Henkilöarviointipalveluiden ja suorahakupalveluiden hankinta Lahden kaupungille

Lahden kaupungin rekrytointiprosessissa voidaan käyttää henkilöarviointia. Yleisimmin henkilöarviointia käytetään ylimmän johdon, esihenkilöiden ja vaativien asiantuntijatehtävien kohdalla. Henkilöstöä rekrytoitaessa tarvitaan objektiivista ja luotettavaa lisätietoa hakijoiden soveltuvuudesta haettavaan tehtävään. Henkilöarvioinnin tavoitteena on auttaa ja tukea rekrytointipäätöksen tekemistä ja rekrytoinnin kokonaisprosessin onnistumista. Arvioinnin kautta pyritään ennakoimaan hakijan menestymistä haettavassa tehtävässä. Henkilöarvioinnilla kartoitetaan osaamista, selvitetään työskentelytapoja ja toimintatyyliä, motivaatiota, työtehtävissä suoriutumista, työhön ja työyhteisöön soveltuvuutta sekä kehittymispotentiaalia tulevaisuudessa. Henkilöarviointipalvelutilauksia tekevät Lahden kaupungilla pääsääntöisesti rekrytointiyksikkö, henkilöstöpalvelut ja rekrytoivat esihenkilöt. Tilaaja ottaa tilatessaan yhteyttä toimittajan nimeämään yhteyshenkilöön puhelimitse tai sähköpostilla. Tilaaja valitsee ehdokkaat henkilöarviointiin haastattelujen perusteella. Henkilöarvioinnin lähtökohtana ovat tehtäväkuvan vaatimukset ja organisaation ominaispiirteet. Toimittajan konsultti ja tilaaja määrittelevät tehtävässä onnistumisen kriteerit (organisaatio- ja tehtäväanalyysi) rekrytointikohtaisesti ja tarvittaessa tarkentavat työnkuvan ja toimintaympäristön vaatimusten pohjalta kriteereitä prosessin aikana. Prosessin alussa sovitaan henkilöarviointiprosessin ja raportoinnin aikataulu (mukaan lukien arviointipalautteen ajankohta) yhteistyössä toimittajan nimeämän vastuukonsultin kanssa sekä nimetään konsultti kyseiseen arviointiin. Toimittaja kontaktoi arviointiin osallistuvat ehdokkaat ja sopii heidän kanssaan aikataulut ja muut tarvittavat käytännön asiat. Henkilöarvioinnin tulee olla riittävän laaja haettavaan tehtävään nähden. Käytettäviin arviointimenetelmiin liittyen edellytetään, että arviointi- ja testausmenetelmät ovat alalla yleisesti hyväksyttyjen tutkimusmenetelmien kautta luotettaviksi todettuja. Toimittajalla tulee olla käytössään kyky- ja lahjakkuustestejä, simulaatioita, itsearviointimenetelmiä sekä persoonallisuustestejä. Kutakin arvioitavaa ominaisuutta tulee mitata vähintään kahdella toisistaan riippumattomalla menetelmällä. Arviointimenetelminä ei käytetä ns. strukturoimattomia tai projektiivisia menetelmiä. Arviointiin tulee aina sisältyä henkilökohtainen haastattelu, jonka suorittaa nimetty toimittajan konsultti. Toimittajan konsultti valitsee tapauskohtaisesti sopivimmat arviointimenetelmät, joiden avulla on mahdollista muodostaa objektiivinen kuva henkilön soveltuvuudesta haettavaan tehtävään. Arviointitulosten perustella palvelutuottajan tulee antaa valintasuositus. Toimittaja laatii kirjallisen henkilöarviointiraportin ehdokkaiden vahvuuksista, kehittymisalueista, motivaatiotekijöistä, uratavoitteista sekä yhteenvedon ja valintasuosituksen. Raportin tulee peilautua suhteessa avoimena olevaan tehtävään. Toimittaja toimittaa raportin tilaajalle ja käy raporttia täydentävän keskustelun valinnan suorittavan tilaajan kanssa. Toimittaja välittää kirjallisen henkilöarviointiraportin aina myös arvioitaville ehdokkaille ja tarjoaa heille mahdollisuuden keskustella raportin sisällöstä. Toimittajan pitää pystyä toimittamaan raportit turvallisesti ja sähköisesti. Palvelutuottajan tulee noudattaa mitä laissa yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) sekä julkisuuslaissa on säädetty henkilötietojen käsittelyn ja säilyttämisen sekä testien ja henkilöarviointien suorittamisen osalta. Lisäksi tulee noudattaa EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR). Toimittaja ja Lahden kaupunki nimeävät yhteyshenkilöt hoitamaan henkilöarviointipalvelujen sopimuksen piiriin kuuluvia asioita. Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa tämän sopimuksen toteutumista. Sopijapuolet pitävät tiedot ajan tasalla ja ilmoittavat muutoksista toisen sopijapuolen vastaaville henkilöille viipymättä.

Lahden kaupungilla voidaan hyödyntää suorahakua, kumppania rekrytoinnissa, jos se katsotaan tarpeelliseksi tehtävän täyttämiseksi. Osaan rekrytoinneista voidaan käyttää rekrytoivan esihenkilön ja HR:n kumppanina ulkopuolista rekrytointipalvelun tuottajaa ja rekrytointi toteutetaan suorahakuna siten, että Lahden kaupunki avaa suorahaun rinnalla samanaikaisesti avoimen haun, johon toimittaja kartoittaa ja houkuttelee suoralla kontaktoinnilla potentiaalisia henkilöitä, jotka eivät välttämättä ole aktiivisesti työnhaussa, jättämään hakemuksensa. Suorahakutoimeksiantoja käytetään varmistaaksemme onnistuneet ja strategiaa tukevat rekrytoinnit merkittävissä johto- ja esihenkilörekrytoinneissa. Tavoitteena on toteuttaa jokainen rekrytointi – niin myös suorahaku – Lahden kaupungin rekrytointiprosessin mukaisesti ja työnantajamielikuvaa tukevalla tavalla. Lahden kaupunki haluaa, että onnistuneilla ja laadukkailla suorahauilla saadaan palkattua oikeat osaajat merkittäviin tehtäviin. Suorahaut tehdään hyvin valmistellen ja ennakoivalla vuorovaikutuksella suorahakua toteuttavien vastuutahojen kanssa. Suorahaun vastuutahot ovat rekrytoiva esihenkilö, rekrytointiin osallistuvat henkilöstöpalveluiden edustajat sekä suorahakupalveluja tuottava toimittaja. Varmistaakseen laadukkaan ja tehokkaan suorahakuprosessin läpiviemisen sekä onnistuneen henkilövalinnan, suorahaun tulee sisältää saman toimittajan tuottamat henkilöarviointipalvelut tarvittavassa mittakaavassa. Suorahakupalveluissa tunnistettuja osa-alueita ovat tarvekartoitus, ehdokasprofilointi, haku- ja kontaktointivaihe, hakijaviestintä, soveltuvuuden arviointi, yhteydenpito Lahden kaupungin suorahakua toteuttavien vastuutahojen kanssa sekä projektin johtaminen omalta osaltaan. Toimeksianto käynnistyy aina aloituspalaverilla. Aloituspalaverissa Lahden kaupunki pyrkii kertomaan riittävän selkeästi, millaisella profiililla henkilöä haetaan. Toimittajan velvollisuutena on puolestaan selvittää Lahden kaupungilta tätä asiaa alkupalaverissa. Toimittaja perehtyy Lahden kaupungin kuvaamaan suorahaun kohteena olevaan työtehtävään. Keskusteluun pohjautuen toimittajan tulee ymmärtää tehtävän sisältö, rooli ja tavoitteet sille, mitä Lahden kaupunki on hakemassa, kyky välittää tämä informaatio suorahakuehdokkaille sekä vastaamaan heille tärkeisiin kysymyksiin prosessin edetessä. Aloituspalaverissa sovitaan myös koko prosessin aikataulusta ja yhteydenpitotavoista, toimittaja määrittää ideaaliehdokkaan profiilin saamansa tiedon ja mahdollisten esittämiensä lisäkysymysten perusteella. Lahden kaupunki haastattelee potentiaalisiksi katsomansa henkilöt lähtökohtaisesti itse. Toimittaja voi halutessaan tarjouksessaan kertoa, mitä toimittajan haastattelut lisäpalveluna maksaa (ei vaikuta hinta-arvioon). Haastattelujen avulla tunnistetaan mahdolliseen henkilöarviointiin lähetettävät henkilöt. Suorahaun yhteydessä loppuvaiheen kandidaateille voidaan tehdä henkilöarviointi (soveltuvuus tehtävään) täydentämään rekrytoivan esihenkilön päätöksentekoa valittavasta henkilöstä. Henkilöarviointi on toimittajan toteutusvastuulla. Lahden kaupunki ilmoittaa loppuvaiheen hakijalle, jos hän tulee osallistumaan toimittajan organisoimaan henkilöarviointiin. Henkilöarvioinnin osalta noudatetaan, mitä tässä tarjouspyynnössä on sanottu henkilöarvioinneista. Toimittajan ja sen palveluksessa olevan henkilöstön toimintatavat ja palvelut tulee tuottaa alalla yleisesti hyväksyttyjä ja asianmukaisia menetelmiä noudattaen sekä hyvän ammattietiikan mukaisesti. Toimittaja ei saa hyödyntää omassa liiketoiminnassaan Lahden kaupungin avoimen haun kautta tulleita hakijatietoja.