe suositellaan toteuttamaan organisaation omatoimisena työnä, jota ulkopuoliset konsultit avustavat tarvittaessa. Suositeltava työtä ohjaava taho on riskienhallintapäällikkö. Tyypillisesti työhön sidontaan ylintä johtoa. 3. Kokonaisvaltaisen riskienhallintaprosessin määrittäminen (Q1/2024): Työvaihe suositellaan toteuttamaan yhteistyössä ulkopuolisten konsulttien kanssa. Työvaiheeseen sisältyy tyypillisesti johto- ja avainhenkilöhaastatteluita sekä riskienhallintaprosessin määrittäminen tehokkaassa työryhmässä. 4. Kokonaisvaltaisen riskienhallintaprosessin käynnistäminen (Q2/2024): Työvaihe suositellaan toteuttamaan organisaation omatoimisena työnä, jota ulkopuoliset konsultit avustavat. Suositeltava työtä ohjaava taho on riskienhallintapäällikkö. Työhön sidontaan johtoryhmän henkilöitä. Työvaiheessa keskeisenä kumppanina riskienhallinnan ohjelmiston toimittaja. 5. Kokonaisvaltaisen riskienhallinnan sidosryhmäyhteistyö (Q3/2024-Q2/2025): Työvaihe suositellaan toteuttamaan Pohteen johtoa ja yksittäisten toimintojen avainhenkilöitä. Suositeltava työtä ohjaava taho on hyvinvointialueen johtaja, jota riskienhallintapäällikkö avustaa. 6. Kokonaisvaltaisen riskienhallinnan jatkuva kehittäminen (jatkuva prosessi): Työvaihe suositellaan toteuttamaan organisaation omatoimisena työnä. Suositeltava työtä ohjaava taho on riskienhallintapäällikkö. Em. osioiden aikataulut ja Pohteen resursointi ovat ohjeellisia ja eivät siten sido tarjoajia. Lopullisen aikataulun päättää hankkeen toimeksiantaja. Tarjouksen tulee sisältää toteutushankkeen osiot 2-6. Ensimmäisessä vaiheessa toteutetaan osio 2 vuoden 2024 alkupuolella. Tästä osioista tulee tarjouksessa esittää tarkempi toteutussuunnitelma vaiheineen ja kustannuksineen. vaiheista 3-6 tulee esittää laskelma kustannuksista ja toteutusaikataulusta. Toteutussuunnitelmassa tulee esittää osion askelmerkit/eteneminen konkreettisesti eriteltynä sekä resurssitarve ulkoisen konsultin ja Pohteen osalta. Kustakin osiosta 2-6 tulee lisäksi esittää: - arvioitu työtuntimäärä (minimi, maksimi) - tuntihinta (ilman alv) - muut mahdolliset kulut - kokonaiskustannus (minimi, maksimi) Tilaus tehdään tarjousten perusteella siten, että ensin tilataan tarjouksen perusteella osio 2 ja osiot 3-6 tilataan optiona tarjouksen perusteella hankkeen etenemisen aikataulun mukaisesti. Osiossa 4 on keskeisenä kumppanina riskienhallinnan ohjelmiston toimittaja. Ohjelmiston hankinta kilpailutuksineen toteutetaan erillisenä hankkeena, joka käynnistetään lähiaikoina.